Taken managen en beheren
Het Procurios platform biedt je de mogelijkheid om Taken vast te leggen. (Administratieve) werkzaamheden die jij of een collega nog moet uitvoeren. Vervolgens kun je deze taken individueel of in teamverband monitoren of behandelen en ze archiveren wanneer ze afgehandeld zijn. Je kunt taken ook doorgeven aan een ander teamlid, mits die ook gebruiker van het platform is.
Deze feature kan heel handig zijn, als geheugensteun voor jezelf en/of om een workflow binnen een team te realiseren
Zorg allereerst dat Taken zichtbaar zijn op de relatiekaart (relatieformulier). Lees hier hoe je een relatieformulier kunt wijzigen.
Vanaf het blokje 'Taken' op de relatiekaart kun je nu een nieuwe Taak toevoegen. Deze taak is dan gekoppeld aan de betreffende relatie. De taak is standaard aan jezelf toegewezen, maar kun je ook aan een andere gebruiker toewijzen. Deze gebruiker moet dan uiteraard ook toegang hebben tot deze module om de taak te kunnen verwerken.
Een overzicht van taken vind je door rechtsboven op het rondje met je initialen te klikken en vervolgens op 'My tasks'.
Hierdoor opent een scherm met aan jou toegewezen taken. Ook hier kun je een Nieuwe taak aanmaken, een bestaande taak aanpassen, of afgeronde taken archiveren. Taken die je op deze plek aanmaakt zijn niet gekoppeld aan een specifieke relatie.
Taken die gearchiveerd zijn, blijven zichtbaar op het tabblad Gearchiveerd. Op dat tabblad kunnen gearchiveerde taken eventueel weer heropend worden. Naast taken die aan jou zijn toegewezen (Mijn taken) kun je op het tabblad Huidig ook andere Takenlijsten waarvoor jij toegang hebt, inzien.
Voor het instellen of aanpassen van takenlijsten ga je naar de knop Instellingen, linksonder op de pagina. Door te klikken op Nieuwe takenlijst (of op het symbool Wijzig taak in de regel van een reeds ingestelde takenlijst) stel je een takenlijst in of pas je die aan. Door gebruikersnamen toe te voegen aan het veld Toegestane relaties, regel je of een takenlijst (bijvoorbeeld met vertrouwelijke informatie) alleen door specifieke gebruikers/teamleden ingezien en behandeld mag worden.
In aanvulling op het beheren van Taken: vaak is er binnen een Taak ook sprake van telefonisch contact met een specifieke relatie. Zo'n contactmoment kun je ook een vastleggen in een notitie. Meestal is deze feature beschikbaar in een tabblad met de naam Contactmomenten, of Communicatie. Ook brieven, e-mailberichten en bezoekverslagen zijn handmatig toe te voegen. Meer hierover in dit HelpCenter artikel.