Er zijn een aantal functionaliteiten binnen het Procurios Platform die er voor zorgen dat je optimaal gebruik maakt van de Functiekoppelingen tussen personen en organisaties. In dit artikel zetten we deze functionaliteiten voor je op een rij en vertellen we je hoe je de module in kunt stellen om van alle functionaliteiten gebruik te maken.
De Organisatie & Personen staat vanaf 20 juli 2021 standaard ingericht bij nieuwe klanten. Ben je eerder klant geworden bij Procurios en heb je deze module nog niet? Vraag deze dan aan via een ticket.
Een persoon koppelen aan een organisatie
In het CRM kun je connecties maken tussen relaties d.m.v. van Functies. Met een functie koppel je twee relatiekaarten aan elkaar. Functies geven je de mogelijkheid om het netwerk van je relaties in kaart te brengen. Dit maakt het CRM meer dan een één-dimensionale kaartenbak.
Lees meer over Connectie tussen relaties maken met Functies.
Er is één veel voorkomende Functie-koppeling, namelijk die tussen organisaties en medewerkers. Om die koppeling nog meer kracht bij te zetten zijn er een aantal functionaliteiten die samenkomen in de module Organisatie & Personen.
Organisatie & Personen maakt het volgende mogelijk:
- Een export maken van relaties in je CRM, waarbij je ziet welke organisatie bij een persoon hoort.
- In één oogopslag zien welke organisatie bij een persoon hoort, door de organisatie als kolom toe te voegen in het overzicht met relaties.
- Bij het invullen van een een profiel- of registratieformulier kan een persoon zichzelf koppelen aan een organisatie, bijvoorbeeld als de organisatie de factuur betaalt voor een evenement.
- Conditionele inhoud in een Mailing tonen op basis van eigenschappen van organisaties. De personen die gelinkt zijn aan deze organisatie, zien dan bepaalde inhoud juist wel of niet. Lees meer over Conditionele/voorwaardelijke content in Mailings
- Overerving van adressen gebaseerd op functie toekenning
Organisatie & Personen module inrichten
Een SuperUser (of een consultant van Procurios) kan de instellingen van Organisatie & Personen instellen, zodat je alle functionaliteiten kunt gebruiken.
1. Aangeven welke functie de link tussen een organisatie en een persoon aangeeft
Ga naar CRM > Instellingen > Organisaties & Personen. Hier kun je de functie(s) selecteren die gebruikt kunnen worden om een organisatie bij een persoon te zoeken.
Wil je de functies wijzigen die hier te zien zijn? Ga dan naar CRM > Instellingen > Functies. Hier kun je desgewenst functies verwijderen of toevoegen.
2. Functie voor organisatie e-mail domein instellen
Anne wordt in het CRM toegevoegd als relatie met als e-mail [email protected]. Het e-mail domein van Procurios wordt door het systeem herkend. Anne wordt dan via een Functie gekoppeld aan Procurios. Welke Functie dit moet zijn, geef je aan via CRM > Instellingen > Organisatie & Personen.
Volgens onderstaand voorbeeld zou Anne gekoppeld worden als 'medewerker' van Procurios.
Het toekennen van een functie gebeurt niet met terugwerkende kracht bij bestaande als je deze functie activeert. De toekenning gebeurt alleen als:
- De relatie (opnieuw) wordt opgeslagen.
- Er geen (actieve) functiekoppeling is met een andere organisatie.
Een bestaande functiekoppeling wijzigen kan op de volgende manieren:
- Door de relatie zelf via een profielformulier (zie functionaliteit 3 hieronder).
- Via de relatiekaart door de functie handmatig te beëindigen en een nieuwe in te voeren.
- Je kunt op de relatiekaart ook de functie beëindigen (met een einddatum in het verleden) en vervolgens het mailadres wijzigen. Op die manier wordt er op basis van het nieuwe e-mailadres een nieuwe functie ingesteld.
Om dit te gebruiken moet de domeinnaam van een organisatie worden vastgelegd in het CRM. Als een werknemer zich dan registreert wordt hij op basis van de domeinnaam uit het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de organisatie.
3. Organisatievelden opnemen in het profiel- of registratieformulier van een persoon
Om het mogelijk te maken dat personen die een profiel- of registratieformulier invullen een organisatie kunnen kiezen, moet er als eerste een paar instellingen doen. Deze doe je ook weer bij CRM > Instellingen > Organisatie & Personen. Hier kies je het tabblad 'Profiel&Registratie plugin'.
1. Kies de functie waarmee je de relatie tussen persoon en organisatie wilt weergeven. Deze optie die je hier kunt kiezen, hangt af van wat je hebt gekozen bij '1. Aangeven welke functie de link tussen een organisatie en een persoon aangeeft'.
2. Kies het relatietype dat je wilt gebruiken als een organisatie nog niet bestaat. De persoon die het profiel- of registratieformulier invult, kan dan een nieuwe Relatie in je CRM zetten met dit relatietype.
3. Kies de manier waarop je wilt dat organisaties geselecteerd kunnen worden in het profiel-of registratieformulier. Als je kiest voor 'relatie type' kan een persoon in het formulier alle relaties kiezen van dat type. In sommige gevallen is dat niet wenselijk, en dan kun je de personen uit een relatie collectie laten kiezen. Een relatiecollectie kan een selectie of een relatielijst zijn. Hierin geef je een selecte groep organisatie weer op basis van een filtering die je zelf hebt gemaakt.
4. Geef aan welke velden zichtbaar mogen zijn bij het selecteren van een organisatie.
5. Je kunt ook nog extra vrije velden zichtbaar maken die te kiezen zijn in het profiel- of registratieformulier.
6. Vul een placeholder in voor de registratieformulieren. Het is hier vaak handig om het relatietype te kiezen dat je hebt ingesteld bij (2).
7. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan.
Als je deze instellingen hebt gedaan, kun je velden voor de organisatie kiezen in een profiel- of registratieformulier. Ga hiervoor naar CRM -> Profiel & Registratie, klik op een profiel- of registratieformulier en ga naar het tabblad 'formuliervelden'. Aan de rechterkant zie je onder 'profile select organisation plugin' de velden die je net hebt toegevoegd.
4. Tonen van organisatie-velden in kolommen op een relatielijst en een relatie-export
Voor het tonen van organisatie-velden in kolommen of bij een relatie-export hoef je niets in te stellen. Wel kun je controleren of deze optie beschikbaar hebt door te kijken of je in jouw implementatie deze kolommen ook ziet.
Via het kolombeheer kun je de volgende kolommen van een organisatie kiezen:
- standaard velden
- adres velden
- e-mail velden
- telefoon velden
- vrije velden
- velden van gevonden de functie koppeling
Deze kolommen zijn ook beschikbaar bij het maken van een relatie-export.
Lees meer over kolombeheer of relatie-export.
5. Overerving van adressen gebaseerd op functie toekenning
Het is mogelijk om overerving van adressen gebaseerd op functie toekenningen toe te staan. Hiermee kun je indien gewenst instellen dat het adres van een organisatie doorgegeven wordt aan de gekoppelde persoon. Tevens kun je instellen via welke functie de persoon aan de organisatie gekoppeld wordt.
Om deze mogelijkheid in te schakelen, dien je een verzoek in te dienen via een ticket.
