Hoewel Procurios een geïntegreerd platform is, waarbinnen je veel werkprocessen kunt uitvoeren zonder bijkomst van een ander systeem, is het soms toch nuttig om gegevens te exporteren. Dit artikel beschrijft een van de manieren hoe je de gegevens vanuit Procurios exporteert een CSV bestand.
Bedenk voordat je gegevens exporteert altijd goed of je werkproces daadwerkelijk wordt ondersteunt door de data elders te bewerken. Mogelijk zijn er al oplossingen voor jouw 'probleem' aanwezig binnen het Procurios Platform. Indien je hier over twijfelt, kun je altijd even contact met ons opnemen om je vraag te stellen.
Voorkom dat je data op computers van medewerkers en andere gegevensdragers gaan 'zwerven'. Een actuele, centrale database is veel efficienter dan rondzwervende bestanden. Daarnaast zijn deze rondzwervende bestanden ook AVG-technisch af te raden.
Overzichten exporteren
Binnen het Platform vind je op veel plekken overzichten met specifieke data. Denk aan abonnementen, donaties, contactmomenten, verzonden mailingen, etc, etc. Bij veel van deze overzichten vind je een export-button of een knop met 'Exporteren naar CSV-bestand' .
Afhankelijk van het overzicht dat je wilt exporteren kun je kolommen kiezen die geexporteerd moeten worden. Selecteer de gewenste kolom in het rechterveld en klik op het groene veldje. Alleen de kolommen in het linker overzicht worden geexporteerd. Met de blauwe pijltjes omhoog en omhoog kun je de volgorde van de kolommen wijzigen (2).
Mocht je deze configuratie vaker gebruiken, kun je deze opslaan door het vinkje bij (3) aan te vinken.
Klik op Exporteer als je de export configuratie naar wens hebt ingesteld. Er wordt vervolgens een .csv bestand gedownload met de gevraagde gegevens.
Hebben er bijvoorbeeld ook collega's toegang nodig tot dit gedownloade document? Wees je er dan van bewust dat dit document persoonsgegevens bevat en dat je hier zorgvuldig en veilig mee om dient te gaan. Je kunt een beveiligde kluis in je Library gebruiken om bestanden met gevoelige informatie te delen met specifieke ingelogde gebruikers.