Naast bovenstaande basisinstellingen, moeten (afhankelijk van de behoeften van je organisatie en de inrichting van het CRM) ook grootboekrekeningen worden ingesteld op een aantal plekken zijn ingesteld. Loop deze voor de goede orde nog een keer na en bespreek de inrichting hiervan met je boekhouder.

Hieronder een korte samenvatting. Lees voor uitgebreidere toelichting het artikel Grootboekrekeningen instellen

• Voor een correcte rapportage moet bij ieder Product (facturatie) en ieder Fonds (donaties) een grootboeknummer (boekhoudcodes) zijn ingesteld. 
• Wanneer je in het geval van donaties niet alleen de opbrengst per fonds wilt rapporteren, maar ook het resultaat van campagnes en acties wilt specificeren, is het essentieel om ook voor elke Campagne en Actie unieke boekhoudcodes in te vullen.
• Check en zorg dat bij de betaalmethode(s) die gebruikt word(en) de juiste grootboekrekening is/zijn ingesteld.
• Wanneer je de inkomsten uit een webshop wilt rapporteren, moet je de facturatie-functionaliteit voor de webshop activeren. Dit doe je door het vinkje aan te zetten bij de instellingen van de webshop onder 'Facturatie instellingen' - en deze te koppelen aan een administratie, factuursjabloon en eventueel aan een kostenplaats (het laatste is niet verplicht).  Vaak is er één grootboeknummer voor de hele webshop, maar indien gewenst kan er ook voor elke categorie apart een uniek grootboekrekeningnummer worden ingesteld.
• Wanneer van toepassing moeten voor de BTW-administratie grootboekrekeningen worden ingesteld. (Te vinden bij Home > Platform > Products > BTW tariefgroepen)
• Zorg ook dat er bij de instellingen van de betreffende administratie een debiteuren rekening is ingevuld. (Klik op het 'wijzig'-icoon met het groene vinkje om dit in het hieronder getoonde pop-up scherm in te vullen.)  Wanneer nodig kun je hier eventueel nog beperkingen aangeven in productcategorie of toegang tot de administratie beperken tot bepaalde gebruikers.

In overleg met de boekhouder moet vervolgens het format van de export ingeregeld worden. Feitelijk gaat het erom de juiste datavelden (gegevens die nodig zijn voor de boekhouding) in de juiste volgorde te plaatsen. 

Wanneer het exportbestand direct gebruikt gaat worden als import voor de boekhoudapplicatie, wordt dat format meestal dwingend voorgeschreven door de leverancier van dat boekhoudpakket. Als het exportbestand gebruikt wordt om handmatig memoriaalboekingen over te nemen, kun je zelf bepalen welke kolommen relevant zijn om e.e.a. goed te kunnen invoeren in je boekhouding.

Hieronder zie je een voorbeeld van de opzet van een export-format, waarbij je ziet dat de volgorde van de kolommen van het exportbestand eenvoudig aangepast kan worden met de blauwe pijltjes.

Door te klikken op de knop 'Selecteren/wijzigen' opent het scherm dat je hieronder ziet. Hierin kun je de benodigde Velden toevoegen of aanpassen. 

Als je een nieuw veld toevoegt kun je dit veld vullen met drie typen waarden:

• Standaard waarde: Hiermee selecteer je gegevens die zijn vastgelegd in het Procurios Platform. Denk bijvoorbeeld aan de periode, grootboekrekening, bedrag.
• Vaste waarde: Hier geef je letterlijk een 'statische' waarde aan die in alle gevallen gelijk is. Bijvoorbeeld een valutaveld dat in de export resulteert in een kolom die gevuld is met het woord 'Euro'. (Zie voorbeelscherm hieronder.)
• Lege waarde: Dit geeft letterlijk een veld met een lege waarde. Dit kan soms nodig zijn, omdat het boekhoudpakket een specifieke kolom verwacht, maar waarvoor in je vanuit Procurios geen relevante data hebt.