Dit artikel beschrijft hoe je velden beheert. Naast standaard-velden kun je CRM uitbreiden met Vrije velden waarop je informatie vastlegt die relevant is voor jouw organisatie.
Lees het artikel Getting Started met Procurios CRM voor een goede basiskennis over het CRM.
Het toevoegen of wijzigen van Vrije velden is binnen een standaard klantomgeving alleen mogelijk door een gebruiker met de backend-rol SuperUser.
Vrij veld aanmaken
- Om een veld aan te maken, ga je naar Instellingen in CRM.
- Vervolgens kies je Relatievelden.
- Klik op 'Nieuw vrij veld'
Elk veld dat je hier toevoegt, wordt beschikbaar om toe te wijzen aan formulieren elders in het platform (relatieformulier, profiel- of registratieformulier).
- Selecteer het Veldtype. Afhankelijk van je keuze verschijnen er eventueel meer instellingen.
In het voorbeeld kiezen we voor een eenvoudig veldtype: 'Datum'. - Geef het veld een Titel, bijvoorbeeld 'Geboortedatum'.
- Heb je een meertalig platform?
Klik dan op het vlaggetje van ieder land om de vertaalde titel en ondertitel in te voeren. - Bepaal of het veld in alle situaties verplicht ingevuld moet worden.
Eventueel kun je het veld op een later moment ook per formulier verplicht maken. - Geef eventueel de gewenste Veldbreedte aan.
- Klik op Opslaan
Naast de bovenstaande stappen kun je een vrij veld ook andere eigenschappen meegeven, wat bepaalt hoe het veld moet functioneren. Bij bijvoorbeeld een keuzelijst kun je de te kiezen waarden opgeven. Moet de ingevoerde waarde uniek zijn? Hoeveel opties mag iemand selecteren? Et cetera.
Veld bewerken
Is een veld eenmaal aangemaakt, dan kun je eigenschappen van dit veld altijd nog wijzigen. Dat doe je wederom via CRM > Instellingen > Relatievelden
Wijzig nooit zomaar het type van het veld (tekstveld, meerkeuze, datum, etc) als het veld al in gebruik is. Dit kan ongewenste gevolgen hebben voor je data. Maak in plaats daarvan een nieuw veld aan of overleg hierover met een consultant van Procurios.
Relatieformulier bewerken
Met een relatieformulier (vaak ook als relatiekaart aangeduid) kun je bepalen hoe en welke relatiegegevens worden getoond aan gebruikers.
- Open CRM > Instellingen > Formulieren
- Hier heb je de mogelijkheid een bestaande formulier te openen of een nieuwe aan te maken.
óf
- Open CRM > Weergaven
- Kies het betreffende formulier om deze te wijzigen.
'Bouw'-elementen binnen relatieformulieren
Om structuur aan te brengen in een relatieformulier kun je gebruik maken van enkele bouw-elementen.
- Tab: Hiermee kun je relatiegegevens verdelen in meerdere tabs, zodat de gegevens eenvoudig beschikbaar zijn.
-
Kolom: Relatiegegevens kun je in zogenaamde kolommen naast elkaar rangschikken.
Een kolom kan opgenomen worden binnen, maar ook buiten een tab. -
Sectie: Gegevens kun je categoriseren met secties. Binnen een relatiekaart wordt dit zichtbaar als een titel boven een groep velden. Secties zijn vereist om velden en plugin-elementen op te nemen in een relatieformulier.
Een sectie kan opgenomen worden binnen een tab of kolom, maar ook daarbuiten. - Velden: alle standaard en vrije velden kun je via een drag-and-drop functie binnen een sectie plaatsen.
- Plugin: module-element uit een ander platform-product, bijvoorbeeld Memberships of Finance, die specifieke informatie uit dat product tonen. Een plugin is net als een veld op te nemen binnen een sectie. Plugins zijn alleen zichtbaar in de bekijk-modus van een relatiekaart, niet in de wijzig-modus.
Op het voorbeeld hieronder onderscheiden we volgende items:
- Tabs (9 stuks) waarbij de tab Financieel actief is
- Sectie Financiële gegevens met daarin het veld IBAN
- Sectie Incasso met een plugin vanuit Finance die alle incasso-afspraken toont
- Sectie Facturatie met een plugin vanuit Finance die de debiteurkaart toont
Tab, sectie of kolom toevoegen
- Klik met de rechtermuisknop op de titel van het formulier om een sectie, kolom of tab toe te voegen.
Je kunt via 'wijzig' ook de titel van het formulier wijzigen en de omschrijving aanpassen. - Klik met de rechtermuisknop op een tab om een sectie of kolom toe te voegen.
- Klik op een kolom om een sectie toe te voegen.
- Klik met de rechtermuisknop op een sectie om een veldset (gebundelde velden) of een rij toe te voegen.
Velden en plugins toevoegen
Je kunt velden aan een formulier toevoegen door deze in de rechterkolom te op te zoeken met behulp van de zoekbalk en deze te slepen naar het relatieformulier in de kolom links. Laat hem los op de plek waar je hem wilt plaatsen.
Wil je weten hoe je een bepaald veld zichtbaar kan maken voor bepaalde relatietypen? Lees dan verder in dit artikel.
Veldeigenschappen wijzigen
Bij een vrij veld dat aan een relatieformulier is gekoppeld kun je 'wijzig gedrag van dit veld in dit formulier' of 'wijzig veldeigenschappen' kiezen.
- De eerste optie wijzigt opties van het veld in de context van het formulier waaraan het gekoppeld is. Zo kun je het veld bijvoorbeeld een andere titel of ondertitel geven of de zichtbaarheidscondities aanpassen.
- Met de tweede optie wijzig je de eigenschappen van het veld die ook buiten het relatieformulier gelden. Je voegt bijvoorbeeld extra opties toe aan een meerkeuze-menu, wijzigt het formaat van het invoerveld, etc.
Het is ook mogelijk om de vrije velden te bewerken die je nog niet aan het formulier hebt gekoppeld. Door in het selectievenster aan de rechterzijde met de rechtermuisknop op een vrij veld te klikken, verschijnen de opties om het veld te wijzigen óf verwijderen.
Let op: het verwijderen van een veld kan ervoor zorgen dat relatielijsten die gebaseerd zijn op dit veld, niet meer geüpdatet kunnen worden.
Lees hier verder over hoe je relatieformulieren kunt gebruiken: Wat zijn Weergaven en Relatieformulieren?