Komt er een nieuwe collega of vrijwilliger bij je organisatie? Dan wil je dat diegene kan werken in het CRM of andere onderdelen van het Platform. Hiervoor maak je een zogeheten 'backendgebruiker' aan.
In het kort
Voor de snelle oplossing:
- Ga naar CRM > Relaties > Backend gebruikers > Alle relaties
- Zoek de relatie op
- Gevonden?
Open de relatiekaart en klik op 'Wijzigen'. Selecteer één of meer rollen.
Niet gevonden?
Klik op 'Relatie toevoegen'. Vul de verplichte velden in en selecteer één of meer rollen. - Klik op 'Opslaan'
- Klik op de drie puntjes en kies 'Maak gebruiker'
- Kies het gebruikerstype 'Backendgebruiker'
(Deze stap kan variëren, afhankelijk van de inrichting)
🎉
Uitgebreid: Om het echt goed te begrijpen
Wat is een backendgebruiker?
Toegang tot Procurios werkt in twee stappen. Vergelijk het met een kantoorgebouw:
Authenticatie is de voordeur. Mag iemand naar binnen, ja of nee? Bij Procurios betekent dit: kan iemand inloggen?
Autorisatie bepaalt welke kamers iemand mag betreden. Bij Procurios betekent dit: welke onderdelen mag iemand gebruiken?
Als je een collega toegang wilt geven, regel je beide zaken:
- Je maakt de collega backendgebruiker. Hiermee kan diegene inloggen op de beheeromgeving. Dit is de voordeur.
- Je wijst rollen toe. Elke rol geeft toegang tot bepaalde onderdelen. Dit zijn de kamers.
In Procurios wijs je eerst de rollen toe en maak je daarna pas de gebruiker aan. Zo heeft iemand direct de juiste toegang. Wil je iemand later alsnog toegang geven tot een extra onderdeel? Dan kun je altijd nog extra rollen geven.
Voorbeelden
Voorbeelden:
- Wil je dat iemand in het CRM kan werken? Wijs dan de rol Relations Manager toe. Of kies SuperUser als diegene ook instellingen moet kunnen aanpassen.
- Wil je dat iemand de website kan beheren? Wijs dan de rol Website Content Manager toe.
Terminologie
- Relatie: elke persoon, organisatie of werkgroep in je CRM
- Gebruiker: een relatie die kan inloggen
- Rol: geeft toegang tot specifieke onderdelen van het Platform
Meer weten over de toegangsrechten van de verschillende rollen? Lees dan het artikel Welke toegangsrechten horen bij een backend-gebruikersrol?
Een backendgebruiker aanmaken
Een overzicht van alle backend gebruikers vind je via CRM > Relaties > Backend gebruikers > Gebruikers met rollen.
Stap 1: Rollen toewijzen
Let op: om een backend gebruiker aan te maken heb je de rol SuperUser nodig.
- Zoek de relatie waaraan je rollen wilt toewijzen in de relatieweergave Backend Gebruikers > Alle relaties en klik op 'Wijzigen'.
Bestaat de relatie nog niet? Voeg deze dan eerst toe. - Selecteer de juiste rollen.
- Klik op 'Opslaan'.
Stap 2: Accountgegevens versturen
De relatie moet nu ook kunnen inloggen. Dit regel je zo:
- Klik bovenaan de relatiekaart op de drie puntjes.
- Kies 'Maak gebruiker'.
- Selecteer het gebruikerstype dat toegang geeft tot de backend. Dit heet vaak 'Backendgebruiker' of iets vergelijkbaars.
De persoon ontvangt een e-mail met een link. Deze link is 2 weken geldig. Via de link logt diegene automatisch in en kiest een wachtwoord.
Tip: Zie je de optie 'Maak gebruiker' niet? Dit kun je instellen in de weergave-instellingen. Lees meer in het artikel Weergaven en relatieformulieren inrichten.