Een organisatie is het hoogste niveau van deze module. Voor elke organisatie waar iemand een relatie mee kan hebben die gebruik maken van een eigen indeling en eigen organen, dien je een Organisatie toe te voegen in de module.

Binnen een organisatie kun je vervolgens Organen toevoegen. Een orgaan is een onderdeel van de organisatie dat gebruikt kan worden voor een indeling. Dit kan een afdeling zijn, bijvoorbeeld alle 'afdelingen' of 'commissies' waarvan iemand lid van kan zijn. Maar het zou ook een provincie of een gilde kunnen zijn.

Elk orgaan kan één of meerdere andere organen (sub-organen) bevatten. Daarmee worden organen in een soort boomstructuur gezet. Die boomstructuur kun je vervolgens gebruiken om op verschillende niveau's regels te definiëren. Op het allerhoogste niveau wordt de basis-regel ingesteld waaraan voldaan moet worden (bijv. heeft een actief abonnement van type X), terwijl op de lagere niveau's in de boomstructuur de indeling wordt gedaan op basis van postcode, woonplaats en/of provincie.

Bij het toevoegen van regels van een orgaan stel je algemene regels in van het orgaan waar een relatie sowieso aan moet voldoen en vervolgens kun je per lidmaatschapstype (optioneel) nog regels instellen waar een relatie aan moet voldoen om bij dat orgaan het betreffende lidmaatschapstype te vervullen.

In de tijd kan het nog wel eens voorkomen dat een orgaan op het laagste niveau (bijvoorbeeld een afdeling) wordt overgedragen aan een ander orgaan (gemeentelijke afdeling). Daarvoor is het verplaatsen van een orgaan mogelijk gemaakt. Je kunt aangeven per wanneer het orgaan verplaatst moet worden. Alle leden die het betreft zullen dan een verandering in hun lidmaatschappen krijgen per die datum. (N.B.: Dit kan op dit moment alleen voor een datum die in de toekomst ligt, gepland worden).

Het is mogelijk om een orgaan stop te zetten door het orgaan een einddatum te geven. Hiervoor moet je het orgaan wijzigen. Het stopzetten zal dan uitgevoerd worden op de gegeven einddatum.

Op het moment van stopzetten zullen alle lidmaatschappen onder het orgaan ook worden afgesloten.

Acties die zijn uitgevoerd op het CRM zullen niet teruggedraaid worden. Het is echter wel mogelijk om relaties en groepen die gemaakt zijn handmatig te archiveren. Dat zal ervoor zorgen dat eventuele functies bij het orgaan ook gestopt worden.

Om verschillende relaties met een organisatie / orgaan te kunnen aanduiden kunnen er verschillende lidmaatschapstypen worden aangemaakt. Op het niveau van Lidmaatschapstype wordt aangegeven aan welke voorwaarde een relatie moet voldoen c.q. waaraan herkend kan worden dat je die relatie hebt met de organisatie of dat orgaan. Voorbeeld: als de relatie een actief abonnement heeft van een bepaald type, krijgt deze het Lidmaatschapstype 'Lid'). Dit kan verder toepassen voor vrijwilligers, donateurs etc.  

Die lidmaatschapstypen maken vervolgens allemaal gebruik van dezelfde indeling (op adresgegevens) en organen.

Bij elk orgaan dat onder een organisatie is toegevoegd kunnen bepaalde regels worden ingesteld. Dat orgaan erft zijn regels weer over van bovenliggende organen.

Op die manier kun je regels zo instellen dat op het laagste niveau   de regels uitkomen op: "Heeft een actief abonnement van type X"(ingesteld bij Lidmaatschapstype 'Lid')> "Woont in provincie Utrecht"(ingesteld bij Orgaan 'PRA Utrecht')> "Binnen gemeente X"(Orgaan 'GMA X')> "in Woonplaats X, Y of Z"(Orgaan 'AFD XYZ').

Een persoon in het CRM die voldoet aan bovenstaande regels zal daarmee 'Lid' zijn van alle Organen én van de Organisatie. Deze relatie met de organen en organisatie wordt over tijd bijgehouden, zodat je weet van wanneer tot wanneer iemand 'Lid' was van die organisatie.

