Je wil relaties die in de afgelopen 18 maanden 3 keer doneerden, uitnodigen om vaste donateur te worden van een fonds dat aansluit bij de interesse van de persoon. Of je zoekt alle donateurs die af en toe giften van minstens 1.500 euro geven, omdat je hen wil betrekken bij een club met grote gevers.
Dankzij de uitgebreide opties om relaties te filteren op basis van donatiegedrag, stel je lijsten samen die passen bij de fondsenwervingsstrategie van jouw organisatie. Deze lijsten kun je vervolgens gebruiken voor een telemarketingcampagne, een direct mail of e-mailjourney.
De relatielijsten in het CRM van Procurios zijn te gebruiken voor veel verschillende doeleinden:
- Segmentatie van doelgroepen (zoals major donors, middle donors, incidentele gevers)
- Een selectie voor een (digitale of direct) mailing
- Een trigger voor een Marketing Automation-journey
- Toegang tot kennisartikelen op de website (paywall), een online community of een bijeenkomst
- Beschikbaarheid van goedkopere of gratis tickets voor een relatiebijeenkomst
In dit artikel leggen we aan de hand van een aantal voorbeelden uit hoe je dit soort lijsten kunt samenstellen op basis van donatiegedrag. Hiervoor maken we gebruik van het zoekfilter 'Enkele donatie' in het CRM én de zelf aangemaakte rapportagefilters waarmee gezocht kan worden op cumulatieve giften.
1. Enkele donatie
Met het zoekfilter 'Enkele donatie' maak je eenvoudige zoekopdrachten om alle relaties te vinden die een donatie hebben gedaan. Je kunt dit filter vervolgens specifieker maken door een subfilter te selecteren:
- Welke actie leidde tot de donatie
Iedereen die een gift gaf via de landingspagina die werd gecommuniceerd in een radiocommercial - Welke campagne leidde tot de donatie
Iedereen die gaf via een actie die gekoppeld was aan een specifieke wervingscampagne (of het nu de radiocommercial was of een post op Facebook) - Op welke moment de donatie gedaan werd
Iedereen met een gift in het huidige jaar - Welk bedrag de donatie had
Iedereen met een gift van minimaal 250 euro - In welk fiscaal jaar de donatie gedaan werd
Iedereen met een gift in het fiscale jaar 2024 - Aan welk fonds de donatie gegeven werd
Iedereen met een donatie in het fonds 'Betere leefgebieden voor leeuwen' - Of de donatie anoniem was
Iedereen met/zonder anonieme gift (omdat je de gegevens van deze relaties niet wil delen met de actievoerder of projectleider van het fonds) - Of de donatie fiscaal aftrekbaar was
Iedereen met een fiscaal aftrekbare gift - Of de donatie het kenmerk periodiek heeft
Iedereen met periodieke giften (op basis van een structurele toezegging) - Aan welk thema de gift verbonden werd
Iedereen die gaf naar aanleiding van een actie die de invalshoek 'dierenwelzijn' had - Van welk type de gift was
Iedereen die online doneerde, iedereen die via incasso doneerde, iedereen die met behulp van een betalingskenmerk doneerde, etc. - Via welk wervingskanaal de gift gegeven werd
Iedereen die gaf naar aanleiding van een bijsluiter bij een magazine
Dit zoekfilter is standaard beschikbaar wanneer jouw organisatie het product Donations afneemt. Het verschijnt in weergaven die voldoen aan een van de twee volgende instellingen (CRM > Instellingen > Weergaven):
- Bij 'Velden uit andere modules' staat 'Alle beschikbare velden inschakelen' aangevinkt
- Bij 'Velden uit andere modules' staat 'Alleen geselecteerde velden inschakelen' aangevinkt in combinatie met een vinkje bij het veld 'Fondsenwerving'
Voorbeeld: Alle donateurs van vorig jaar
Iedereen die in het vorige kalenderjaar minimaal 1x heeft gedoneerd wil je een jaarverslag toesturen. Het bedrag van de gift maakt je niet uit.
- Ga naar het CRM en klik op een relatielijst naar keuze, bijvoorbeeld de lijst met Alle relaties van de Weergave 'CRM'.
