Korte samenvatting:
Kies een peiling voor een snelle poll met één vraag. Kies een formulier voor meerdere vragen. Bij formulieren kun je kiezen voor geavanceerd als je slimme regels nodig hebt, zoals vragen die alleen bij bepaalde antwoorden verschijnen.
Je wilt feedback verzamelen via je website. Of bezoekers kunnen via een formulier contact opnemen. Voor dit soort formulieren gebruik je Forms & Surveys. Deze formulieren zijn niet gekoppeld aan je CRM. De antwoorden bewaar je tijdelijk en kun je exporteren naar Excel.
Bij Forms & Surveys maak je eerst een keuze: wil je een peiling of een formulier? In dit artikel lees je wanneer je wat kiest.
Let op: wil je gegevens in het CRM opslaan? Forms & Surveys is bedoeld voor formulieren zonder CRM-koppeling. Wil je dat ingevulde gegevens wél als relatie in het CRM komen? Of moeten ingelogde gebruikers hun eigen gegevens kunnen wijzigen? Gebruik dan geen Forms & Surveys, maar een registratie- of profielformulier. Lees meer in het artikel: 'Registratie- en profielformulieren: bezoekers laten inschrijven en gegevens beheren'.
Peiling
Een peiling is een simpele poll met n vraag. Perfect voor een snelle stemming of mening.
Gebruik een peiling voor:
- 'Welk thema moeten we volgende maand behandelen?'
- 'Hoe tevreden ben je over ons evenement?' (schaal 1-5)
- 'Wat vind je van de nieuwe website?'
Kenmerken
- Eén vraag
- Simpele antwoordopties (meerkeuze of schaal)
- Snel op je website te plaatsen
- Resultaten direct zichtbaar
→ Geschikt wanneer je een snelle mening wilt peilen zonder uitgebreide vragen.
Formulier
Een formulier gebruik je wanneer je meerdere vragen wilt stellen. Bijvoorbeeld voor een contactformulier, feedbackformulier of uitgebreide enquête.
Bij formulieren kies je tussen eenvoudig en geavanceerd. Deze keuze maak je bij het aanmaken van het formulier.
Wanneer kies je een eenvoudig formulier?
Kies eenvoudig wanneer alle bezoekers dezelfde vragen zien en je geen speciale regels nodig hebt.
Gebruik een eenvoudig formulier voor:
- Contactformulier zonder condities
- Aanvraag informatiemateriaal
- Korte feedback na een event (zonder vervolgvragen)
- Simpele inschrijfformulieren
- Klachtenformulieren
Voorbeeld: Een museum heeft een contactformulier met de velden: naam, e-mail, telefoonnummer en vraagtekst. Iedereen vult hetzelfde formulier in. De mail gaat altijd naar dezelfde medewerker of mailbox.
Wanneer kies je een geavanceerd formulier?
Kies geavanceerd wanneer het formulier zich moet aanpassen, of wanneer je gegevens uit het CRM wilt ophalen.
Gebruik een geavanceerd formulier voor:
- Contactformulier waar vragen naar verschillende afdelingen gaan
- Tevredenheidsenquête met vervolgvragen bij ontevreden antwoorden
- Evaluatieformulier voor ingelogde leden (gegevens al ingevuld)
- Aanvraagformulier dat andere vragen toont afhankelijk van eerste keuze
Voorbeeld 1: Enquête met conditionele vragen
Een sportvereniging vraagt: 'Ben je tevreden over het aanbod?' Als iemand 'Nee' antwoordt, verschijnt de vraag: 'Wat kunnen we verbeteren?' Bij 'Ja' slaat het formulier deze vraag over.
Voorbeeld 2: Verschillende afdelingen
Een organisatie heeft een contactformulier. De eerste vraag is: 'Waar gaat je vraag over?' Kiest iemand 'Lidmaatschap'? Dan gaat de mail naar ledenadministratie. Kiest iemand 'Evenement'? Dan gaat de mail naar de evenementencoördinator.
Voorbeeld 3: Gegevens voorinvullen
Leden vullen een evaluatieformulier in. Als ze ingelogd zijn, staan hun naam en e-mailadres al ingevuld. Ze hoeven alleen de evaluatievragen te beantwoorden.
Extra mogelijkheden bij geavanceerd
1. Zichtbaarheidsregels
Vragen verschijnen alleen bij een bepaald antwoord. Dit maakt je formulier overzichtelijker en relevanter.
2. Gegevens voorinvullen uit het CRM
Het formulier haalt gegevens op voor ingelogde gebruikers. Zij hoeven niet opnieuw hun naam en adres in te vullen.
Let op: Als ze iets wijzigen in het formulier, verandert het CRM niet. Het haalt alleen informatie op voor het gemak. Wil je dat wijzigingen wél in het CRM komen? Gebruik dan een profielformulier.
3. Slimme e-mailnotificaties
De notificatie gaat naar verschillende collega's, afhankelijk van het antwoord.
Hulp bij het kiezen
Stel jezelf deze vragen:
- Moeten sommige vragen alleen bij bepaalde antwoorden verschijnen? → Ja = Geavanceerd
- Wil je voor ingelogde gebruikers velden voorinvullen? → Ja = Geavanceerd
- Moeten notificaties naar verschillende mensen afhankelijk van het antwoord? → Ja = Geavanceerd
- Zien alle bezoekers dezelfde vragen en gaan alle mails naar dezelfde persoon? → Ja = Eenvoudig is voldoende
Overzicht in één oogopslag
| Ik wil... | Kies... |
|---|---|
| Een snelle poll met één vraag | Peiling |
| Contactformulier (alle vragen altijd zichtbaar) | Formulier - Eenvoudig |
| Enquête met vervolgvragen bij bepaalde antwoorden | Formulier - Geavanceerd |
| Formulier met verschillende routes | Formulier - Geavanceerd |
| Gegevens ophalen uit CRM voor ingelogde gebruikers | Formulier - Geavanceerd |
| Notificaties naar verschillende afdelingen | Formulier - Geavanceerd |
| Nieuwe relaties toevoegen aan CRM | Registratieformulier (niet Forms & Surveys) |
| Ingelogde gebruikers laten hun gegevens wijzigen | Profielformulier (niet Forms & Surveys) |
Privacy en gegevensverwijdering
Een groot voordeel van Forms & Surveys: je kunt instellen dat antwoorden automatisch verdwijnen na een bepaalde tijd. Dit is handig voor privacy-gevoelige informatie.
Voorbeeld: Een zorginstelling vraagt feedback over een behandeling. Na 3 maanden worden de antwoorden automatisch verwijderd. Zo voldoe je aan je privacy-beleid.
Aan de slag
- Wil je een eenvoudig formulier of peiling maken? Lees 'Hoe maak ik een surveyformulier aan?'
- Wil je een formulier publiceren? Lees 'Hoe plaats ik een formulier of peiling op mijn website?'
- Wil je meer weten over andere formuliertypen? Lees 'Welk formulier heb ik nodig?'