Wil je voor een groep relaties dezelfde wijziging doorvoeren? Bijvoorbeeld een vinkje aanzetten bij alle leden? Of wil je inactieve relaties archiveren? Dan hoef je dat niet één voor één te doen. Met een bulkbewerking pas je meerdere relaties tegelijk aan.
Wanneer gebruik je een bulkbewerking?
Een bulkbewerking is handig in deze situaties:
- Je wil inactieve relaties archiveren of verwijderen.
- Je hebt een nieuw veld toegevoegd en wilt dit invullen voor bestaande relaties.
- De indeling van je organisatie verandert. Bijvoorbeeld: iedereen met nieuwsbrief A moet voortaan nieuwsbrief B ontvangen.
- Je wil voor een groep relaties een gebruikersaccount aanmaken, zodat zij kunnen inloggen.
Let op: Een bulkbewerking kun je niet/moeilijk ongedaan maken. Zorg dus dat je weet wat je doet. Twijfel je? Vraag dan een tijdelijke testomgeving aan bij Procurios om de bewerking eerst te testen.
Stap 1: Selecteer de relaties die je wilt bewerken
Voordat je een bulkbewerking start, bepaal je eerst welke relaties je wilt aanpassen.
Vanuit een relatielijst
Ga naar CRM > Relaties en open een bestaande relatielijst. Of maak een nieuw filter aan om de juiste relaties te selecteren. Meer hierover lees je in het artikel Relaties filteren en relatielijsten samenstellen.
Klik op 'Bulkbewerking' boven de relatielijst.
Zie je de knop 'Bulkbewerking' niet? Overleg dan met de functioneel beheerder van jouw organisatie of het nodig is dat jij hier toegang toe krijgt.
Vanuit een selectie
Heb je al een selectie met de relaties die je wilt bewerken? Ga dan naar CRM > Selecties en open de selectie. Klik op 'Bulkbewerking' in de balk met acties.
Stap 2: Start de bulkbewerking
Je ziet nu een overzicht met alle mogelijke bewerkingen.
Welke bewerkingen kun je uitvoeren?
Eigenschappen wijzigen
Kies deze optie als je voor alle relaties dezelfde wijziging wilt doorvoeren. Je vult dan één keer in wat er moet veranderen. Het systeem past dit toe op alle relaties in je lijst.
Bovenaan zie je hoeveel relaties worden aangepast. Je kunt op 'Toon relaties' klikken om te controleren welke relaties dit zijn.
Kies deze optie als je voor elke relatie andere waarden wilt invullen. Je doorloopt de relaties dan éen voor één, maar hoeft niet steeds terug te klikken naar de lijst. Per relatie zie je een formulier waarin je de gegevens kunt aanpassen.
Dit is handig als je bijvoorbeeld bij 20 relaties het telefoonnummer wilt bijwerken, maar elk telefoonnummer is anders.
In het eerste scherm kies je welke velden je graag zou aanpassen. Daarna pas je de relaties stuk voor stuk aan.
Kies deze optie als je voor alle relaties dezelfde wijziging wilt doorvoeren. Je vult dan één keer in wat er moet veranderen. Het systeem past dit toe op alle relaties in je lijst.
Bovenaan zie je hoeveel relaties worden aangepast. Je kunt op 'Toon relaties' klikken om te controleren welke relaties dit zijn.
Hoe werkt het aanpassen van velden?
Je ziet een overzicht van alle beschikbare velden. Per veld geef je aan wat er moet gebeuren:
- Aan/uit-vinkjes: Vink eerst het vakje rechts aan om aan te geven dat je dit veld wilt wijzigen. Kies daarna of het vinkje aan of uit moet staan.
- Keuzelijsten: Bij velden met meerdere opties zie je drie kolommen: 'Uitvinken', 'Ongewijzigd' en 'Aanvinken'. Standaard staan alle opties op 'Ongewijzigd'. Selecteer 'Aanvinken' om een optie toe te voegen, of 'Uitvinken' om een optie te verwijderen.
- Tekstvelden: Vul de nieuwe waarde in. Let op: dit overschrijft de bestaande waarde bij alle relaties.
Tip: Controleer vooraf of een veld niet gekoppeld is aan andere functionaliteiten. Bijvoorbeeld: zet een vinkje een Marketing Automation journey in werking? Is dat de bedoeling, dan is dat prima. Is dat niet de bedoeling? Deactiveer de journey dan eerst. Lees meer in: Een actieve journey pauzeren of deactiveren.
Relaties archiveren
Kies 'Archiveer alle relaties' om relaties te verplaatsen naar het archief. Dit doe je bijvoorbeeld bij personen die geen lid of donateur meer zijn.
Bij het archiveren vraagt het systeem om een reden. Ook zie je meldingen over gekoppelde gegevens:
- Incasso-afspraken: Lopende incasso-afspraken worden stopgezet.
- Toezeggingen: Openstaande toezeggingen worden gearchiveerd.
- Facturen: Bij openstaande facturen moet je aangeven of je de relatie toch wilt archiveren.
- Eigenaarschap: Als de relatie eigenaar is van objecten (zoals documenten), moet je een nieuwe eigenaar kiezen.
- Communitygegevens: Je kiest of likes, berichten en reacties verwijderd of behouden moeten worden.
- Functietoekenning: Heeft de relatie een functie? Dan kun je hier een einddatum opgeven.
Vink onderaan 'Ik bevestig dat ik deze relaties wil archiveren' aan en klik op 'Archiveer relaties'.
Meer informatie vind je in Relaties archiveren of verwijderen.
Relaties verwijderen
Let op: Deze optie is alleen beschikbaar voor SuperUsers.
Kies 'Verwijder alle relaties' om relaties definitief uit de database te verwijderen. Dit kun je niet ongedaan maken. Gebruik deze optie alleen als je zeker weet dat je de gegevens niet meer nodig hebt.
Meer informatie vind je in Relaties archiveren of verwijderen.
Gebruikersaccounts beheren
Met de volgende opties beheer je de toegang van relaties tot je platform:
Maak gebruikers
Hiermee maak je voor alle relaties in de lijst een gebruikersaccount aan. Zij ontvangen een e-mail waarmee ze kunnen inloggen. Je kiest welk type account je aanmaakt. Welke accounts beschikbaar zijn is afhankelijk van hoe jouw organisatie dit heeft ingericht.
Tip: lees ook 'Toegang geven tot het Procurios Platform van jouw organisatie'.
Reset wachtwoord
Hiermee stuur je alle relaties een e-mail om hun wachtwoord opnieuw in te stellen. De eerste keer dat je dit doet, vul je de gegevens van de afzender in.
Verwijder gebruiker
Hiermee verwijder je de gebruikersaccounts van de relaties. De relaties blijven bestaan in je CRM, maar kunnen niet meer inloggen. Hun e-mailadres komt weer vrij voor een nieuw account.
Blokkeer gebruikers (tijdelijk)
Hiermee blokkeer je de accounts tijdelijk. De relaties kunnen niet inloggen en zien een melding dat hun account geblokkeerd is. Je kunt de blokkade later weer opheffen. Dit is handig als je tijdelijk de toegang wilt beperken zonder het account te verwijderen.
Meer over gebruikersbeheer vind je in Gebruikersaccounts blokkeren of verwijderen.