- Klik op 'Toon zoekfilter'
- Klik op 'Maak een nieuwe'
- Typ 'Enkele donatie' om het filter snel te vinden of scroll in de lijst met beschikbare filters naar 'Enkele donatie' onder het kopje fondsenwerving
- Selecteer 'heeft een donatie'
- Klik op 'Maak een nieuwe' om het zoekfilter te specificeren
- Selecteer 'donatiedatum' of 'fiscaal jaar'
Bij Donatiedatum selecteer je 'vorig jaar' - Bij 'fiscaal jaar' typ je het jaartal in waarin de gift gedaan moet zijn - Klik op 'Zoek'
Er verschijnt nu een lijst met alle relaties die aan de criteria van het filter voldoen. Hiermee kun je nu verschillende acties uitvoeren. Je kunt bijvoorbeeld de lijst opslaan en beschikbaar maken voor je collega's, een selectie maken of een mailmerge aanmaken.
Oei, je lijst is best wel groot. Dat is een goed teken, want er zijn veel mensen betrokken bij je doel. Het zou echter ook veel papier en verzendkosten betekenen wanneer je het jaarverslag fysiek verstuurt. Misschien kun je de doelgroep iets verkleinen? Bijvoorbeeld door verslag alleen fysiek te sturen naar mensen die in het afgelopen jaar in totaal meer dan 60 euro doneerden. Zo voorkom je dat je (meer dan) 100% van de gift aan overhead/werving besteedt.
2. Rapportagefilters voor cumulatieve donaties
Wanneer je alle relaties wil vinden die meer dan 60 euro doneerden in het afgelopen jaar, wordt de zoekopdracht ietsje complexer. Je zou het filter 'Enkele donatie' kunnen vullen met het minimumbedrag van 60 euro, maar dan vallen alle mensen die maandelijks 5 euro geven buiten de boot. Dit terwijl zij in totaal wel 60 euro gaven in het afgelopen jaar. In dit geval wil je een filter dat de rekensom voor jou maakt. Je filtert dan op de cumulatieve donatie.
In tegenstelling tot het filter 'Enkele donatie' dat standaard beschikbaar is in het CRM, maak je de filters voor cumulatieve donaties eerst zelf aan. Dit doe je via Donations > Instellingen > Rapportages.
Tot aan begin 2025 werden de zoekfilters 'cumulatieve donatie in afgelopen periode' en 'cumulatieve donatie in specifieke periode' gebruikt voor dit soort zoekopdrachten. Hiermee was het echter niet mogelijk om extra filtercriteria mee te geven als campagnes, acties of fiscale aftrekbaarheid. Het rapportagefilter dat je zelf samenstelt bij Rapportages, vervangt daarom deze oude filterwijze.
Maak je gebruik van relatielijsten die zijn gebaseerd op de filters 'cumulatieve donatie'? Dan adviseren we je om deze aan te passen naar de nieuwe methode, zodat deze ook in de toekomst blijven werken. Onze consultants kunnen je hierbij helpen.
Voorbeeld: Alle donateurs van vorig jaar die minimaal 60 euro doneerden
Binnen Rapportages klik je op 'Rapport toevoegen. In de pop-up die verschijnt, stel je het volgende in:
- Titel
Dit is de naam waaronder je het filter straks zal terugvinden in het CRM. In dit geval zou je de titel 'Een of meerdere donaties' kunnen gebruiken - Type
Hier kun je instellen of je wil kunnen filteren per maand (of 3 maanden, 6 maanden, etc.) of per jaar. In dit geval zoeken we donaties in afgelopen jaar, dus is een vaste periode voldoende. - Hoeveel jaar terug wil je data verzamelen?
Vul in tot hoever je terug wil kunnen zoeken. Door dit niet te groot te maken, verminder je de laadtijd van zoekopdrachten, omdat het platform minder rekensommen hoeft te maken. - Klik op 'Opslaan' (zoeken op het bedrag doen we in het CRM pas, dus 'vanaf-tot' laat je hier leeg)
Vanaf nu bestaat er een extra filter in het CRM met de naam 'Een of meerdere donaties'.
