Je wilt je leden of donateurs informeren over belangrijke ontwikkelingen, een nieuwsbrief versturen of mensen uitnodigen voor een evenement. Met Mailings bereik je eenvoudig grote groepen mensen tegelijk. Deze gids laat stap voor stap zien hoe je een mailing aanmaakt en verstuurt.
Een nieuwe mailing maken
- Ga naar Mailings > Concepten
- Klik op 'Nieuwe mailing maken'
Stap 1: Instellingen - Mailinggegevens invullen
Vul eerst de basisgegevens van je mailing in. Deze informatie helpt je om mailings te organiseren en terug te vinden.
Interne gegevens
- Titel: Geef je mailing een herkenbare naam (bijvoorbeeld 'Nieuwsbrief december 2025')
- Beschrijving: Voeg eventueel een korte omschrijving toe voor intern gebruik
- Eigenaar: Kies wie de eigenaar van deze mailing is. Hiermee kun je later gemakkelijk je eigen mailings terugvinden via filters of instellen dat alleen mailings van bepaalde eigenaren in het archief op de website getoond worden
- Labels: Voeg labels toe om mailings te categoriseren (bijvoorbeeld 'Nieuwsbrief' of 'Evenement'). Dit helpt bij het filteren en je kunt instellen dat alleen mailings met bepaalde labels op de website verschijnen
- Engagement Actie: Koppel deze mailing aan een engagement actie om vanuit behaalde resultaten (donaties, aanmeldingen, etc.) het contactmoment met de e-mailinhoud terug te vinden
- Taal: Kies de taal van je mailing. Bij het toevoegen van meertalige inhoud (zoals Weblogberichten of Bijeenkomsten) wordt op basis van deze keuze de juiste taal toegevoegd. Ook spellingscontrole houdt hier rekening mee
Deze gegevens zijn alleen voor jouw administratie - ontvangers zien dit niet.
Gegevens die ontvangers zien
- Onderwerp: Dit is wat ontvangers in hun inbox zien
- Previewregel: De eerste zin die ontvangers in hun inbox zien onder het onderwerp. Gebruik dit om extra informatie te geven of nieuwsgierig te maken
- Afzender: Kies het e-mailadres van waaruit je verstuurt (afhankelijk van wat jouw organisatie heeft ingesteld, kun je hier vooraf ingestelde e-mailadressen kiezen of zelf iets invoeren)*
- Website: Bepaalt de url van links (zoals 'Bekijk in browser') en styling van profielpagina's die ontvangers te zien krijgen wanneer ze op een profiellink klikken
*Het is belangrijk dat je een afzender kiest die toestemming heeft gegeven aan Procurios om e-mails te mogen versturen. Zo verlaag je de kans dat de Mailing wordt gezien als spam.
Voor social media (optioneel)
Als je van plan bent om de mailing later te delen op social media, kun je hier alvast een afbeelding, titel en beschrijving instellen voor een mooie voorvertoning.
Automatisch opslaan: Je hoeft niet handmatig op te slaan - dit gebeurt automatisch zodra je naar de volgende stap gaat.
Stap 2: Ontwerp - Layout kiezen en inhoud toevoegen
Selecteer eerst een layout voor je mailing. Welke layouts beschikbaar zijn, hangt af van je instellingen.
Na het kiezen van een layout kun je inhoud toevoegen aan je mailing. Voor gedetailleerde uitleg over het toevoegen van tekst, afbeeldingen en andere elementen, zie het artikel E-mailinhoud toevoegen en bewerken.
Stap 3: Ontvangers - Doelgroep kiezen
Bepaal wie je mailing ontvangt. Je hebt verschillende opties:
- Relatieselecties: Groepen die je eerder hebt aangemaakt (bijvoorbeeld 'Alle donateurs' of 'Leden regio Noord')
- Losse relaties: Individuele personen selecteren (bijvoorbeeld jijzelf, een collega of bestuurslid)
- Combinatie: Mix verschillende opties voor een specifieke doelgroep
Onderaan de pagina zie je direct hoeveel mensen je mailing zullen ontvangen en of hun ontvangerstatus 'Actief' is.
Stap 4: Controle - Voorvertoning bekijken
Op deze pagina zie je een samenvatting van je mailing en kun je controleren of alles klopt:
- Samenvatting: Controleer je instellingen voor onderwerp en afzender
- Ontvangers: Bekijk nog één keer het aantal mensen dat je mailing zal ontvangen
- Voorvertoning: Zie hoe je mailing eruitziet voor ontvangers. Probeer diverse relaties uit om te zien of de e-mail er ook voor hen goed uitziet. Bijvoorbeeld iemand zonder voornaam (als je gebruikmaakt van veldcodes met relatiegegevens), iemand die lid is van je vereniging en iemand die geen lid, iemand die donateur is, iemand die geen donateur is (als je gebruikmaakt van zichtbaarheidsregels voor e-mailinhoud)
Testmail versturen
Het is altijd verstandig om eerst een testmail te sturen naar je eigen e-mailadres. Vul je e-mailadres in bij 'Verstuur test-email naar dit adres' en klik op 'Verstuur test-email'. Zo zie je precies hoe de mailing eruitziet en kun je nog laatste aanpassingen maken.
Stap 5: Verzenden - Laatste controle en verzending
In de laatste stap krijg je een controlelijst met alle belangrijke punten:
- Finale controle van alle instellingen met groene vinkjes
- Keuze tussen direct versturen of inplannen voor later
- Bevestiging van het aantal ontvangers
Opties voor versturen
Nu direct
De mailing gaat meteen naar alle ontvangers zodra je op 'Verzend de mailing' klikt.
Later
Plan de mailing in voor een specifiek tijdstip:
- Selecteer 'Later'
- Kies de gewenste datum en tijd
- Klik op 'Plan de mailing'
Totdat het verzendproces wordt gestart op het geplande tijdstip, kun je de mailing nog uit de verzendplanning halen voor een nagekomen wijziging.