Korte samenvatting:
Maak een profielformulier met het wachtwoord-veld. Vink bij voorgedefinieerde waarden 'De relatie kan inloggen' aan. Maak een selectie van relaties en verstuur via Mailings een persoonlijke link naar dit formulier. Relaties kiezen een wachtwoord en kunnen direct inloggen.
Je wilt bestaande CRM-relaties toegang geven tot besloten content op je website. Bijvoorbeeld een ledenportaal, exclusieve downloads of een online community. Deze relaties staan al in je systeem en hoeven zich niet opnieuw te registreren.
Je stuurt ze een persoonlijke link naar een profielformulier. Hun gegevens staan al ingevuld. Ze kiezen alleen een wachtwoord en het account wordt automatisch geactiveerd.
Begrippen
Relatie: Elke persoon of organisatie die in je CRM staat
Gebruiker: Een relatie die kan inloggen op de website
Account aanmaken: De term die je naar relaties gebruikt om duidelijk te maken dat ze actie moeten ondernemen
Stap 1: Maak een profielformulier
Basisinstellingen
- Ga naar CRM > Profiel & registratie
- Klik op 'Profielformulieren'
- Klik op 'Profielformulier toevoegen'
- Geef het formulier een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Account activeren'
- Scroll naar beneden naar Formulier
- Vul bij Tekst verstuurknop in: 'Maak account aan'
Formuliervelden instellen
Voeg minimaal de volgende velden toe als verplicht veld:
- E-mailadres (ter controle, eventueel alleen als bekijkveld)
- Wachtwoord
Wil je meer velden toevoegen? Houd dit beperkt. Relaties moeten gefocust blijven op het hoofddoel: een wachtwoord kiezen. Te veel velden leiden af en verhogen de kans dat mensen afhaken.
Tip: Bied je een onboardingsjourney voor nieuwe gebruikers? Voeg dan eventueel wél een opt-in veld toe voor een reeks introductiemails. Lees meer in het artikel: 'Controle op opt-in voor marketing e-mail instellen'.
Voorgedefinieerde waarde instellen
- Klik op het tabblad Formuliervelden
- Klik op 'Voorgedefinieerde waarden instellen'
- Selecteer het veld 'Deze relatie kan inloggen'
- Klik op 'Volgende'
- Stel de waarde in op 'actief', dus selecteer opnieuw 'De relatie kan inloggen'
- Klik vervolgens op 'Opslaan'
Deze voorgedefinieerde waarde zorgt ervoor dat automatisch een gebruikersaccount wordt aangemaakt zodra iemand het formulier invult.
Lees meer in het artikel: 'Voorgedefinieerde veldwaarden instellen in profiel- of registratieformulier'.
Berichten en opties
Vul onder het tabblad Berichten en opties de teksten in die relaties zien na het invullen van het formulier. Bijvoorbeeld: 'Je account is geactiveerd. Je kunt nu inloggen met je e-mailadres en wachtwoord.'
Maak een selectie van de relaties die je inloggevens wilt geven
Je moet aangeven welke relaties je wilt uitnodigen om hun account te activeren.
- Ga naar CRM > Relaties
- Stel een filter in met de criteria voor de relaties die je wilt uitnodigen, bijvoorbeeld alle leden die geen gebruiker zijn
- Kies bij relatietype 'Persoon'
- Maak van deze gefilterde lijst een selectie
Kies relaties van het type Persoon. Dit is logischer omdat personen fysiek inloggen. Organisaties zijn juridische entiteiten. Wil je dat werknemers het profiel van hun organisatie kunnen beheren? Koppel ze dan als persoon aan de organisatie.
Lees meer in de artikelen 'Relaties filteren en relatielijsten samenstellen' en 'Een selectie maken'.
Stap 3: Maak een gepersonaliseerde link
In Mailings maak je een veldcode aan die een persoonlijke link genereert naar het profielformulier.
Veldcode aanmaken
- Ga naar Mailings > Instellingen > Profiel/Uitschrijven
- Klik op 'Nieuwe profielveldcode'
- Geef de veldcode een naam, bijvoorbeeld 'account_aanmaken'
- Geef een beschrijving, bijvoorbeeld: 'Wachtwoord aanmaken voor relaties'
- Selecteer het profielformulier dat je bij stap 1 hebt gemaakt
- Klik op 'Veldcode opslaan'
Lees meer in het artikel: 'Persoonlijke links naar profiel- en uitschrijfformulieren maken'.
Stap 4: Verstuur de mailing
Mailing aanmaken
- Ga naar Mailings > Mailings
- Klik op 'Mailing aanmaken'
- Kies bij Gekoppelde website de site met de juiste layout
- Ontwerp je mailing met een duidelijke call-to-action
Lees meer in het artikel: 'Mailing aanmaken en versturen'.
Link plaatsen
- Voeg een button of link toe aan je mailing
- Gebruik als linktekst bijvoorbeeld 'Activeer je account' of 'Kies je wachtwoord'
- Plaats in het URL-veld de veldcode die je hebt aangemaakt (bijvoorbeeld: ##account_aanmaken##)
Selectie koppelen
Selecteer bij Ontvangers de selectie die je in stap 2 hebt gemaakt.
Controleer de mailing
Voordat je de mailing verstuurt:
- Open het tabblad Controle
- Zoek een van de ontvangers uit de selectie
- Klik op de link in de preview
Je ziet nu een preview profielformulier. Controleer of je het juiste formulier te zien krijgt. Let op: in de preview zie je de button 'Opslaan' niet en worden velden niet ingevuld. Dit is normaal.
Testen
Wil je er zeker van zijn dat het aanmaken van een account werkt? Maak dan in het CRM een nieuwe relatie aan met een eigen e-mailadres (zonder account). Maak een kopie van de aangemaakte mailing, voeg jezelf toe als ontvanger en verwijder de selectie bij de ontvangers. Stuur de e-mail naar jezelf. Vul het profielformulier in met een zelfverzonnen wachtwoord. Probeer daarna in te loggen met je nieuwe account.
Let op: Zorg dat je voor de test een ander e-mailadres gebruikt dan het account waarmee je al in Procurios inlogt.
Verstuur de mailing
Als alles klopt, verstuur je de mailing via het tabblad Verzenden.
Veelgestelde vragen
Wat als een relatie al een account heeft?
Als het goed is, heb je dit voorkomen door het correct instellen van het selectiefilter. Het kan echter dat een relatie na het aanmaken van een wachtwoord opnieuw op de link in de e-mail klikt. Het account blijft dan bestaan, maar het wachtwoord wordt mogelijk gewijzigd als de gebruiker een ander wachtwoord kiest.
Hoe weet ik of iemand zijn account heeft geactiveerd?
Filter in het CRM op ontvangers van de mailing waarin je de relaties hebt uitgenodigd om een account aan te maken. Voeg als aanvullend filter toe of de relatie inmiddels Gebruiker is.
Moet ik het profielformulier op de website plaatsen?
Nee, dat is niet nodig. De persoonlijke link in de mailing zorgt ervoor dat het formulier wordt getoond. Het profielformulier op je website plaatsen heeft geen zin, want het zou alleen zichtbaar zijn voor ingelogde gebruikers. Het doel van dit formulier is juist om inloggen mógelijk te maken.