- Ga naar de relatielijst waarbinnen je wil filteren in het CRM
- Klik op 'Toon zoekfilter' of 'Filtering actief' (wis eventueel het zoekfilter eerst)
- Klik op 'Maak een nieuwe'
- Typ 'Een of meerdere donaties' (of zoek het filter op door langs alle filteropties te scrollen)
- Selecteer het filter
- Selecteer het voorgaande jaar
- Klik op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte van het zojuist gekozen filter en klik op 'Totaalbedrag'
- Selecteer in het tweede veld 'groter of gelijk aan'
- Vul '60' in het derde veld (bedrag)
- Klik op 'Zoek'
Je krijgt nu alle relaties te zien die meer dan 60 euro gaven in het huidige jaar, zodat je deze lijst kunt gebruiken om het jaarverslag te sturen.
Je kunt dezelfde zoekopdracht nu ook maken met een totaalbedrag van minder dan 60 euro. Deze relaties kun je het jaarverslag eventueel per e-mail versturen.
Extra voorbeelden en complexere zoekopdrachten
Het opbouwen van cumulatieve rapportagefilters geeft je de mogelijkheid om complexere zoekopdrachten te maken die aansluiten bij jouw behoefte. Ontdek onderstaande voorbeelden om meer grip te krijgen op de uitgebreide mogelijkheden.
Net voor het einde van het fiscale jaar wil je iedereen die 35 euro gaf aanmoedigen om een extra gift te geven, zodat ze én jouw goede doel steunen én voldoen aan de criteria om belastingvermindering te vragen (België).
Belgische donateurs die meer dan 40 euro gaven aan een erkende instelling, ontvangen hiervoor een fiscaal attest. Daarmee kunnen zij belastingvermindering vragen bij de aangifte voor de inkomstenbelasting.
Binnen Rapportages klik je op 'Rapport toevoegen. In de pop-up die verschijnt, stel je het volgende in:
- Titel
Dit is de naam waaronder je het filter straks zal terugvinden in het CRM. In dit geval zou je de titel 'Fiscaal aftrekbare giften' kunnen gebruiken - Type
Hier kun je instellen of je wil kunnen filteren per maand, of dat per jaar voldoende is. - Hoeveel jaar terug wil je data verzamelen?
Vul in tot hoever je terug wil kunnen zoeken. Door dit niet te groot te maken, verminder je de laadtijd van zoekopdrachten, omdat het platform minder rekensommen hoeft te maken. - Vervolgens kies je bij het veld 'Fiscaal aftrekbaar' voor 'Ja'
- Klik op 'Opslaan' (zoeken op het bedrag doen we in het CRM pas, dus 'vanaf-tot' laat je hier leeg)
Vanaf nu bestaat er een extra filter in het CRM met de naam 'Fiscaal aftrekbare giften'.
- Ga naar de relatielijst waarbinnen je wil filteren in het CRM
- Klik op 'Toon zoekfilter' of 'Filtering actief' (wis eventueel het zoekfilter eerst)
- Klik op 'Maak een nieuwe' en typ 'Fiscaal aftrekbare giften' (of zoek het filter op door langs alle filteropties te scrollen)
- Selecteer het filter 'Fiscaal aftrekbare giften'
- Selecteer het huidige fiscale jaar
- Klik op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte van het zojuist gekozen filter en klik op 'Totaalbedrag'
- Selecteer in het tweede veld 'groter of gelijk aan'
- Vul '35' in bij het derde veld (bedrag)
- Klik opnieuw op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte en klik opnieuw op 'Totaalbedrag'
- Selecteer in het tweede veld 'kleiner dan'
- Vul '40' in bij het derde veld (bedrag)
- Klik op 'Zoek'
Je krijgt nu alle relaties te zien die meer dan 35 euro gaven in het huidige jaar, maar minder dan 40 euro. Deze relaties kun je nu benaderen met een extra giftverzoek.
Je wil alle relaties die in de afgelopen 18 maanden drie keer doneerden aan een specifiek fonds, maar geen periodieke giften hebben, uitnodigen om hun incidentele gift om te zetten naar een periodieke gift.
Binnen Rapportages klik je op 'Rapport toevoegen. In de pop-up die verschijnt, stel je het volgende in:
- Titel
Dit is de naam waaronder je het filter straks zal terugvinden in het CRM. In dit geval zou je de titel 'Incidentele giften fonds X' kunnen gebruiken - Type
Hier kun je instellen of je wil kunnen filteren per maand, of dat per jaar voldoende is. We kiezen nu voor een Relatieve periode (in maanden) omdat het jaartal er nu niet toe doet. - Welke periodes wil je maken? (Komma gescheiden, in aantal maanden)
Vul in hoe specifiek je wil kunnen zoeken. In ons geval is een opbouw van 6 - 12 - 18 maanden voldoende. - Kies bij het veld 'Fonds' voor het fonds waar je binnen wil zoeken
- Kies bij het veld 'Periodiek' voor 'Nee'
- Klik op 'Opslaan'
Vanaf nu bestaat er een extra filter in het CRM met de naam 'Incidentele giften'.
