Als goed doel ontvang je soms contante donaties van bekende donateurs. Denk aan iemand die tijdens een open dag of huisbezoek cash geld geeft, of een donateur die een envelop met contant geld langsbrengt. In dit artikel lees je hoe je deze contante donaties het beste kunt verwerken.
Waarom contante donaties ook in Procurios vastleggen?
Hoewel contante donaties in Procurios geen automatische koppeling hebben met je boekhouding, zijn er belangrijke redenen om ze wel in Procurios te registreren:
Voor je donateurs
- Volledig donatie-overzicht: Je donateurs krijgen een compleet overzicht van al hun donaties in de beveiligde omgeving op de website, zo weten ze dat hun gift goed is verwerkt
- Betere service: Je kunt adequaat reageren op vragen over hun volledige donatie-historie
- Automatische bedankingen: Via Marketing Automation kun je ook contante donateurs bedanken en meenemen in vervolgcommunicatie
Voor je organisatie
- Complete rapportage: Zonder registratie mis je een deel van je fondswervingsresultaten in dashboards
- Segmentatie-mogelijkheden: Je kunt contante donateurs targeten voor specifieke campagnes (bijvoorbeeld mensen die bij evenementen doneren)
- Volledige relatiegeschiedenis: Collega's zien de complete timeline van interacties met de donateur
Stap 1: Boekhouding
Als je contant geld ontvangt dat bedoeld is als donatie, adviseren we de betaling allereerst in je boekhouding te verwerken. Raadpleeg daarover eventueel de leverancier van je boekhoudpakket of je boekhouder.
Let op: Het vastleggen in Procurios vervangt niet de boekhoudkundige verwerking. Zorg ervoor dat bij het verwerken van de contante betaling in de boekhouding, dezelfde boekhoudcode wordt gebruikt als die je in Procurios gebruikt.
Stap 2: Registratie in Procurios
Je moet hier duidelijk onderscheid maken in enerzijds je boekhouding waarin alle financiële transacties geborgd moeten zijn en anderzijds de administratie rondom fondsenwerving binnen Procurios.
Wil je meerdere contante donaties achter elkaar toevoegen en zijn de donateurs al bekend in het CRM? Ga dan naar Donations in het Procurios Platform van jouw organisatie.
- Ga naar 'Donaties'
- Klik vervolgens op op 'Nieuwe donatie'
- Selecteer de betreffende donateur
- Voer de overige gegevens in, waaronder minimaal het Bedrag, de Datum, het Fiscale jaar en het Fonds
- Selecteer bij Type 'Contant'
- Zorg dat 'fiscaal aftrekbaar' niet is aangevinkt (contante giften zijn niet aftrekbaar bij de belastingaangifte)
- Klik op 'Opslaan'
Weet je niet zeker of de donateur al bekend is in Procurios? Ga dan naar het CRM.
- Zoek op de relatie
- Relatie gevonden? Bekijk de relatie via een Weergave die Donaties op de relatiekaart toont
- Geen resultaat gevonden? Voeg de relatie dan eerst zelf toe aan het CRM
- Ga naar het tabblad met daarop het onderdeel 'Donaties'
- Klik op 'Nieuwe donatie'
Registreert jouw organisatie ook Donaties in natura? Let er dan op dat je de contante donatie toevoegt bij de lijst met Donaties in geld.
- Voer de gegevens over de gift in, waaronder minimaal het Bedrag, de Datum, het Fiscale jaar en het Fonds
- Selecteer bij Type 'Contant'
- Zorg dat 'fiscaal aftrekbaar' niet is aangevinkt (contante giften zijn niet aftrekbaar bij de belastingaangifte)
- Klik op 'Opslaan'
Tip: Gaat het om een ingezameld bedrag bij een collecte/evenement en kun je deze niet aan een particuliere donateur koppelen? Koppel de donatie dan aan de collecterende organisatie of je eigen organisatie.