Wie met een ledenadministratie of donatiebestand werkt, wil regelmatig groepen relaties kunnen vinden en gebruiken. Misschien wil je alle leden uit een bepaalde regio mailen. Of je wilt een overzicht van alle donateurs die dit jaar al meer dan 100 hebben gegeven. Of je zoekt alle vrijwilligers die zich de afgelopen zes maanden hebben aangemeld.
Voor dit soort zoekopdrachten gebruik je zoekfilters. Met filters stel je criteria in waaraan relaties moeten voldoen. Je kunt meerdere criteria combineren en bepalen of relaties aan alle criteria moeten voldoen, of juist aan minimaal één ervan.
Heb je een filter samengesteld dat je vaker nodig hebt? Dan sla je dit op als een relatielijst. Relatielijsten zijn dynamische overzichten die automatisch worden bijgewerkt. Wanneer een relatie gaat voldoen aan de criteria, verschijnt deze automatisch in de lijst. Voldoet een relatie er niet meer aan, dan verdwijnt deze uit de lijst.
Relatielijsten kun je voor veel meer gebruiken dan alleen het terugvinden van jouw relevante relaties. Je gebruikt ze bijvoorbeeld om rechten in te stellen, om toegang te geven tot online community-kanalen, om kortingen te bepalen bij evenementen, of als trigger voor Marketing Automation journeys. Ook kun je ze gebruiken om eigenschappen te genereren, zodat ook collega's zonder toegang tot financiële informatie kunnen zien wie bijvoorbeeld 'actief lid' is.
Wanneer gebruik je filters?
Filters zijn handig wanneer je:
- Een groep relaties wilt vinden op basis van eigenschappen (bijvoorbeeld: alle leden uit Utrecht of Antwerpen)
- Meerdere criteria wilt combineren (bijvoorbeeld: donateurs die na 2020 zijn toegetreden én meer dan 100 hebben gegeven)
- Een overzicht wilt maken dat je vaker nodig hebt (bijvoorbeeld: alle actieve vrijwilligers)
- Wilt filteren op complexere gegevens zoals deelname aan acties, functies of abonnementstypen
Zoek je één specifieke persoon op naam of e-mailadres? Gebruik dan de snelzoekfunctie in plaats van filters.
Een zoekfilter openen
- Ga naar CRM in het hoofdmenu
- Selecteer in het linkermenu het tabblad Relaties
- Kies de relatielijst waarbinnen je wilt filteren
Wil je een filter opbouwen binnen alle relaties? Of binnen een eerder opgeslagen relatielijst (waar alvast gefilterd is op donateurs, leden of vrijwilligers)? - Klik op de knop 'Filter' rechts naast de zoekbalk
Het filterpaneel klapt uit.
Filterregels toevoegen
Een zoekfilter bestaat uit één of meerdere filterregels. Elke regel is een criterium waaraan relaties moeten voldoen.
Een nieuwe regel onderaan toevoegen:
- Klik op 'Maak een nieuwe...'
Er verschijnt een zoekvenster met daaronder een menu met categorieën - Typ in het zoekvenster als je weet hoe de filteroptie heet, of scroll door de categorieën
- Kies het onderwerp waarop je wilt filteren
- Stel de details van de regel in (bijvoorbeeld: woonplaats is Utrecht)
Let op bij het zoeken in het filtermenu: Je kunt in het zoekvenster zoeken op de specifieke naam van een filteroptie (zoals 'Contractant' of 'Debiteur'), maar niet op overkoepelende termen (zoals 'Abonnementen' of 'Memberships'). Als je het niet vindt, scroll dan door de categorieën om te zien waar de optie onder valt.
Een regel tussen bestaande regels invoegen:
- Klik op het menu-icoon (drie puntjes) achter een bestaande regel
- Kies 'Voeg hierboven een regel toe'
- Stel de details van de regel in
Pas vervolgens de nieuwe regel aan naar het onderwerp waarop je wilt filteren.