- Ga naar de relatielijst waarbinnen je wil filteren in het CRM
- Klik op 'Toon zoekfilter' of 'Filtering actief' (wis eventueel het zoekfilter eerst)
- Klik op 'Maak een nieuwe'
- Typ 'Incidentele giften' (of zoek het filter op door langs alle filteropties te scrollen)
- Selecteer het filter
- Selecteer 'In de laatste 18 maanden'
- Klik op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte van het zojuist gekozen filter
- Klik op 'Aantal donaties'
- Selecteer in het tweede veld 'groter of gelijk aan' en vul '3' in bij het derde veld (aantal)
- Klik op 'Zoek'
Je krijgt nu alle relaties te zien die meer dan 3 keer doneerden in de afgelopen 18 maanden aan het door jou geselecteerde fonds, maar geen donaties hebben vanuit een periodieke toezegging. Deze relaties kun je nu benaderen met het verzoek om een structurele machtiging af te geven.
Wil je er zeker van zijn dat je geen mensen benadert die recent al een toezegging hebben gedaan (maar waarop nog niet werd geïncaseerd), voeg dan ook een filter toe op basis van Toezeggingen in plaats van Donaties.
We maken de zoekopdracht iets uitdagender:
Je wil donateurs opvolgen die minimaal 2 keer een bedrag van meer dan 250 euro doneerden als gevolg van een call-to-action in een e-mailjourney tijdens de kerstcampagne.
Eerst heb je hiervoor in 'Engagement' actiecodes aangemaakt, welke gekoppeld zijn aan de landingspagina om te geven. De links in de e-mailjourney bevatten deze codes, zodat je kunt herleiden via welke actie en welk wervingskanaal iemand tot de donatie is gekomen.
Binnen Rapportages klik je op 'Rapport toevoegen. In de pop-up die verschijnt, stel je het volgende in:
- Titel
Dit is de naam waaronder je het filter straks zal terugvinden in het CRM. In dit geval zou je de titel 'Giften via kerstcampagne (Marketing Automation)' kunnen gebruiken - Type
Hier kun je instellen of je wil kunnen filteren per maand, of dat per jaar voldoende is. We kiezen nu voor een Geen perioderestrictie, zodat we de zoekopdracht niet hoeven op te splitsen over de jaargangen. - Selecteer bij het veld 'In campagne' voor de door jou aangemaakte campagne (bijvoorbeeld 'Kerstcampagne Verblijven Europa).
- Selecteer bij het veld 'Heeft dit wervingskanaal' voor het wervingskanaal dat je inzichtelijk wilt maken (bijvoorbeeld 'E-mailjourney')
- Vul bij het veld 'Vanaf - tot bedrag' het bedrag '250' euro in bij het eerste veld (Vanaf).
Zo zorg je ervoor dat alleen donateurs zichtbaar worden die donaties deden van minimaal 250 euro. - Klik op 'Opslaan'
Vanaf nu bestaat er een extra filter in het CRM met de naam 'Giften via kerstcampagne (Marketing Automation)'.
- Ga naar de relatielijst waarbinnen je wil filteren in het CRM
- Klik op 'Toon zoekfilter' of 'Filtering actief' (wis eventueel het zoekfilter eerst)
- Klik op 'Maak een nieuwe'
- Typ 'Giften via kerstcampagne (Marketing Automation)' (of zoek het filter op door langs alle filteropties te scrollen)
- Selecteer het filter
- Klik vervolgens op 'Maak een nieuwe' in het blauw gearceerde gedeelte van het zojuist gekozen filter
- Selecteer 'Aantal donaties'
- Selecteer in het tweede veld 'groter of gelijk aan'
- Vul '2' in bij het derde veld (aantal)
- Klik op 'Zoek'
Je krijgt nu alle relaties te zien die meer dan 3 keer meer dan 250 euro doneerden in de kerstcampagne via het wervingskanaal 'E-mailjourney (Marketing Automation)'.
