Soms wil je bepaalde specifieke relatie-eigenschappen kunnen exporteren of downloaden op basis van bezoekersinformatie van een bijeenkomst. In het bezoekers-overzicht van een bijeenkomst kun je met de knop 'Exporteren naar bestand' alleen de standaardkolommen van de bezoekerslijst exporteren. Wil je meer of andere relatiegegevens exporteren, maak dan gebruik van een Relatie Selectie zodat je toegang krijgt tot álle relatiegegevens van de bezoekers.
In dit artikel is beschreven hoe je dit kunt realiseren.
Bedenk voordat je gegevens exporteert altijd goed of je werkproces daadwerkelijk wordt ondersteund door de data elders te bewerken. Mogelijk zijn er al oplossingen voor jou 'probleem' aanwezig binnen het Procurios Platform.
Voorkom dat je data op computers van medewerkers en andere gegevensdragers gaan 'zwerven'. Naast efficiëntie en een actuele, centrale database is de AVG ook een belangrijke maat.
Stap 1: verfijn het bezoekers-overzicht
Ga naar het deelnemersoverzicht (Meetings & Events > Bijeenkomsten, kies je Bijeenkomst en klik op de tab Deelnemers).
Gebruik de filter-opties aan de rechterkant om het bezoekers-overzicht naar wens te verfijnen. Bijvoorbeeld: alle personen zie zich hebben aangemeld én tevens aanwezig zijn geweest:
Stap 2: maak een selectie
Als het bezoekers-overzicht eenmaal naar wens verfijnd is, klik je boven het deelnemersoverzicht op de knop met de drie puntjes en kies je 'Selectie maken'
Een dialoogvenster verschijnt:
- Vul bij 'Selectietitel' een beschrijvende titel in zodat je deze selectie later in het beheer van Relatie Selecties makkelijk kunt terugvinden. Een 'Selectiebeschrijving' kan daarbij ook van pas komen.
- Klik op de knop 'Maak selectie en ga naar selectieoverzicht' om de selectie op te slaan en direct te bekijken
Stap 3: exporteer de Relatie Selectie
Na de vorige stap ben je in het scherm van de gemaakte selectie aangekomen. Vanuit hier kun je de gewenste relatie-gegevens naar CSV exporteren.
- Klik op de link 'Download CSV-export van deze selectie'. Het dialoogvenster 'Export configuratie' verschijnt
- Bepaal bovenaan of je een bestaande export configuratie wilt gebruiken of een nieuwe configuratie wilt maken
-
Kies de kolommen die je wilt exporteren
- Dit doe je door in het linker kader te dubbelklikken op de naam van het veld dat je nodig hebt, waardoor dat veld naar het rechter kader verplaatst wordt
- Tip: zet de kolommen alvast in de gewenste volgorde voor het CSV-bestand. Doe dit door in het rechter kader een veld te selecteren en met de pijlen de sortering aan te passen
-
Wil je de gemaakte configuratie vaker gebruiken, selecteer dan de optie 'Sla deze export configuratie op' en geef de configuratie een beschrijvende titel
- In de toekomst kun je dan bij direct deze export configuratie kiezen
- Klik op exporteer. Je krijgt nu de een CSV-download aangeboden die precies die kolommen bevat met relatiegegevens die jij nodig hebt
Stap 4: verwijder de Relatie Selectie (optioneel)
Als je de gemaakte relatie-selectie na deze export niet meer nodig hebt, is het aan te bevelen om de selectie weer te verwijderen. Zodoende blijft het beheer van Relatie Selecties overzichtelijk.
Verwijder ook het .csv bestand op het moment dat je het niet meer nodig hebt. Zo voorkom je dat data rond gaat 'zwerven'.