Een prenotificatie is een vooraankondiging die je verstuurt voordat je een automatische incasso uitvoert. Volgens de SEPA-regels voor Europese incasso's moet je deze minimaal 14 dagen van tevoren versturen. Hiermee informeer je je donateurs of leden transparant over het bedrag en de datum van de komende incasso.
Een goede prenotificatie zorgt voor vertrouwen en voorkomt vragen achteraf. Bovendien is het wettelijk verplicht voor alle SEPA-incasso's.
Tip: Meer informatie over de juridische regels en best practices vind je bij de Betaalvereniging.
Wat moet er in een prenotificatie staan?
Volgens de SEPA-regels moet een prenotificatie minimaal de volgende informatie bevatten:
Verplichte gegevens
- Bedrag dat geïncasseerd wordt
- Datum waarop de incasso plaatsvindt
- Incassant ID (creditor identifier)
- Mandaatreferentie (unieke referentie van de machtiging)
Aanbevolen aanvullende informatie
- Duidelijke omschrijving waarvoor het bedrag wordt geïncasseerd
- Contactgegevens voor vragen
- Referentie naar de oorspronkelijke machtiging
Hoe verstuur je prenotificaties vanuit Procurios?
Er zijn twee manieren om prenotificaties te versturen vanuit het Procurios Platform:
1. Digitaal
Onder Donations > Instellingen > Prenotificaties kun je een e-mailsjabloon toevoegen. Hierin stel je vast aan welke eigenschappen (criteria) een toezegging moet voldoen om via dit e-mailsjabloon te worden genotificeerd. Met andere woorden: als een toezegging voldoet aan de gestelde eigenschappen zal dit e-mailsjabloon verstuurd worden naar de betreffende relatie.
Beschikbare criteria
- Taal: Donateurs met een Engelse taalinstelling ontvangen automatisch een Engelstalige prenotificatie
- Alle fondsen (algemeen): Eén prenotificatie voor alle toezeggingen.
- Fonds: Pas je boodschap aan per fonds - bijvoorbeeld aangepaste styling of specifieke uitleg waar het fonds voor wordt ingezet
- Actie: Voor donaties gekoppeld aan specifieke acties (via het Actieplatform) of campagnes. Hiermee kun je styling afstemmen op de campagne of de naam van de actievoerder benoemen
Als er geen e-mailadres van de relatie bekend is, wordt er uiteraard ook geen e-mail verstuurd.
Iedereen die geen digitale prenotificatie ontvangt, kan alsnog via MailMerge worden aangeschreven.
Let op: Een prenotificatie wordt vaak náást een bedankmail verstuurd. Zorg daarom dat de inhoud van beide e-mails complementair is en niet identiek.
Beschikbare veldcodes
Bij het opstellen van je e-mailsjabloon kun je de volgende veldcodes gebruiken:
| Veldcode | Beschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Aanhef | De aanheffen die je hebt ingesteld in het CRM | |
| Frequentie | Hoe vaak geïncasseerd | ‘maandelijks’, ‘jaarlijks' |
| Bedrag | Te incasseren | ‘€ 15,00' |
| Rekeninghouder | Naam van de rekeninghouder | |
| Rekeningnummer | IBAN van de relatie | |
| Mandaat | Mandaatreferentie | Unieke referentie |
| Datum van ondertekening | Wanneer mandaat werd getekend | |
| Incassant ID | Het ID waarmee je bekend staat bij de bank | |
| Incassantnaam | Naam van je organisatie | |
| Incassant IBAN | IBAN van je organisatie | |
| (Eerste) instructiedatum | Datum van incasso |
Je kunt de veldcodes toevoegen aan de e-mailinhoud door ze te selecteren via het uitklapmenu in de e-maileditor.
MailMerge
Voor donateurs zonder e-mailadres of wanneer je fysieke post wilt versturen, gebruik je de Mail Merge functie. Deze werkt volgens hetzelfde principe als het MailMerge product.
Waar vind je dit? Ga naar Donations > Prenotificatie voor een overzicht van alle toezeggingen die nog niet zijn geprenotificeerd.
Let op: In MailMerge zal eerst een sjabloon moeten worden geüpload waarin je de betreffende velden hebt opgenomen. Door deze velden vervolgens te koppelen aan de juiste informatie uit Procurios, kun je de brieven/databestanden gemakkelijk gebruiken via onderstaande instructies.
Mail merge maken
Met de knop 'Mail merge maken' start je het proces om de relaties die niet via e-mail geprenotificeerd konden worden, alsnog te prenotificeren per post.
Nadat je hebt gekozen om de mail merge te maken, krijg je de mogelijkheid om het juiste sjabloon voor de prenotificatie te kiezen.
Eventueel kun je ook aangeven dat er een Contactmoment aangemaakt moet worden, zodat je collega's in het CRM makkelijk kunnen terugzien dat er communicatie is uitgestuurd naar de klant. Wanneer de relaties vervolgens bellen om meer informatie, is de inhoud van het bericht terug te zien.
- Samengevoegde documenten: Voor het zelf printen en versturen van brieven
- Download brondata: Voor het uitbesteden aan een externe postverwerker
Markeren als geprenotificeerd
Nadat je de MailMerge hebt gedownload, voer je nog één stap uit: je markeert de betreffende relaties als geprenotificeerd. Hierbij kun je zelf een prenotificatiedatum kiezen, bijvoorbeeld de datum waarop je verwacht dat de brief bij de betreffende donateur op de mat zal vallen.
