Je organiseert een reis voor sympathisanten van je organisatie. De aanmeldpagina's staan klaar op je website. Nu wil je deelnemers gaan uitnodigen voor de bijeenkomst. Hiervoor bestaat de mogelijkheid om een doelgroep samen te stellen op het tabblad 'Deelnemers'. Van hen wil je graag expliciet horen of zij zich willen aanmelden of afmelden.
Om een doelgroep samen te stellen en de reacties op jouw uitnodiging te monitoren, open je de bijeenkomst in Meetings & Events.
Om helemaal klaar te zijn voor een succesvolle uitnodiging, vink je onder Tickets & Aanmelden de optie aan dat deelnemers zich expliciet kunnen afmelden. Dit zorgt ervoor dat op de pagina van de bijeenkomst niet alleen een aanmeldknop staat, maar ook een afmeldknop. Doordat relaties die je straks uitnodigt, proactief reageren op je uitnodiging, weet jij zo snel mogelijk of je op voldoende aanmeldingen kunt rekenen.
Doelgroep samenstellen
Als je een Bijeenkomst gaat organiseren en je wilt deelnemers uitnodigen, moet je eerst een doelgroep samenstellen met de relaties die je uit wilt nodigen. Dit doe je vanaf het tabblad Deelnemers bij de bijeenkomst die het betreft.
Als je nog niet eerder een doelgroep hebt bepaald en er nog geen aanmeldingen zijn gedaan, is het deelnemersoverzicht leeg. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien. Klik op 'Doelgroep samenstellen' om een doelgroep samen te stellen.
Je kunt een doelgroep samenstellen op basis van een selectie, een relatielijst of door losse relaties toe te voegen. Kies de juiste relaties en klik op 'Opslaan'.
Zodra je een bepaalde doelgroep hebt samengesteld, worden alle relaties toegevoegd aan de bijeenkomst. Je krijgt nu een ingevulde tabel te zien met de gekozen relaties.
Je kunt deze tabel sorteren door op de kolom te klikken waarop je wilt sorteren, bijvoorbeeld op 'Naam' of op 'Is aangemeld'. Je kunt deze tabel ook filteren met het filter aan de rechterkant van het scherm.
Als je een doelgroep hebt samengesteld, is deze niet direct uitgenodigd. Om een doelgroep uit te uitnodigen, kun je een mail sturen. Lees meer over Bezoekers / doelgroep een mailing sturen
Doelgroep bewerken
Je kunt een doelgroep ook nog bijwerken door er lijsten met deelnemers aan toe te voegen. Dat doe je door op de knop 'Doelgroep bijwerken' te klikken en een lijst of selectie toe te voegen.
Wil je de nieuw toegevoegde relaties ook nog een uitnodiging sturen, maar verstuurde je eerder al een uitnodiging naar de eerdere doelgroep? Houd er dan rekening mee dat de nieuw toegevoegde relaties nu tussen de andere deelnemers in de lijst staan. Je zult de andere deelnemers er dus eerst nog tussenuit moeten filteren.
Vink hiervoor in het filter aan de rechterkant aan 'Nee, is niet uitgenodigd' en 'Geen reactie'. Deelnemers die zichzelf hebben aangemeld door een registratie op de website, zijn tenslotte ook niet uitgenodigd. Maar die hebben wel een reactie, namelijk 'Aangemeld' (of 'Afgemeld'). Met dit filter heb je dus de lijst van mensen die nog geen uitnodiging hebben gehad, en ook nog niet zijn aan- of afgemeld. Die mensen kun je vervolgens een mailing sturen, door op de puntjes naast de knoppen 'Doelgroep bijwerken' en 'Status wijzigen van deelnemers' te klikken en te kiezen voor 'Mailing maken'.
Deelnemers beheren
De registraties voor jouw bijeenkomst komen binnen en de lijst vult zich. De meeste relaties geven zelf via de website hun aanmelding of afmelding door, maar niet iedereen. Toch hoorde je 'toevallig' bij een overleg dat een van de genodigden niet kan komen. Je kunt zijn deelnemerschap aan de bijeenkomst dan handmatig aanpassen naar de aanmeldingsstatus 'Afgemeld'. In dit artikel lees je hoe je dit kunt doen.