Dit is handig wanneer je de volgorde van je filterregels logisch wilt houden.
Filter uitvoeren
Wanneer je alle gewenste filterregels hebt toegevoegd, klik je onderaan op Pas filter toe om het filter uit te voeren. Je ziet dan de relaties die aan je criteria voldoen.
Tip: In lange optielijsten (zoals functies of abonnementstypen) kun je typen om te zoeken. Je zoekwoord wordt gemarkeerd in de resultaten, zodat je direct ziet waarom een optie in de lijst staat.
Beschikbare filtercategorieën
Het menu toont verschillende categorieën waarop je kunt filteren. Welke opties je ziet, hangt af van de instellingen die de SuperUser of functioneel beheerder heeft gekozen voor deze weergave. Bijvoorbeeld: in sommige weergaven kun je filteren op adressen maar niet op financieel gevoelige informatie, of juist wel op communitygedrag of bijeenkomstbezoek.
Lees hier meer over weergaven en hun instellingen
Het Procurios Platform biedt een breed scala aan filtermogelijkheden, verdeeld over categorieën zoals:
Filter relaties op basisgegevens zoals naam, geboortedatum, adresgegevens, geslacht, aanmaakdatum, functie en gebruikersgegevens. Ook vind je hier gegenereerde eigenschappen zoals 'Is lid', en kun je filteren op deelname aan acties en campagnes.
Filteren op gegenereerde eigenschappen zoals 'Is lid' of 'Is donateur' is mogelijk vanaf 16 december 2025
Filter relaties op e-mailadressen (priv, werk, facturatie), domeinen, telefoonnummers en ontvanger-status.
Filter op custom velden die jullie organisatie zelf heeft aangemaakt, zoals BTW-nummer, bankrekening, nieuwsbriefvoorkeur of andere organisatie-specifieke informatie.
Filter relaties (contractanten en/of debiteuren) op uitgebreide abonnementgegevens, zoals abonnementscategorien en -producten, abonnementstype, datums (ingang, einde, opzegging, vervaldatum), status en betalingsstatus, facturatie, incassoinformatie, storno-gegevens en acties waarmee het abonnement is verlaten of verkregen.
Filter relaties op deelname aan evenementen en bijeenkomsten, zoals specifieke bijeenkomsten, bijeenkomst titel of label, deelnemersstatus (is aangemeld, is uitgenodigd, was aanwezig), host-status en datums (start- en einddatum van bijeenkomst).
Filter relaties op communitygedrag zoals berichten, reacties, moderator-status, volger-status en toegang tot kanalen.
Filteren op communitygedrag is beschikbaar vanaf 16 december 2025
Filter relaties op geregistreerde contactmomenten, te filteren op actie, campagne, datum/tijd, label, onderwerp, thema, type en wervingskanaal.
Filter relaties op facturatiegegevens zoals aantal facturen, openstaande en vervallen facturen, administratie, debiteurnummer, e-invoicing, gemiddelde betalingstermijn, openstaand bedrag en totalen (excl./incl. BTW).
Filter relaties op donatiegedrag zoals cumulatieve donaties, donaties in natura, enkele donaties, toezeggingen en incasso-instructies.
Je kunt zelf aanvullende filters aanmaken voor donatiegedrag. Lees meer hierover in dit artikel.
Filter relaties op journey-status, zoals of iemand in een journey zit, het doel van de journey heeft behaald, of nog onderweg is.
Bovenstaande categorieën betreffen een selectie - afhankelijk van welke modules jullie organisatie gebruikt en hoe de weergave is ingesteld, zie je meer of minder opties.
De logica van je filter: 'Alle' of 'Tenminste één'
Bovenaan je filter bepaal je hoe de filterregels zich tot elkaar verhouden. Je kiest tussen twee opties:
1. Alle (EN-logica)
Relaties moeten aan alle regels voldoen om in het resultaat te komen.
