Introductie
Wat is data-migratie
Op het moment dat je als nieuwe klant start bij Procurios is het eerste doel om alle gegevens vanuit een eerder systeem, of vanuit excel-bestanden, naar Procurios te verhuizen. Pas dan kun je effectief aan de slag met de mogelijkheden die Procurios biedt.
In dit geval spreken we over een migratie, omdat je volledig migreert van het ene systeem naar het andere.
De migratie bestaat uit verschillende sets van data die moeten worden gemigreerd. Denk aan Relaties (klant, donateur, leverancier, etc.), Abonnementen, Historische Facturen. Als we het hebben over één van die onderdelen, dan spreken van data-import.
Het importeren van data houdt in dat je gegevens vanuit een bestand of een ander systeem toevoegt aan de database binnen Procurios.
Kan ik dit zelf?
Procurios biedt de software waarmee je in theorie zelf data kunt importeren. Er is wel enige basiskennis van de structuur van tabellen nodig. In dit artikel leggen we de belangrijkste punten uit om je een duwtje in de rug te geven. We kunnen echter niet op voorhand iets uitleggen over de structuur van de database of bestanden waar je data vandaan komt, omdat dat bij iedereen en bij elk systeem weer net een beetje anders is.
We vinden het niet vreemd als je data-migratie te lastig vindt. Als bovenstaande je al begint te duizelen is dat een helder signaal. ;-) In dat geval staan we graag voor je klaar om je dit werk uit handen te nemen. Neem dan contact met ons op via je contactpersoon of via een ticket, dan bespreken we samen de mogelijkheden.
Dit artikel is voor jou bedoeld als je voldoende technisch inzicht hebt. Termen als .csv, sleutelveld en ID moeten je niet helemáál vreemd in de oren klinken.
Heb je nog nooit zelf een migratie uitgevoerd, dan hoeft dat niet direct een probleem te zijn.
Structuur
In een database zijn verschillende onderdelen met data aan elkaar verbonden. Bijvoorbeeld: Donaties zijn verbonden aan Relaties, net als een Abonnement verbonden is aan een Relatie. Maar, een Donatie is ook verbonden aan een Actie die op zijn beurt weer verbonden is aan een Campagne. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om te rapporteren hoeveel een bepaalde Actie en Campagne heeft opgeleverd.
Dat verbinden van datagegevens gebeurt met, wat we noemen een sleutelveld. Dat is vaak een uniek nummer dat we ID noemen. Zo'n ID kom je tijdens het import-proces regelmatig tegen.
Als je een Donatie wil verbinden met een Relatie moet je de ID van de Relatie weten. Die Relatie ID voeg je toe in de import van de Donatie. De volgorde van importeren is daarom belangrijk, omdat de Relatie (met dat ID) eerst moet zijn geïmporteerd, voordat je de Donatie er aan kunt verbinden.
We verdelen het import-proces in drie delen.
- Basis
- Fundraising
- Abonnementen
Importeer elk onderdeel, mits die onderdelen van toepassing zijn op jouw situatie. Gegevens die je niet hebt, kun je ook niet importeren. :-)
Maar doe het wel op de aangegeven volgorde, zodat je niet in de knoop komt.
De volgorde van deel 2 en 3 maken onderling geen verschil. Je begint wel altijd eerst met het importeren van Relaties (deel 1).
Deel 1 - Basis
-
Relatie
Dit is een vereist onderdeel voor alles wat je verder wilt importeren. Zonder Relaties, geen CRM. -
Functies
Geeft de connectie aan tussen twee Relaties. Bijv. medewerker, vrijwilliger, etc. (optioneel) -
Incassant
Alleen nodig als je Incasso-machtigingen hebt. -
Incassanten toevoegen en beheren*
Alleen nodig als je Incasso-machtigingen hebt.
Deel 2 - Fundraising
- Fondsen
- Campagnes
- Acties
-
Redenen van opzegging
(optioneel) -
Toezeggingen
Dit zijn lopende periodieke 'toezeggingen voor donaties' waarvoor nog (een) betaling(en) moet plaatsvinden -
Donaties
Donaties importeer je enkel voor het 'historisch' inzicht: alles wat je tot op heden hebt ontvangen. Een donatie zegt niets over (periodieke) betalingen in de toekomst.
Deel 3 - Abonnementen
- Producten*
- Administratie(s)*
-
Abonnementsoorten
Advies is om dit handmatig in te richten in Procurios. In de meeste gevallen zal dat sneller gaan dan het klaarmaken van een import-bestand. - Abonnementen
*) Deze onderdelen kun je niet importeren. Dit moet je handmatig inrichten.
