De registraties voor jouw bijeenkomst komen binnen en de lijst vult zich. Ineens krijg je een telefoontje: een ouder verenigingslid komt er niet helemaal uit met het invullen van het online registratieformulier. Het lid vraagt of ze zich ook telefonisch kan aanmelden. Het antwoord is: ja.
Een dag voor de bijeenkomst laat één van de deelnemers weten dat hij toch niet kan komen in verband met ziekte. Je zoekt de relatie daarom op tussen de lijst met deelnemers om de aanmelding aan te passen.
De aanmeldingsstatus van een deelnemer wijzigen
Ga naar Meetings & Events en open de bijeenkomst waar het om gaat. Ga vervolgens naar het tabblad Deelnemers. Nu zie je een overzicht met iedereen die eerder aan de deelnemerslijst werd toegevoegd als doelgroep of naar aanleiding van hun aanmelding.
In het filter aan de rechterzijde zoek je de relatie op van wie je de aanmelding wilt wijzigen. Vervolgens zie je de relatie verschijnen in het overzicht van deelnemers.
Afhankelijk van de instellingen voor aanmelding (onder Tickets & Aanmelden) zie je naast de deelnemer enkele knoppen:
Is registratie alleen mogelijk door de relatie zelf? Dan vind je op het deelnemersoverzicht direct een mogelijkheid om te bewerken via het potlood-icoon.
Hier kun je vervolgens handmatig iemands aanmelding, aanwezigheid en overige registratie-informatie (zoals debiteur of ticketsoort) wijzigen.
Is het mogelijk om meerdere personen tegelijk te registreren? Dan vind je naast de deelnemers mogelijk een bekijk-icoon in plaats. Hiermee klik je door naar de aanmelding.
Je komt nu terecht op de pagina over de aanmelding die hoort bij de deelnemer. Wanneer de deelnemer is aangemeld in een groep, zie je een overzicht van de diverse deelnemers.
Klik bij de persoon die je wilt bewerken op het wijzig-icoon. Hier kun je vervolgens handmatig iemands aanmelding, aanwezigheid en overige registratie-informatie (zoals debiteur of ticketsoort) wijzigen.
Wijzigingen doorvoeren bij een deelnemer
Nadat je klikt op het wijzig-icoon om de deelnemer te wijzigen, krijg je verschillende opties te zien.
- Is uitgenodigd
Wanneer je de doelgroep van de bijeenkomst via Meetings & Events hebt uitgenodigd, is het antwoord 'Ja'. - Is aangemeld
Hier krijg je vijf opties te zien om de aanmeldstatus te wijzigen:- Geen reactie:
Wanneer mensen uit de doelgroep van de bijeenkomst nog niet hebben laten horen of zij wel of niet zullen deelnemen. - Aangemeld:
Wanneer mensen zich expliciet hebben aangemeld voor de bijeenkomst (zowel vanuit de doelgroep als relaties die zich nieuw registreren via de website). - Afgemeld:
Wanneer mensen uit de doelgroep expliciet aangeven dat zij niet komen. - Reservelijst:
Wanneer er geen beschikbare plekken meer waren, maar mensen wel graag zouden deelnemen. - Geannuleerd:
Wanneer mensen zich eerder hadden aangemeld, maar deze aanmelding moesten annuleren. Afhankelijk van je annuleringsvoorwaarden en ingestelde betaalwijze, moeten deze relaties mogelijk een creditfactuur/(gedeeltelijke) terugbetaling ontvangen.
- Geen reactie:
- Stuur e-mail
Wanneer je de aanmeldingsstatus wijzigt en wilt dat de bijbehorende bevestigingsmail verstuurd wordt (indien geactiveerd onder Instellingen > E-mailcommunicatie) nadat je het wijzigingsformulier opslaat. - Was aanwezig
Na afloop van de bijeenkomst kun je hiermee alle relaties die niet kwamen opdagen op 'Nee, afwezig' zetten en de overige deelnemers op 'Ja, aanwezig'. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat ook mensen die niet kwamen opdagen (no-show) een bewijs van deelname of certificaat ontvangen. Ook kun je mensen die niet kwamen opdagen eventueel een e-mail sturen.
Om de administratie compleet te maken kun je bij Notitie een opmerking plaatsen voor intern gebruik. Hier kun je bijvoorbeeld de reden van annulering invullen.
Wijzigingen in bulk doorvoeren
Het is ook mogelijk om enkele eigenschappen van deelnemers in bulk te wijzigen. Hiervoor ga je naar het tabblad Deelnemers.
Via het filter aan de rechterzijde van het scherm zorg je ervoor dat in je overzicht alleen de relaties overblijven die je in bulk wilt wijzigen. Via de eerste kolom van de tabel kun je aangeven of je vervolgens iedereen wil selecteren om in bulk te wijzigen of alleen de relaties die je één voor een toevoegt aan de selectie.
Nadat je tevreden bent over de selectie klik je op 'Status wijzigen van deelnemers'.
Er verschijnt vervolgens een nieuw scherm met de wijzigingsopties voor de geselecteerde deelnemers. Zo kun je in 1x drie mensen van de status 'Reservelijst' aanpassen naar 'Aangemeld' of na afloop van de bijeenkomst alle afwezige deelnemers als zodanig registreren.
Manueel een relatie aanmelden
Het is ook mogelijk om relaties handmatig aan te melden voor de bijeenkomst. Om manueel een relatie aan te melden, ga je naar het tabblad Aanmeldingen en klik je op de knop 'Aanmelding toevoegen'.
Selecteer de relatie die je wilt aanmelden (verplicht) en kies de bijpassende aanmeldingsstatus. In dit geval ga je voor de optie 'Aangemeld'.
Kun je de relatie die je wil toevoegen niet vinden? Dan kan het zijn dat de relatie nog niet in het CRM staat. Ga naar het CRM om daar een nieuwe relatie toe te voegen.
Afhankelijk van het gebruik van tickets en of programma-onderdelen verplicht gekozen moeten worden, verschijnen er na het klikken op 'Aangemeld' extra velden om in te vullen.
Optioneel kan worden aangegeven of de relatie een bevestigingsmail moet ontvangen over de aanmelding (indien ingesteld/geactiveerd onder Instellingen > E-mailcommunicatie) en of de deelnemer zichtbaar moet worden in het deelnemersoverzicht.
Vink 'Toon in deelnemersoverzicht' niet zomaar aan als de relatie die je wilt aanmelden hier niet expliciet toestemming voor gegeven heeft. Afhankelijk van instellingen bij Instellingen > Weergave is de deelnemerslijst publiek beschikbaar, voor alle ingelogde gebruikers of voor de ingelogde overige deelnemers van de bijeenkomst.
