Korte samenvatting:
Ga naar CRM > Instellingen > Typen en open het tabblad 'Adrestypen'. Klik op '+ Voeg nieuw type toe', geef het type een naam en stel de sorteervolgorde in. Klik daarna op 'Opslaan'.
Werkt jouw organisatie met een bezoekadres naast een postadres? Of wil je op het openbare profiel van een relatie een apart adres tonen? Dan voeg je zelf een nieuw adrestype toe.
De meeste organisaties hebben standaard al drie adrestypen in hun CRM: 'Standaardadres', 'Postadres' en 'Factuuradres'. Dit is bij de start van jouw platform ingericht en kan dus per organisatie verschillen.
Heeft jouw organisatie behoefte aan meer adrestypen, zoals een apart 'Bezoekadres' of een 'Profieladres' dat je op de website toont? Dan voeg je dat zelf toe.
Als SuperUser voeg je eenvoudig een nieuw adrestype toe.
Wat kun je met adrestypen?
Op verschillende plekken in het Procurios Platform bepaal je welk adrestype gebruikt wordt.
Bij de instellingen van een administratie in Finance > Facturatie geef je aan welk adrestype als factuuradres gebruikt wordt. Dit doe je bij 'Factuuradres-type'. Controleer of het adrestype 'Factuuradres' hier is geselecteerd.
Ook bij het maken van een MailMerge-sjabloon, bijvoorbeeld voor een bedankbrief, kies je per samenvoegveld welk adrestype je wilt gebruiken. Bij 'Relatie-eigenschap' selecteer je bijvoorbeeld 'Standaard adres - Straat' of 'Factuuradres - Postcode'.
Voeg je een nieuw adrestype toe? Dan komt dit adrestype, met de bijbehorende velden zoals Straat en Postcode, ook beschikbaar in deze lijst.
Adrestype toevoegen
- Ga naar CRM > Instellingen > Typen.
- Klik op het tabblad 'Adrestypen'.
- Klik op '+ Voeg nieuw type toe'.
- Vul bij 'Naam' de naam van het nieuwe adrestype in, bijvoorbeeld 'Bezoekadres'.
- Vul bij 'Sorteervolgorde' een nummer in. Dit bepaalt waar het nieuwe type straks in de lijst en op de relatiekaart verschijnt.
- Klik op 'Opslaan'.
Tip: Gebruikt jouw organisatie meerdere talen? Klik dan op een van de vlaggetjes om de naam te vertalen naar de betreffende taal.
Let op: 'Standaardadres' heeft altijd sorteervolgorde 0. Dit kun je niet aanpassen. Voor ieder nieuw adrestype wordt een suggestie gedaan, die zijn wel aan te passen.
Het nieuwe adrestype staat vanaf nu in de lijst bij 'Adrestypen'. Of het ook meteen zichtbaar is op de relatiekaart, hangt af van hoe de relatieformulieren zijn ingericht. Dat lees je hieronder.
Nieuw adrestype zichtbaar maken op relatieformulieren
Sommige relatieformulieren tonen adrestypen los van elkaar, bijvoorbeeld als aparte velden 'Adres', 'Postadres' en 'Factuuradres'. Gebruikt jouw formulier deze indeling? Dan moet je het nieuwe adrestype er zelf nog bij zetten.
Gebruikt het formulier in plaats daarvan het item 'Alle adressen'? Dan verschijnt het nieuwe adrestype vanzelf, zonder extra werk.
Zo controleer je dit en voeg je het nieuwe adrestype eventueel toe:
- Ga naar CRM > Instellingen > Formulieren.
- Open het relatieformulier waarop je het nieuwe adrestype wilt tonen.
- Zoek in de boomstructuur links naar de sectie 'Adres'. Staat hier het item 'Alle adressen'? Dan hoef je niets te doen.
- Staan hier in plaats daarvan losse velden, zoals 'Adres', 'Postadres' en 'Factuuradres'? Zoek dan rechts in het veldenoverzicht naar 'Adrestype: [naam van je nieuwe type]', bijvoorbeeld 'Adrestype: Bezoekadres'.
- Sleep dit veld naar de gewenste plek in de boomstructuur.
Twijfel je of dit voor jouw relatieformulieren nodig is? Overleg dan met een consultant van Procurios.
Meer weten over het bewerken van relatieformulieren in het algemeen, zoals het werken met tabs, secties en het slepen van velden? Lees dan het artikel: '(Vrije) velden en relatieformulier beheren'.
Belangrijk: zet 'Standaardadres' altijd op elk relatieformulier waar een relatie een adres kan hebben. Dit geldt voor alle relatietypen.
Waarom is dat belangrijk? Vult iemand geen eigen adres in voor een ander type, zoals 'Bezoekadres'? Dan gebruikt het platform op de achtergrond het Standaardadres. Dat zie je bijvoorbeeld in een export: staat er geen apart bezoekadres ingevuld? Dan toont de export daar gewoon het Standaardadres, ook als dat veld niet op de relatiekaart staat.
Staat 'Standaardadres' zelf niet op het relatieformulier? Dan wordt het niet bijgewerkt. Dat kan tot verwarrende situaties leiden.
Tip: je mag het veld op het formulier wel een andere naam geven, bijvoorbeeld gewoon 'Adres'.
Bestaand adrestype wijzigen
Wil je de naam of sorteervolgorde van een bestaand adrestype aanpassen? Klik dan op het potloodje achter dat type, in plaats van op '+ Voeg nieuw type toe'.
Wil je een adrestype helemaal verwijderen? Neem dan contact op met Procurios Support of een van onze consultants.
Uitzondering voor extra privacy
Het is ook mogelijk om een vrij veld van het type 'Adresveld' aan te maken. Dit veld wordt niet meegenomen in de lijst met adrestypen. Gaat het om een privacygevoelig adres dat niet al je collega's mogen zien? Kies dan deze optie en voeg het veld alleen toe aan relatieweergaven met beperkte toegangsrechten.
Voorbeeld: je werkt voor een politieke partij en hebt veel vrijwilligers. In je CRM sla je ook het privé-adres op van ambtenaren, bijvoorbeeld ministers of wethouders, en partijleiders. Dat adres wil je extra afschermen, zodat administratieve vrijwilligers dit niet te zien krijgen. Je voegt het vrije veld met dit extra beschermde adres alleen toe aan weergaven die specifiek zijn gericht op collega's met extra toegangsrechten.
Lees meer over het aanmaken van vrije velden in '(Vrije) velden en relatieformulier beheren'.
En dan?
Heb je een nieuw adrestype toegevoegd, zoals 'Bezoekadres' of 'Profieladres'? Dan kun je hiervoor voortaan een afwijkend adres invoeren bij een relatie. Lees hoe dat werkt in het artikel: 'Hoe wijzig ik het adres van een relatie?'.