Als vereniging kun je leden de mogelijkheid bieden om zich te registreren via je website. Het kan daarbij zijn dat je controle wil houden over deze registraties, maar niet altijd zelf kunt beslissen wanneer iemand voldoet aan de gestelde voorwaarden. Denk dan bijvoorbeeld aan een situatie waarin een medewerker van een organisatie (die lid is van jouw vereniging) zich mag registreren om gebruik te maken van afgeschermde content, een mijn-omgeving of een community. In dat geval kan het zo zijn dat je deze verantwoordelijkheid wil uitbesteden aan een verantwoordelijke binnen de organisatie van de registrant. Uitbesteding van goedkeuringen is een optie binnen Profile & Registration.
In dit artikel lees je hoe je goedkeuring van registraties kunt uitbesteden aan een functionaris.
Hoe werkt het uitbesteden van goedkeuringen?
Wanneer een nieuwe registratie plaatsvindt wordt een notificatie (via e-mail) naar een eindverantwoordelijke verstuurd. Die persoon is door middel van een functietoekenning gekoppeld aan dezelfde organisatie als die van de registrant. De functionaris kan de registratie via de website beoordelen, en goed- of afkeuren. Dit werkt op dezelfde manier als het beoordelen van registraties door een backend-gebruiker met als verschil dat je de functionaris geen toegang geeft tot je platform.
Lees meer over Registraties of profielwijzigingen
Hoe stel ik het uitbesteden van goedkeuringen in?
Stap 1: Creëer pagina’s in CMS
- Voeg in CMS een Categorie toe met daarin twee pagina’s aan.
- Eén pagina voor de lijst van registraties; noem deze ‘registratielijst’
- En één pagina voor een detailoverzicht waar de goed- of afkeuring plaatsvindt; noem deze ‘Detailpagina registraties’
Je hoeft nog geen artikelen op de pagina aan te maken.
Lees meer over Hoe maak ik een nieuwe webpagina aan?
- Beperk de toegang tot deze pagina’s tot alleen de functionarissen die de goedkeuring mogen uitvoeren.
Lees hier hoe je dat doet: Zichtbaarheid pagina's beheren
Stap 2: Zet de functionaliteit aan
Uitbesteden van goedkeuringen is standaard uitgeschakeld.
- Activeer de feature via CRM > instellingen > Organisatie & personen > Profiel en registratie.
Stap 3: Richt je registratieformulier in
- Open het betreffende registratieformulier via CRM -> Profiel & Registratie
- Open de tab ‘formuliervelden’
- Plaats het veld ‘Organisatie’ op het formulier. Dit zorgt er voor dat de registrant zijn organisatie kan selecteren
- Open de tab ‘berichten en opties’
- Selecteer bij ‘Goedkeuren’ de optie ‘Registraties handmatig controleren en goed- of afkeuren’
- Schrijf teksten voor de afwijzings- en de bevestigingsmail
- Selecteer dan bij ‘Uitbesteding van fiattering‘ de optie ‘Uitbesteding van fiattering’
- Selecteer de functionaris aan wie de goedkeuring wordt uitbesteed
- En selecteer de detailpagina die je bij stap 1 hebt aangemaakt
- Schrijf een tekst voor de notificatiemail. Deze email wordt verstuurd naar de functionaris als er een registratie heeft plaatsgevonden. Gebruik minimaal de veldcode ‘Uitbesteding fiattering: detail pagina url’. Op de plaats van deze veldcode komt de url om de registratie in te zien.
- Is er geen functionaris om te notificatiemail heen te sturen, dan kan de notificatie verstuurd worden naar een door jou opgegeven e-mailadres.
- Stel dit in op de tab Instellingen onder ‘Communicatie’
Lees meer over Profiel- of registratieformulier inrichten
Stap 4: Vul de eerder aangemaakt pagina’s in CMS met de benodigde artikelen
- Ga naar CMS
- Open de pagina ‘Registratielijst’ die je hierboven hebt aangemaakt
- Maak een nieuw artikel aan van het type ‘Uitbesteding fiattering: registratielijst’
- Open de pagina ‘Detailpagina registraties’
- Maak een nieuw artikel aan van het type ‘Uitbesteding fiattering: detailpagina’
Lees meer over Hoe plaats ik een artikel op een webpagina?
Dat was het...
Nu dat je deze stappen hebt uitgevoerd worden registraties aan functionarissen uitbesteed via e-mail en website. Ze zullen nu alle registraties die zijn gedaan via hun organisatie kunnen inzien en beoordelen.
Je kunt de registraties nog steeds vinden in het overzicht van Profiel & Registratie. De wijzigingsverzoeken die wachten op goedkeuring worden aangemerkt als uitbesteed. Je kunt ze hier echter ook nog steeds zelf goedkeuren.