Korte samenvatting:
Ga naar Donations > Instellingen > Rapportages en klik op 'Rapport toevoegen'. Geef het filter een titel, kies een periodetype en stel eventueel extra criteria in zoals fonds, campagne of fiscale aftrekbaarheid. Na het opslaan verschijnt het filter als zoekoptie in het CRM. Daar kunnen collega's het gebruiken om donateurs te segmenteren.
In het CRM kun je relaties filteren op basis van een enkele donatie (standaardfilter). Maar soms wil je filteren op cumulatieve donaties: het totaalbedrag of het aantal donaties over een langere periode. Denk aan alle donateurs die in het afgelopen jaar meer dan 60 euro doneerden, of donateurs die drie keer of vaker hebben gegeven.
Voor dit soort zoekopdrachten maak je rapportagefilters aan. Dit is een eenmalige instelling per filter. Na het aanmaken verschijnt het filter in het CRM, waar eindgebruikers het direct kunnen toepassen.
Meer over het gebruik van deze filters lees je in het artikel: 'Hoe segmenteer ik donateurs op basis van geefgedrag?'
Voordat je begint
Het standaardfilter 'Enkele donatie' is automatisch beschikbaar in het CRM als je organisatie Donations gebruikt. Dit filter hoef je niet aan te maken. Het verschijnt in weergaven waarvoor een van de volgende instellingen geldt (CRM > Instellingen > Weergaven):
- Bij 'Velden uit andere modules' staat 'Alle beschikbare velden inschakelen' aangevinkt
- Bij 'Velden uit andere modules' staat 'Alleen geselecteerde velden inschakelen' aangevinkt, in combinatie met een vinkje bij het veld 'Fondsenwerving'
Rapportagefilters zijn aanvullend op dit standaardfilter. Je maakt ze aan wanneer je wilt filteren op cumulatieve donaties (meerdere donaties bij elkaar opgeteld).
Tot aan begin 2025 werden de zoekfilters 'cumulatieve donatie in afgelopen periode' en 'cumulatieve donatie in specifieke periode' gebruikt voor dit soort zoekopdrachten. Hiermee was het echter niet mogelijk om extra filtercriteria mee te geven als campagnes, acties of fiscale aftrekbaarheid. Het rapportagefilter dat je zelf samenstelt bij Rapportages, vervangt daarom deze oude filterwijze.
Rapportagefilter aanmaken
- Ga naar Donations > Instellingen > Rapportages
- Klik op 'Rapport toevoegen'
- Vul de volgende gegevens in:
Titel: De naam waaronder het filter verschijnt in het CRM. Kies een naam die je collega's herkennen, bijvoorbeeld 'Een of meerdere donaties' of 'Fiscaal aftrekbare giften'.
Type: Bepaalt hoe je later kunt filteren op periode:
- Vaste periode (per jaar): Filter op een specifiek jaar. Geschikt als je op jaarbasis wilt rapporteren.
- Relatieve periode (in maanden): Filter op een aantal maanden terug (bijvoorbeeld 6, 12 of 18 maanden). Geschikt als het jaartal er niet toe doet.
- Geen perioderestrictie: Geen tijdsfilter. Geschikt als je alle donaties wilt doorzoeken, ongeacht wanneer ze zijn gedaan.
Hoeveel jaar terug wil je data verzamelen? (bij vaste periode) of Welke periodes wil je maken? (bij relatieve periode): Beperk dit tot wat je nodig hebt. Hoe kleiner het bereik, hoe sneller de zoekopdracht in het CRM.
Optionele criteria: Je kunt het filter al bij het aanmaken beperken tot specifieke kenmerken:
- Fonds: Alleen donaties aan een specifiek fonds
- In campagne: Alleen donaties binnen een specifieke campagne
- Heeft dit wervingskanaal: Alleen donaties via een specifiek kanaal
- Fiscaal aftrekbaar: Alleen fiscaal aftrekbare donaties
- Periodiek: Alleen periodieke of juist alleen incidentele donaties
- Vanaf - tot bedrag: Alleen donaties boven of onder een bepaald bedrag
- Klik op 'Opslaan'
Het filter is nu beschikbaar in het CRM. Collega's kunnen het direct gebruiken om relaties te filteren.
