Korte samenvatting:
Stuur nooit persoonsgegevens mee in een e-mail of bijlage aan Procurios Support of je consultant. Maak namen, adressen en andere persoonsgegevens in je screenshot eerst onleesbaar. Moet je een bestand met persoonsgegevens delen? Gebruik dan een kluis in Library.
Loop je ergens tegenaan in het platform? Dan is een screenshot vaak de snelste manier om te laten zien wat er aan de hand is. Of je werkt samen met een van onze consultants, bijvoorbeeld bij het overzetten of importeren van je ledenbestand. Ook dan wil je soms laten zien welke gegevens je bedoelt.
Op zo'n screenshot of in zo'n bestand staan al snel gegevens van je leden, donateurs of relaties. Daar moet je zorgvuldig mee omgaan.
Waarom willen we geen persoonsgegevens per e-mail ontvangen?
Een e-mail lijkt een veilige, persoonlijke manier om iets te versturen. Maar dat is het niet:
- Een e-mail is meestal niet versleuteld. Onderweg kunnen anderen het bericht onderscheppen.
- Een e-mail blijft vaak lang bewaard in mailboxen.
- Een e-mail wordt makkelijk doorgestuurd, ook naar mensen die de gegevens niet mogen zien.
Daarnaast zegt de privacywet (AVG/GDPR) dat je niet meer persoonsgegevens deelt dan nodig is. Meestal hoeven wij niet te weten om welke persoon het gaat.
Soms vragen wij je wel om een voorbeeld van een relatie bij wie iets misgaat. Stuur ons dan een link naar de relatiekaart in plaats van de naam van de relatie. Zo kunnen wij het voorbeeld bekijken, maar staan er geen persoonsgegevens in je e-mail.
Daarom hanteren we een duidelijke regel: e-mails en bijlagen met persoonsgegevens behandelen we niet. We verwijderen ze direct. Dat geldt dus ook voor een Excel-export of een Word-document, niet alleen voor een screenshot. Zo beschermen we samen de gegevens van jouw leden en donateurs.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je iemand kunt herkennen. Denk aan:
- Naam en voorletters
- Adres, postcode en woonplaats
- E-mailadres en telefoonnummer
- Geboortedatum
- Bankrekeningnummer (IBAN)
- Lidnummer of relatienummer in combinatie met andere gegevens
- Foto's van personen
Hoe maak ik persoonsgegevens onleesbaar in een screenshot?
Je hoeft hiervoor geen extra programma te installeren. Windows en Mac hebben allebei een ingebouwde tool waarmee je een screenshot kunt bewerken. Je zet gewoon een zwarte balk over de gegevens heen.
Met dezelfde tool kun je ook dingen omcirkelen of aanwijzen. Zo zien wij direct waar je vraag over gaat.
- Druk tegelijk op de toetsen 'Windows', 'Shift' en 'S'.
- Selecteer het deel van je scherm dat je wilt vastleggen.
- Klik op de melding rechtsonder in je scherm. Het screenshot opent nu in het Knipprogramma.
- Klik op 'Balpen'. Klik nog een keer op 'Balpen' om de instellingen te openen.
- Kies bij Kleuren de kleur zwart. Zet bij Grootte de schuifbalk op een hoge waarde, bijvoorbeeld 20.
- Trek met je muis een dikke lijn over alle persoonsgegevens.
- Wil je iets aanwijzen? Kies dan een andere kleur, bijvoorbeeld rood, en omcirkel het.
- Klik op 'Opslaan' om de afbeelding als bestand te bewaren. Of klik op 'Kopiëren' om de afbeelding direct in je e-mail te plakken.
Let op: wij geven in dit artikel een korte omschrijving van software van een andere leverancier. Voor een actuele en uitgebreide handleiding, verwijzen we je naar Microsoft zelf.
- Druk tegelijk op de toetsen 'Command (⌘)', 'Shift' en '4'.
- Selecteer het deel van je scherm dat je wilt vastleggen.
- Klik op het kleine voorbeeld dat rechtsonder in je scherm verschijnt. Het screenshot opent nu met de opmaakknoppen.
- Klik op 'Vormen' en kies de rechthoek.
- Sleep de rechthoek over de persoonsgegevens. Maak hem zo groot als nodig.
- Klik op 'Vulkleur' en kies zwart. De rechthoek is nu helemaal dicht.
- Herhaal dit voor alle plekken met persoonsgegevens.
- Klik op 'Gereed'. Het screenshot wordt opgeslagen op je bureaublad.
Heb je het screenshot al eerder gemaakt? Open het dan in Voorvertoning. Klik op het pennetje ('Toon opmaakknoppenbalk') en volg vanaf stap 4 dezelfde stappen.
Let op: wij geven in dit artikel een korte omschrijving van software van een andere leverancier. Voor een actuele en uitgebreide handleiding, verwijzen we je naar Apple zelf.
Let op: Niet elke bewerking maakt gegevens echt onleesbaar.
- Gebruik geen markeerstift. Die is doorzichtig, dus de tekst blijft leesbaar.
- Gebruik een dichte, zwarte kleur. Lichte kleuren of een vervaging zijn soms nog te lezen.
- Bekijk het opgeslagen bestand nog één keer goed voordat je het verstuurt.
Hoe deel ik een bestand met persoonsgegevens?
Soms is een screenshot niet genoeg. Bijvoorbeeld als je consultant je helpt met een migratie of een import. Dan moet je soms een heel bestand met gegevens delen, zoals een Excel-export van je ledenlijst.
Stuur zo'n bestand nooit als bijlage in een e-mail. Gebruik in plaats daarvan een kluis in Library. Een kluis is een extra beveiligde map in het platform. Alleen mensen die je daar toegang toe geeft, kunnen de bestanden openen. Ze moeten daarvoor eerst inloggen.
Je zet het bestand in de kluis en stuurt alleen de link door. Die link mag gewoon in een e-mail. Zonder inloggegevens kan niemand het bestand openen.
Hoe dit precies werkt, lees je in het artikel: 'Hoe deel ik bestanden veilig via een kluis?'
Heb je nog geen kluis? Lees dan hoe je die aanmaakt in het artikel: 'Beveiligde kluis aanmaken'
Wat doe ik als ik toch per ongeluk persoonsgegevens heb gemaild?
Dat kan gebeuren. Belangrijk is dat je er snel iets mee doet:
- Meld het bij je privacyverantwoordelijke. Dat is binnen je organisatie de functionaris gegevensbescherming (FG of DPO) of de persoon die privacy regelt. Hij of zij beoordeelt of het een datalek is dat gemeld moet worden.
- Verwijder de e-mail uit je verzonden items. Zo blijven de gegevens niet onnodig bewaard.
- Stuur je vraag opnieuw, maar dan met een aangepast screenshot of met een link naar een kluis.
Aan onze kant verwijderen we e-mails en bijlagen met persoonsgegevens direct. Ook als je vraag dringend is, kunnen we die e-mail dus niet in behandeling nemen.