Korte samenvatting:
Open het formulier via Forms & Surveys > Geavanceerd, controleer de ontvangers en klik op 'Criteria voor ontvangers instellen'. Stel per ontvanger een criterium in op basis van een formulierveld. Zo ontvangt elke contactpersoon alleen de inzendingen die voor hem of haar bedoeld zijn. Dit werkt alleen bij geavanceerde formulieren.
Veel organisaties werken met een contactformulier op de website. Vaak zijn er meerdere medewerkers die vragen afhandelen elk voor een ander onderwerp. Dan wil je niet dat iedereen elke inzending ontvangt. Je wilt dat de juiste persoon de juiste vraag krijgt.
Context
Bij ieder formulier in Forms & Surveys stel je in wat er moet gebeuren na de inzending van het formulier. En van de opties is het verzenden van een e-mail naar te selecteren ontvangers. Die e-mail bevat de inhoud van het ingevulde formulier of een linkje naar een beveiligde omgeving waarin je het ingevulde formulier kunt bekijken.
Vraag je gevoelige gegevens op in je formulier? Kies dan bij voorkeur de optie om een link te versturen. Let er wel op dat de ontvangers een gebruikersaccount moeten hebben om op jouw Procurios Platform in te loggen.
Alle ontvangers krijgen dezelfde e-mail. Maar niet iedereen hoeft elke inzending te ontvangen. Via Criteria voor ontvangers instellen bepaal je wanneer de geselecteerde ontvangers de e-mail krijgen op basis van wat iemand in het formulier heeft ingevuld.
Probleem
Stel: je hebt een contactformulier met een keuzeveld 'Onderwerp'. Bezoekers kiezen uit opties zoals 'Lidmaatschap', 'Facturen' of 'Evenementen'. Je wil dat vragen over lidmaatschappen naar de ledenadministratie gaan. En vragen over facturen naar de financiële afdeling.
Zonder criteria ontvangen alle contactpersonen alle inzendingen. Dat is verwarrend en inefficiënt.
Oplossing
In Procurios kun je per ontvanger een criterium instellen. Je kiest dan op basis van welk antwoord in het formulier iemand de e-mail ontvangt. Hiervoor gebruik je de hetzelfde filter dat je ook kent van het fileren van relaties in het CRM.
Dit werkt alleen bij geavanceerde formulieren.
Instructies
Tip: De criteria zijn gebaseerd op de velden in je formulier. Zorg dus dat je het juiste veld hebt opgenomen voordat je begint. Denk bijvoorbeeld aan een keuzeveld 'Onderwerp'.
Volg de volgende stappen om criteria voor ontvangers in te stellen.
Stap 1: Open het formulier
Ga naar CMS > Forms & Surveys. Klik op 'Geavanceerd'.
Heb je de juiste rol/rechten (SuperUser of Website Content Manager) en is de optie Geavanceerd niet beschikbaar? Neem dan contact op met Procurios met de vraag om geavanceerde formulieren beschikbaar te maken.
Klik het formulier aan waarop je de criteria wil instellen.
Stap 2: Controleer de ontvangers
Klik op 'Bewerken'. Controleer of het vinkje 'Verstuur een e-mail naar geselecteerde ontvangers na elke formulierinzending' aan staat (1). Selecteer bij Ontvangers de relaties die je wil toevoegen (2). Controleer de verdere instellingen voor het e-mailbericht en klik op 'Opslaan'.
Je ziet nu in het overzicht de geselecteerde ontvangers staan.
Stap 3: Stel de criteria in
Klik op 'Criteria voor ontvangers instellen'. Er opent een venster met alle ontvangers. Per ontvanger stel je de filterregels in via 'Maak een nieuwe...'. Je kiest per ontvanger ook de logica: 'Alle volgende regels zijn waar' of 'Tenminste n van de volgende regels is waar'. Klik op 'Opslaan' als je alle criteria hebt ingesteld.
Let op: Velden van het type 'Eén uit keuzemenu en anders-optie' zijn niet beschikbaar als filtercriterium. Gebruik je in plaats daarvan 'Eén uit meerdere ronde knoppen'? Dan kun je wel filteren ook als dat veld een 'anders'-optie heeft. Je kunt dan niet filteren op de vrije tekst uit dat veld, maar je kunt wel alle uitzonderingen opvangen. Stel dan bij één ontvanger een filter in met meerdere 'is niet gelijk aan'-regels voor alle bekende opties. Die persoon ontvangt dan alle inzendingen die buiten de vaste keuzes vallen.
Vanaf nu ontvangt elke contactpersoon alleen de inzendingen die voor hem of haar bedoeld zijn.