Voorbeeld: Je wilt relaties die in Utrecht wonen EN zijn aangemaakt na 1 januari 2023. Een relatie die wel in Utrecht woont maar is aangemaakt in 2022, komt niet in je resultaat.
2. Tenminste één (OF-logica)
Relaties moeten aan minimaal één regel voldoen om in het resultaat te komen.
Voorbeeld: Je wilt relaties die in Utrecht wonen OF zijn aangemaakt na 1 januari 2023. Een relatie die in Amsterdam woont maar wel is aangemaakt in 2024, komt in je resultaat.
Logica combineren voor complexe filters
Je kunt 'Alle' en 'Tenminste één' ook combineren voor complexere zoekopdrachten. Een 'Tenminste één'-blok binnen een 'Alle'-filter krijgt een lichtblauwe kleur.
Een groep maken
Wil je een bestaande regel omzetten naar een groep met 'Tenminste één' of 'Alle' logica?
- Klik op het menu-icoon (drie puntjes) achter de regel
- Kies 'Maak een groep voor deze regel'
- De regel wordt nu onderdeel van een nieuw blok waar je meer regels aan kunt toevoegen
Een voorbeeld van een gecombineerd filter
Je wilt alle relaties die:
- Binnengekomen zijn via een specifieke actie (Alle)
- Een gebruiker zijn van het platform (Alle)
- Voor het laatst online waren dit jaar (Alle)
- En tenminste één van de volgende kenmerken hebben:
- Lid zijn (gegenereerde eigenschap)
- Een specifieke functie hebben bij een organisatie (Tenminste één)
De regels 'Is lid' en de functie-filter staan gegroepeerd onder "Tenminste één" en zijn daarom iets donkerder gekleurd en ingesprongen. De andere regels blijven onder de hoofdconditie 'Alle' vallen. Zo kun je heel specifieke groepen relaties vinden.
Werken met actieve filters
Filter bekijken of aanpassen
Wanneer een filter actief is, zie je dit direct in de interface. De knop Filter verandert in Filter (5) waarbij het getal aangeeft hoeveel filterregels er actief zijn. Ook verschijnt er een knop Verwijder filter met een kruisje.
Klik op Filter (5) om het filterpaneel weer te openen. Je kunt dan regels toevoegen, wijzigen of verwijderen.
Filter verwijderen
Je kunt het filter met één klik verwijderen via de knop Verwijder filter die verschijnt zodra er een filter actief is. Dit wist alle filterregels in één keer en je ziet weer de oorspronkelijke relatielijst.
- Wil je alle filterregels wissen terwijl het filterpaneel open staat? Klik dan onderaan op Leegmaken. Daarna voeg je nieuwe filterregels toe of klik je op 'Pas filter toe'.
- Wil je slechts één filterregel verwijderen? Klik dan op het menu-icoon (drie puntjes) achter die specifieke regel en kies Verwijder deze regel.
Filter verplaatsen naar een andere relatielijst/weergave
Heb je een uitgebreid filter opgebouwd met veel regels, en kom je er dan achter dat je in de verkeerde weergave zit? Dan hoef je niet opnieuw te beginnen. Je kunt het filter verplaatsen naar een andere relatielijst.
- Klik op Filter (5) om het filterpaneel te openen (als het nog niet open staat)
- Klik op Verplaats filter
- Selecteer de lijst waar je het zoekfilter op wilt toepassen (bijvoorbeeld een lijst waarin alleen vrijwilligers voorkomen)
- Klik op 'Verplaats'
Het filter wordt nu toegepast op de geselecteerde lijst. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld per ongeluk in de lijst 'Leden' zit, maar eigenlijk alleen tussen 'Vrijwilligers' wilde filteren.
Als je een bepaald zoekfilter vaak gebruikt, kun je dit filter opslaan in een Relatielijst. Hier lees je hoe je een Relatielijst kunt maken.