Voorbeeld 1: Een of meerdere donaties (per jaar)
Een algemeen filter waarmee collega's in het CRM kunnen zoeken op donateurs die in een bepaald jaar hebben gedoneerd, met de mogelijkheid om te filteren op totaalbedrag en aantal donaties.
- Titel: Een of meerdere donaties
- Type: Vaste periode (per jaar)
- Optionele criteria: Geen (zo breed mogelijk)
Voorbeeld 2: Alleen fiscaal aftrekbare giften
Een filter voor Belgische organisaties die donateurs willen benaderen rond het fiscaal attest.
- Titel: Fiscaal aftrekbare giften
- Type: Vaste periode (per jaar)
- Fiscaal aftrekbaar: Ja
Belgische donateurs die meer dan 40 euro gaven aan een erkende instelling, ontvangen hiervoor een fiscaal attest. Daarmee kunnen zij belastingvermindering vragen bij de aangifte voor de inkomstenbelasting. Lees meer over het genereren van een fiscaal attest.
Voorbeeld 3: Giften in de afgelopen X maanden aan een specifiek fonds
Een filter om donateurs te vinden die meerdere keren hebben gedoneerd in de afgelopen periode.
- Titel: Incidentele giften fonds X
- Type: Relatieve periode (in maanden)
- Welke periodes: 6, 12, 18
- Fonds: Het specifieke fonds
Wil je er zeker van zijn dat je geen mensen benadert die recent al een toezegging hebben gedaan (maar waarop nog niet werd geïncasseerd), voeg dan ook een filter toe op basis van Toezeggingen in plaats van Donaties.
Voorbeeld 4: Grote giften via kerstcampagne (Marketing Automation)
Een filter om donateurs te vinden die via een specifieke campagne en wervingskanaal hebben gedoneerd.
- Titel: Giften via kerstcampagne (Marketing Automation)
- Type: Geen perioderestrictie
- In campagne: Kerstcampagne
- Heeft dit wervingskanaal: E-mailjourney
- Vanaf bedrag: 250
Eerst heb je hiervoor in 'Engagement' actiecodes aangemaakt, welke gekoppeld zijn aan de landingspagina om te geven. De links in de e-mailjourney bevatten deze codes, zodat je kunt herleiden via welke actie en welk wervingskanaal iemand tot de donatie is gekomen.
Bestaande filters bijwerken
Tot begin 2025 werden de zoekfilters 'cumulatieve donatie in afgelopen periode' en 'cumulatieve donatie in specifieke periode' gebruikt. Met die oude filters was het niet mogelijk om extra criteria mee te geven zoals campagnes, acties of fiscale aftrekbaarheid. De rapportagefilters die je zelf samenstelt, vervangen deze oude filters.
Gebruik je relatielijsten die zijn gebaseerd op de oude cumulatieve filters? Pas deze dan aan naar de nieuwe methode, zodat ze ook in de toekomst blijven werken. Onze consultants kunnen je hierbij helpen.
Verwante artikelen
- 'Hoe segmenteer ik donateurs op basis van geefgedrag?' - De rapportagefilters en het filter 'Enkele donatie' gebruiken in het CRM
- 'Een gefilterde relatielijst opslaan en instellen' - Relatielijsten opslaan en delen met collega's
- 'Eigenschappen maken op basis van filterregels' - Toon op relatiekaarten in één oogopslag de 'Financiële betrokkenheid' van een relatie. Met opties als Actieve donateur, Vaste donateur, Slapende donateur en Grote donateur. Je collega's kunnen hierna nóg makkelijker filteren.