Voor het bezoeken van bijeenkomsten moeten bezoekers in veel gevallen betalen. Men betaalt een x bedrag voor de entree, maar wellicht ook voor afzonderlijke programma-onderdelen. Dat kun je allemaal inrichten binnen Meetings & Events. Dit artikel beschrijft de mogelijkheden die het Procurios Platform hierin biedt, wat er (eenmalig) ingericht moet worden om het werkend te krijgen en hoe de werkprocessen er vervolgens uitzien.
Het artikel Kaarten/tickets aanmaken beschrijft specifiek welke mogelijkheden je hebt om verschillende soorten kaarten/tickets in te stellen voor een bijeenkomst.
De betaalopties
Binnen Meetings&Events zijn 3 betaalopties te kiezen:
- Verwerk geen betalingen: Bij gratis evenementen of als betaling buiten Procurios om wordt afgehandeld kies je deze optie. Dit betekent dat er geen facturen in Procurios worden aangemaakt en ook dat banktransacties voor dit evenement niet binnen Procurios worden verwerkt.
-
Betaling tijdens aanmelden: De aanmelder betaalt via een online betaalmethode (iDeal, Mollie, Buckaroo, etc) en de aanmelding kan pas worden voltooid als de betaling is voldaan.
De optie voor betalen tijdens het aanmelden is bij sommige oudere klantomgevingen niet automatisch beschikbaar. Zie je deze optie niet, neem dan contact op met Support door een ticket aan te maken. Verwijs in het ticket dmv. de url naar dit helpcenter-artikel en vraag om de module hiervoor te installeren. (technische modulenaam: mod_invoice_payment) - Facturatie na aanmelden: De aanmelder betaalt zijn reservering n.a.v. een ontvangen factuur. Jij bepaalt zelf wanneer de factuur wordt verstuurd: direct na aanmelding, vlak voor het evenement of na het evenement.
Kies de betaaloptie
- Open de betreffende Bijeenkomst in het platform
- Klik op het tabblad 'Tickets en Aanmelden' en kies het onderdeel 'Betaalopties'
- Selecteer hier de betaaloptie van jouw keuze
Hieronder beschrijven we per optie hoe dit werkt en wat je verder nog moet doen. Scroll daarom door naar de gekozen betaaloptie.
1. Verwerk geen betalingen
Bij deze optie zijn we uiteraard snel klaar. Er hoeft namelijk geen betaling verwerkt te worden. Realiseer je wel dat als je binnen een ander systeem de betaling afhandelt er binnen Procurios geen facturen worden aangemaakt.
2. Betaling tijdens aanmelden
Wanneer je deze optie selecteert zijn de volgende opties van belang om aan te geven:
- Betaalmethodes: Uit welke methodes mag de aanmelder kiezen om te betalen? (bijv. incasso, iDeal, Paypal, ...). Deze betaalmethodes moet je binnen Finance inrichten voordat je ze hier kunt selecteren. Lees hier meer over Getting started met online betaalmethodes
- Administratie: Alleen als je meer dan één Administratie hebt, zie je deze optie. Dit is de financiële administratie waarbinnen de omzet voor deze Bijeenkomst geboekt moet worden. Zeer waarschijnlijk is dit reeds ingericht. Heb je meerdere Administraties, overleg dan met de boekhouder welke je hier moet gebruiken.
- Kostenplaats: Als er in de boekhouding wordt gewerkt met kostenplaatsen en dit is ingericht in je Administratie, dan kun je hier aangeven op welke kostenplaats de inkomsten van de Bijeenkomst moeten worden geboekt.
- Product: Aan een (administratief) product is gewoonlijk een grootboekrekening gekoppeld, wat dus bepaalt waar de betalingen op worden geboekt.
- Factuur template: Welke sjabloon moet worden gebruikt om de factuur aan te maken?
3. Facturatie na aanmelden
Als je deze optie selecteert, kun je kiezen om het aanmaken van facturen volledig automatisch te laten verlopen of dat in de hand te houden door handmatig facturen en/of factuuropdrachten aan te maken.
Wat betreft betaalopties kun je in dit geval aangeven of er betaald kan worden middels automatische incasso of dat dat zelfs verplicht is. Wordt er niet gekozen voor automatische incasso dan kan er bij het versturen van de factuur ook andere (online) betaalopties worden aangeboden. Zie verderop in dit artikel.
Administratie: Alleen als je meer dan één Administraties hebt zie je deze optie. Dit is de financiële administratie waarbinnen de omzet voor deze Bijeenkomst geboekt moet worden. Zeer waarschijnlijk is dit reeds ingericht. Heb je meerdere Administraties, overleg dan met de boekhouder welke je hier moet gebruiken.
Kostenplaats: Als er in de boekhouding wordt gewerkt met kostenplaatsen en dit is ingericht in je Administratie, dan kun je hier aangeven op welke kostenplaats de inkomsten van de Bijeenkomst moet worden geboekt.
Financieel overzicht
Onder Financieel > Inkomsten vind je een overzicht van alle inkomsten van de bijeenkomst:
- Een subtotaal per kaart
- Een algemeen totaal van de gehele bijeenkomst
Facturatieproces
Hoe en wanneer een factuur voor een Bijeenkomst wordt aangemaakt is afhankelijk van de betaaloptie die je kiest.
- Verwerk geen betalingen: Hier wordt uiteraard geen factuur aangemaakt
- Betaling tijdens aanmelden: Er wordt direct een factuur aangemaakt bij het (online) betalen van de reservering en heeft uiteraard direct de status betaald. De deelnemer ontvangt deze factuur direct bij zijn bevestigingsmail.
- Facturatie na aanmelden: Er wordt een factuur aangemaakt nadat de reservering is aangemaakt. Via het reguliere facturatieproces kan de factuur worden verzonden en kan de debiteur zijn factuur betalen. Afhankelijk van de keuze bij Betaalopties kun je aangeven dat je dit proces deel handmatig wilt uitvoeren.
Handmatig factuuropdracht of facturen aanmaken
Als je bij de Betaalopties van je bijeenkomst hebt aangegeven dat er factuuropdrachten moeten aangemaakt worden, of dat je handmatig gaat factureren, dan doe je dit binnen de Bijeenkomst onder Financieel > Facturatie.
Dit proces verloopt in twee stappen:
Klik op Genereer facturen voor onderstaande aanmeldingen (1)
Ga naar het tabblad Factuuropdrachten (1) een klik op Verwerk factuuropdrachten van onderstaande aanmeldingen (2). Vervolgens worden er factuuropdrachten of facturen (naargelang je instellingen) aangemaakt in Facturatie onder Finance.
Lees hier verder hoe je deze factuuropdrachten verder verwerkt.