Belangrijk om te weten is dat ingangs- en einddatums in de module 'Lidmaatschap & Organisatie' anders werkt dan bijvoorbeeld bij het toekennen van een functie of het afsluiten van een abonnement. 

De eerste dag dat een relatie voldoet aan ingestelde regels, wordt automatisch de ingangsdatum van het lidmaatschap. Elke dag wordt deze controle opnieuw uitgevoerd en wordt er gekeken of de relatie nog aan die regels voldoet. Alle aaneengesloten dagen dat een persoon aan de voorwaarden voldeed, bepaalt de periode dat iemand een bepaald lidmaatschap heeft.

De dag dat deze relatie om wat voor reden niet meer voldoet aan één van de regels, is dat automatisch de einddatum van het lidmaatschap. 

Let op: Dit betekent ook dat deze ingangsdatum van het lidmaatschap in L&O niet te wijzigen is door bijvoorbeeld de ingangsdatum van iemands functie of woonplaats te wijzigen wanneer die onderdeel zijn van de ingestelde regels bij L&O.

Soms komen afdelingen te vervallen en dienen de adressen die daar onder vallen onder het beheer van een andere afdeling te komen. Regels kunnen daarom aangepast worden, en die aanpassingen kunnen ingepland worden. Op een relatiekaart kun je dit vervolgens terug zien komen als een lidmaatschap dat overgaat van het ene orgaan in het andere orgaan op een bepaalde datum.

Het instellen van regels wordt direct bij het aanmaken van een nieuwe orgaan aangeboden. De startdatum van de regel is in dat geval hetzelfde als de startdatum van het orgaan. Het toevoegen van regels is echter optioneel, want er kunnen redenen zijn waarom je op dat moment (nog) geen regels wilt instellen.

Het is (nog) NIET mogelijk om aanpassingen met terugwerkende kracht in te voeren.(Voorbeeld: woonplaats X hoort sinds vorige maand bij orgaan Y.)

Leden zijn de relaties die in één of meerdere organen zijn ingedeeld op basis van de ingestelde regels. Dit is de verzamelnaam voor alle Lidmaatschapstypen. Onder Leden zul je iedereen terugvinden die aan de ingestelde regels voldoet en daarmee bijv. Lid of Donateur is van dat Orgaan of van die Organisatie. De informatie kan door middel van een veld dat deze module aanbiedt getoond worden op de relatiekaart. Daarmee kun je alleen de Lidmaatschappen met een organisatie tonen, of ALLE Lidmaatschappen (dus ook die met de onderliggende organen).

Je kunt Uitzonderingslidmaatschappen gebruiken voor enkele relaties die, ondanks dat ze niet voldoen aan de ingestelde regels toch in een orgaan naar keuze moeten worden ingedeeld. De ingestelde regels worden voor deze relaties dan genegeerd.

Alle bovenstaande onderdelen komen - anders visueel via de relatiekaart - NIET terug in het CRM. Op dit moment is het nodig om onderdelen in het CRM toe te voegen zodat er ook privileges ingesteld kunnen worden. Alleen op die manier kun je op dit moment zorgen dat je (bijvoorbeeld) functionarissen kunt koppelen aan een orgaan. En dat je die functionarissen vervolgens toegang kunt geven aan iedereen die Lid is van datzelfde orgaan.

Op het niveau van de organisatie kun je via instellingen (tandwiel icoontje) het kopje 'CRM' terugvinden bepalen wat er terug moet komen in het CRM. Je stelt daar de acties in die worden uitgevoerd voor elk orgaan. Je kunt er via die weg voor zorgen dat je bijv. voor elk orgaan een relatie aanmaakt in het CRM (Afdeling XYZ komt dan ook terug in het CRM). Die relatie kun je vervolgens weer gebruiken om functies aan toe te kennen. Alle relaties die een specifieke functie hebben bij een orgaan kun je vervolgens ook terug laten komen in het CRM (zodat alle Secretarissen van Afdeling XYZ in een groep staan). Daarbij kun je iedereen die lid is van een orgaan ook in een groep terug laten komen. Met de combinatie hiervan kun je vervolgens een Relatieweergave maken waarmee je de Secretarissen van Afdeling XYZ toegang geeft tot alle Leden van die afdeling.

Deze CRM onderdelen worden dan via een achtergrond proces aangemaakt, zodat je die niet allemaal handmatig hoeft toe te voegen.