Test-omgeving
Voor data-migratie stellen wij een test-omgeving beschikbaar. Dit noemen we ook wel een staging-omgeving. De url van je live en staging-omgeving zien er als volgt uit:
- Live: klantnaam.procurios.cloud
- Staging: klantnaam-staging.procurios.cloud
Werkende functionaliteit
Let op: zowel in de oorspronkelijke (basis-) implementatie als in de staging zijn álle functionaliteiten actief! Dus ook de e-mailfunctionaliteit. Dit is een belangrijk aandachtspunt, want het laatste dat je wilt is dat er onbedoeld e-mails worden verzonden naar je relaties.
Importeer daarom je Relatie-gegevens voorlopig zonder e-mailadres óf zorg er voor dat de e-mailadressen foutief zijn. Het e-mailadres [email protected] zou bijvoorbeeld kunnen worden: [email protected]
Dan weet je zeker dat er nooit per ongeluk een mail zal worden verstuurd naar een relatie. Pas als alle data-imports in orde zijn en als je tests afgerond zijn importeer je ook de correcte e-mailadressen.
Staging-omgeving verversen
Het importeren van data gaat zelden in een keer goed. Je herhaalt dit proces meerdere malen totdat je tevreden bent met hoe de data in het Procurios Platform zit. Het kan tussentijds nodig zijn om even met een schone lei te beginnen: een lege staging-omgeving. Op aanvraag zorgen wij daarvoor.
Let op dat alle wijzigingen die je in je staging-omgeving hebt gedaan daarna weg zijn. Alleen datgene wat je inricht in de live-omgeving blijft bewaart. De nieuwe staging ziet er daarna hetzelfde uit als de live-omgeving.
Import-modules
Relaties importeren
Het importeren van Relatie-gegevens doe je binnen CRM in de module Importeer Relaties.
Omdat het importeren van Relatie-gegevens vaak hand in hand gaat met het inrichten van CRM-onderdelen, zoals Vrije velden en Relatieformulieren, is het prima om de imports van Relaties(!) in de live-omgeving te doen. Relaties zijn makkelijk te verwijderen of te overschrijven en laten geen sporen achter die je niet meer zou willen zien, nadat je Procurios definitief in gebruik hebt genomen.
Lees meer over deze module: Relaties importeren
Andere data importeren
Alle andere imports doe je binnen de module Imports. Dit vind je in het hoofdmenu onder Platform. Binnen deze module vind je een afzonderlijke Importfunctie voor elk afzonderlijk in te lezen databestand, zoals hierboven benoemd. Elke importfunctie verwacht een specifiek data-bestand. Je moet daarom de data uit het voorgaande systeem per datasoort in afzonderlijke importbestanden plaatsen.
Importeer op staging
Voer deze imports uit op de staging-omgeving! Verwijderen van deze data uit de live-omgeving kan omslachtig zijn en niet altijd door jezelf uit te voeren. Je hebt hiervoor een consultant van Procurios nodig. In dit geval kun je dat beter voorkomen.
Hoe werkt de module Imports
Je begint een import met de knop 'Start handmatig een import'. Achter elke import-functie kun je met 'informatie' en 'Voorbeeld downloaden' bekijken hoe het data-bestand er uit moet zien. Hoe je dit precies voor elkaar krijgt kunnen we niet uitleggen, omdat dat per situatie anders is. Dat is namelijk afhankelijk van hoe je data uit je voorgaande systeem er uit ziet en welke tools (zoals bijvoorbeeld Excel) je gebruikt. Als je hier zelf niet uit komt zul je een Procurios consultant moeten inschakelen.
Verbinden met Id's
De ID's die je tijdens een migratie-traject gebruikt zijn 'externe ID's', ofwel de ID's die uit je voorgaande systeem komen, of die je zelf het toegekend in het voorbereiden van je bestanden. Let op. De ID's bepalen hoe gegevens uit verschillende onderdelen met elkaar worden verbonden. Voorbeeld: Bij het importeren van een Toezegging wordt een Relatie ID gevraagd. Dit moet dan de ID zijn van de Relatie die hoort bij de betreffende Toezegging.
Test-import
Als je een bestand gereed hebt, klik je op de naam van de betreffende import-functie. Vul de gevraagde gegevens in en klik op 'Bestand testen'. Het systeem doet dan een aantal checks om er achter te komen of het kwaliteitsniveau van je bestand goed genoeg is. Bij een bestandsgrootte van meer dan 1.000 regels worden checks steekproefsgewijs uitgevoerd tot ongeveer 500 regels.
Het systeem kan niet voorkomen dat álle fouten in een bestand worden gevonden. Die verantwoordelijkheid blijft bij jezelf liggen. Afhankelijk van het resultaat van de test kun je kiezen hoe je verder gaat.
Als er sprake is van foutregels kun je deze downloaden om te ontdekken wat er mis is. Het hangt hier vaak af van eigen technisch inzicht en oplossingsvermogen. Corrigeer de fouten en probeer de import nogmaals. Net zolang tot je tevreden bent met het resultaat.