Je organiseert een bijeenkomst op een locatie die capaciteit heeft voor 100 bezoekers. Het aantal mensen dat naar de bijeenkomst wil komen, is echter groter. Om deze mensen niet uit het oog te verliezen - en mogelijk blij te maken als er capaciteit vrijkomt - is het mogelijk om een reservelijst in te schakelen.
De reservelijst kun je gebruiken als je een maximaal aantal deelnemers hebt voor je bijeenkomst. Als dit maximale aantal bereikt is, kunnen bezoekers zich alleen nog aanmelden voor de reservelijst. Ze krijgen dan een melding te zien zoals hieronder:
Let op: wanneer je bijeenkomst gebruik maakt van direct betalen, is het inschakelen van de reservelijstfunctie niet beschikbaar.
De reservelijst instellen
Voordat bezoekers zich kunnen registreren voor een bijeenkomst, moeten er twee dingen worden ingesteld in Bijeenkomsten:
1. Het maximum aantal deelnemers
Ga de bijeenkomst en vink onder Instellingen > Bijeenkomst basis onder het kopje 'Aanwezigheid' de checkbox 'Bijeenkomst heeft een maximaal aantal deelnemers' aan.
Vul in hetzelfde scherm bij het kopje 'Maximum aantal deelnemers' dit maximale aantal in.
2. Activeer de reservelijst
- Ga naar het tabblad Tickets & Aanmelden.
- Open de instellingen voor de reservelijst.
- Vink het selectievakje 'Reservelijstregistraties inschakelen als de vergadering vol is' aan.
- Bepaal wat er moet gebeuren als er plaatsen vrijkomen:
- Moeten gebruikers automatisch worden toegevoegd vanaf de reservelijst?
- Of wil je ze op de reservelijst houden totdat je ze handmatig toevoegt? - Heb je gekozen voor 'automatisch toevoegen'? Bepaal dan tot wanneer dit mag gebeuren. Je kunt kiezen voor:
- De start van de bijeenkomst
- Een specifieke deadline, bijvoorbeeld een week voor de bijeenkomst* - Heb je gekozen voor een specifieke deadline? Vul dan de datum en tijd in.
- Klik op 'Opslaan'.
*Om te voorkomen dat iemand van de lijst vlak voor het begin van de bijeenkomst nog wordt toegevoegd als deelnemer, doordat iemand op het laatste moment afzegt, is het handig om een deadline in te stellen op datum en tijdstip.
Een automatisch bericht instellen
Als de plek van de deelnemer verandert van 'Reservelijst' naar 'Aangemeld', krijgt deze deelnemer daar niet automatisch een bericht van.
Om de deelnemer op de hoogte te stellen dat deze van 'Reservelijst' naar 'Aangemeld' is gegaan, stel je een automatische e-mail op.
- Open het tabblad Instellingen.
- Ga naar de instellingen voor E-mailcommunicatie.
- Klik op 'E-mail toevoegen'.
Stel ook een e-mail in die relaties ontvangen zodra ze zich hebben aangemeld voor de reservelijst.
Je krijgt nu een nieuw venster met instellingen voor het e-mailbericht dat je wilt sturen aan mensen die gepromoveerd zijn vanaf de reservelijst.
- Vul bij E-mail is actief in dat deze actief is tenzij de bijeenkomst is geannuleerd (in dat geval wil je namelijk geen promoties vanaf de reservelijst).
- Selecteer bij Verzendtype dat de e-mail verzonden moet worden 'Gebaseerd op een gebeurtenis'
- Selecteer vervolgens de gebeurtenis 'Na promoveren van reservelijst naar aangemeld'
Vervolgens kun je door naar beneden te scrollen de rest van de e-mail opstellen, waarbij je nog opties in kunt stellen over de agenda als bijlage, verzender, extra ontvangers en inhoud en uiterlijk. Klik na het langslopen van alle opties op 'Opslaan'.
Bekijken wie er op de reservelijst staat
Is je maximum aantal deelnemers bereikt en ben je benieuwd wie van de deelnemers op de reservelijst staat? Via het tabblad Deelnemers kun je onder 'Is aangemeld' per deelnemer de status zien van de aanmelding.
Vanaf deze plek kun je ook je deelnemers beheren en desgewenst handmatig aanmeldingen aanpassen (bijvoorbeeld van 'Reservelijst' naar 'Aangemeld'). Lees hier hoe je een reservering handmatig kunt wijzigen naar een aanmelding.
