Met behulp van Lidmaatschappen & Organisaties (L&O) kan worden bepaald aan welke regels relaties moeten voldoen om in Weergaven te worden getoond. Voor een orgaan (afdeling, regio, e.d.) is dit eigenlijk hun eigen kleine mini-CRM. Maar ook het zelf toevoegen van 'eigen relaties' in dit mini-CRM is mogelijk. Dat moet dan wel eerst mogelijk gemaakt worden in de inrichting van L&O.
Vanuit de module Lidmaatschappen & Organisaties maak je voor ieder orgaan binnen jouw organisatie één of meer eigen Weergaven aan. (Een orgaan kan een afdeling zijn of een regio bijvoorbeeld; een lokale suborganisatie). Door middel van regels die ingesteld zijn bij de organen is bepaald welke relaties in je CRM behoren tot ieder individueel orgaan. Die regels kunnen bijvoorbeeld zijn dat iemand een actief abonnement moet hebben én in de provincie Gelderland moet worden. Lokale beheerders met de juiste rechten kunnen de relaties van 'hun orgaan' dan zien. Voldoet een relatie niet meer aan de criteria van de ingestelde regels, dan is de relatie ook niet meer zichtbaar voor de lokale beheerder.
Mag een lokale beheerder ook zelf, buiten de ingestelde regels om, relaties toevoegen, dan kun je dat instellen. Dat werk als volgt:
- Open Platform > Lidmaatschappen & Organisaties
- Selecteer de betreffende Organisatie
- Open Instellingen > CRM
- Je ziet een overzicht van alle Acties die voor Organen moeten worden uitgevoerd
- Open de actie van het type 'Relatieweergave' die zorgt voor het aanmaken van de Weergaven van de lokale beheerders
- Check wat er is ingesteld bij Sjabloon-relatieweergave, onthoud deze instelling.
- Selecteer bij Handmatig relaties toevoegen de optie 'Ja, relaties kunnen worden toegevoegd in deze weergave'
- Sla de gewijzigde actie op
- Open CRM > Instellingen > Weergaven
- Zoek de Weergave die dient als Sjabloon voor de Weergaven voor de lokale beheerders (die heb je in de stappen hierboven bekeken en hopelijk onthouden)
- Klik op het Wijzig Weergave-pictogram
- Scroll naar de sectie 'Actie op relatiekaart'
- Als bij 'Toon acties' is geselecteerd 'Geen acties tonen', selecteer dán 'Toon alleen geselecteerde acties' en de-selecteer zonodig alle checkboxes bij 'Te tonen acties' die je dan ziet
(Laat in andere gevallen deze optie ongewijzigd)
- Scroll naar de sectie 'Actie bij relatielijst'
- 'Als bij 'Toon acties' is geselecteerd:
- 'Geen acties tonen', selecteer dán 'Toon alleen geselecteerde acties' en de-selecteer zonodig alle checkboxes bij 'Te tonen acties' die je dan ziet
- 'Toon alleen geselecteerde acties', selecteer dan checkbox 'Relatie toevoegen'
(Laat andere checkboxes ongewijzigd)
- Sla de wijzigingen in de Weergave op
Je mag er nu letterlijk een nachtje over slapen. Morgen zijn de weergave voor de lokale beheerders bijgewerkt en kunnen zij zelf relaties toevoegen.
Ook kunnen zij relaties die zij zelf hebben toegevoegd weer verwijderen uit het orgaan. De relatie blijft wel bestaan, maar is niet meer zichtbaar voor henzelf.
Relaties die bij een orgaan horen vanwege ingestelde regels kunnen niet door een lokale beheerder worden verwijderd. (Tenzij er andere/hogere rechten zijn ingesteld voor de beheerder).
Check het resultaat door jezelf tijdelijk toegang te geven tot de weergave van één van de lokale organen of door in te loggen als een van de lokale beheerders.
Wil je op termijn weten welke relaties door lokale beheerders zijn toegevoegd, dan filter je hier eenvoudig op vanuit je eigen weergave met de filteroptie 'Handmatig toegevoegd aan Orgaan...'
