Korte samenvatting:
Voeg een uniek nummer of veldwaarde toe aan het onderwerp van je resultaat-e-mail. Dan behandelen e-mailprogramma's zoals Gmail en Outlook elke inzending als een apart bericht.
Elke keer dat iemand een formulier invult, ontvang je een resultaat-e-mail. Handig, maar programma's Gmail en Outlook zien dat al die e-mails hetzelfde onderwerp hebben. Ze groeperen ze dan automatisch in één conversatie.
Dat betekent: je ziet niet tien losse inzendingen, maar één gespreksthread met tien berichten erin. Dat maakt het lastig om inzendingen apart te bekijken, te verwerken of door te sturen.
De oplossing: zorg voor een uniek onderwerp
Je lost dit op door het onderwerp van elke inzending uniek te maken. Dat doe je met een veldcode: een stukje code dat Procurios automatisch vervangt door een waarde uit de inzending. Er zijn twee handige opties.
Optie 1: uniek nummer (aanbevolen)
Procurios kent elke inzending automatisch een uniek nummer toe. Gebruik het token ##surveyReactionId## in het onderwerp. Elke e-mail krijgt dan een ander nummer. Bijvoorbeeld:
- Contactformulier inzending #1042
- Contactformulier inzending #1043
- Contactformulier inzending #1044
Dit is de eenvoudigste oplossing. Het nummer zegt verder niets over de inhoud, maar zorgt er wel voor dat elke e-mail als apart bericht wordt behandeld.
Tip: Je kunt ##surveyReactionId## ook gebruiken in de tekst van de e-mail naar de invuller van het formulier. Mocht er een reply komen, dan kun je snel terugvinden om welke inzending het gaat.
Optie 2: een veldwaarde in het onderwerp
Je kunt ook een waarde uit het formulier zelf in het onderwerp zetten. Bijvoorbeeld de naam van de invuller. Het onderwerp wordt dan: Verzoek van: Jan de Vries. Dat maakt de e-mail meteen herkenbaar.
Gebruik hiervoor de veldcode van het betreffende veld, bijvoorbeeld ##453: Naam ##. Welke veldcodes beschikbaar zijn, zie je via 'Voeg veld in' bij het instellen van de e-mail.
Let op: Bij Forms & Surveys is ieder veld uniek. Dit betekent dat veldcodes ook een unieke naam hebben. Klik op 'Voeg veld in' naast E-mailonderwerp om de veldcode van een formulierveld toe te voegen.
Deze optie werkt goed als de ingevulde waarde altijd verschilt per inzending. Vul iedereen hetzelfde in? Dan lost dit het groeperingsprobleem niet op.
Onderwerpregel instellen
- Ga naar CMS > Forms & Surveys > Formulieren en open het gewenste formulier.
- Klik op 'Bewerken'.
- Ga naar de tab 'Verwerking van het formulier'.
- Vink de gewenste e-mailoptie aan. Er verschijnen extra velden voor die e-mail.
- Voeg bij het veld Onderwerp
##surveyReactionId##toe of klik op de veldcode naar keuze via 'Voeg veld in'. - Klik op 'Opslaan'.