Binnen CRM is het vaak van belang om de onderlinge connectie tussen twee relaties te zien. Een persoon is bijvoorbeeld een medewerker van een bedrijf x, maar ook vrijwilliger bij organisatie y.
Dergelijke onderlinge connecties leg je vast d.m.v. een functie. Een persoon heeft functie 'medewerker' bij bedrijf x. Organisatie y heeft een aantal personen met de functie 'vrijwilliger'.
In dit artikel lees je hoe je dergelijke functies vastlegt binnen CRM.
Vanuit een relatiekaart kun je een Functie toevoegen. Je geeft dan aan welke functie de relatie vervult t.o.v. de andere relatie. In een nieuwe (standaard) omgeving vind je dit onder het tabblad 'Functies' (Tenzij dit door jou of een andere superuser is aangepast). Klik op het groene plusje 'Functie toevoegen' om een functie toe te voegen.
Nadat je dat hebt opgeslagen is deze functie direct zichtbaar op de relatiekaart.
Vervult de relatie een functie of worden er functies vervuld?
In het tabblad worden functies op twee manieren weergeven:
1) De relatie vervult een functie. In de eerste afbeelding worden functies getoond die de relatie zelf vervult. Zo kan een relatie bijvoorbeeld medewerker zijn van een organisatie. (relatie vervult deze functie)
2) Voor de relatie worden functies vervuld. In de tweede afbeelding worden functies getoond die andere relaties vervullen bij de getoonde relatie. Zo heeft een organisatie meerdere medewerkers in dienst. (voor relatie wordt functie vervuld)
Een organisatie kan naast het hebben van een aantal medewerkers ook zelf de functie als lid van een Vereniging vervullen. In dat geval worden beiden vensters gevuld.
Een Functie wijzigen, beëindigen of verwijderen
Beweeg met je muis over een bestaande Functie en je ziet 3 icoontjes verschijnen. Hiermee kun je de Functie wijzigen, beëindigen of verwijderen. Om je historie te bewaren raden we aan om Functies niet te verwijderen, maar te beëindigen. Dan voeg je een einddatum toe. De Functie verdwijnt dan van de relatiekaart, maar wordt wel bewaard en kan weer opgezocht worden.
Toekomstige en historische functies
Standaard worden alleen de huidige functies getoond. Functies met een einddatum in het verleden of een startdatum in de toekomst worden weggelaten uit het overzicht.
Wil je deze wel zien? Klik dan linksboven op 'Toon alle functies'
Nieuwe functie toevoegen
Wanneer er in je organisatie een nieuwe functie moet worden toegevoegd dan kan de superuser dit doen via de instellingen binnen het CRM en dan de functionaliteit 'functies'.
Hoe zit het precies?
Over de relatie die deze functie heeft hier vink je de persoonlijke kenmerken aan. Dus wie is de persoon / entiteit die de functie uitoefent. Dus persoon.
Over de relatie voor wie deze functie wordt vervuld hier vink je de kenmerken van de entiteit of organisatie aan waarvoor de functie wordt uitgeoefend. Dus organisatie, werkgroep etc.
Wanneer er voor een functie een maximum geldt, bijvoorbeeld altijd 5 deelnemers in een werkgroep, dan kan je dit instellen bij het veld 'Beperk het aantal functietoekenningen'. Wanneer er dan een zesde persoon wordt toegevoegd aan het voorbeeld werkgroep dan zal er een melding getoond worden.
