Als vereniging of goed doel wil je op het juiste moment contact hebben met je leden en donateurs. Maar op welk moment moeten deze relaties aan een journey toegevoegd worden? Met een Trigger stel je in welke actie van de relatie (of jouzelf) ervoor zorgt dat deze relatie wordt toegevoegd aan een Marketing Automation Journey en aan de reis begint.
Een trigger is het startsein voor een automatische reis (journey). Zodra iemand iets doet - zoals doneren, zich registreren, of jarig zijn - start de bijpassende automatische communicatie.
Soorten triggers
In Marketing Automation van Procurios kun je gebruikmaken van de volgende triggers:
- Relatielijst
- Herhalende datum
- Donatie
- Registratie
- Handmatig toevoegen
Bij elk van deze triggers kun je aanvullende eisen instellen.
Let op: Het is mogelijk om 2 keer dezelfde trigger (bijv. 2 dezelfde registratieformulieren) in te stellen. Bij bepaalde instellingen kan dit ervoor zorgen dat je 2 keer dezelfde journey doorloopt. Zorg er dus voor dat je triggers uniek zijn.
1. Relatielijst
Relatielijsten zijn verzamelingen relaties op basis van een zoekopdracht in het CRM. Wanneer je zo'n relatielijst instelt als trigger voor een Marketing Automation journey, worden relaties aan de journey toegevoegd zodra zij terechtkomen in deze relatielijst. Dit betekent dat iedere gewijzigde eigenschap van een relatie hierdoor een trigger kan zijn, zoals:
- De ingangsdatum van een abonnement/lidmaatschap is vandaag
- Iemand heeft zich aangemeld voor een bijeenkomst
- Iemand rondde een cursus af
- Iemand startte als nieuwe contactpersoon bij een bedrijfslid
- Een aan-/uitvinkje wordt aangezet door je collega of als gevolg van een ingestuurd profielformulier
- Een certificaat bereikt bijna de verloopdatum
- Een gebruiker is meer dan een jaar niet ingelogd
Alles waar je op kunt zoeken in het CRM, kan een trigger zijn. Wordt iemand toegevoegd aan de relatielijst op het moment dat de journey actief is (of op pauze staat), dan komt de relatie binnen enkele minuten in de journey.
Let op: het gebruiken van een relatielijst als trigger heeft veel voordelen, maar ook enkele risico's:
Bewerk je de zoekopdracht (filters) waarop de relatielijst gebaseerd is en komen er daardoor in één keer meer relaties in de lijst terecht? Dan worden al deze relaties direct aan de journey toegevoegd waarvoor deze relatielijst als trigger is ingesteld. Het is belangrijk dat je collega's die de lijsten kunnen bewerken hiervan op de hoogte zijn.
De volgende tips helpen voorkomen dat je de trigger per ongeluk afvuurt:
- Maak de relatielijst aan onder de weergave Marketing Automation om ongewenste aanpassingen te voorkomen.
- Zet eventueel [Trigger] in de naam van de lijst.
- Vermeld bij velden op de relatiekaart in de ondertitel dat het wijzigen van het betreffende veld een journey kan triggeren.
Tip: Met aanpassingsregels kun je gemakkelijk een actieknop toevoegen aan CRM-weergaven. Hiermee wordt bijvoorbeeld een vinkje aangezet bij de relatie, waardoor deze wordt toegevoegd aan een relatielijst die is ingesteld als trigger voor een journey.
2. Herhalende datum
In het Procurios CRM kun je relatievelden toevoegen van het type Datum. Deze velden kun je instellen als trigger om een relatie toe te voegen aan een journey. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de geboortedatum om zo elk jaar op (of voor) de verjaardag een e-mail te sturen. Wordt de datum bereikt (om 00.00 uur 's nachts)? Dan wordt de relatie automatisch toegevoegd aan de journey. Hoe laat een e-mail vervolgens wordt verstuurd stel je zelf in door ofwel een wachtstap, ofwel door het instellen van een E-mailschema bij de instellingen van de Journey.
Bij de instellingen van deze trigger kun je aangeven of de relatie moet worden toegevoegd op de datum zelf of bijvoorbeeld X aantal dagen vóór de datum.
Als je wil dat de relatie elk jaar opnieuw een e-mail ontvangt, zorg dan wel dat in de instellingen staat ingesteld dat een relatie meerdere keren aan de Journey toegevoegd mag worden.
3. Donatie
Ook een donatie kan ervoor zorgen dat iemand aan een journey wordt toegevoegd. Bij de instellingen voor deze trigger kies je waar de binnengekomen donatie aan moet voldoen om de bijbehorende relatie toe te voegen aan de journey. Je kunt kiezen voor: het fonds, de actie, en een minimaal en/of maximaal bedrag. Als aan alle ingestelde eisen voldaan is, wordt de relatie toegevoegd aan de journey. Soms betekent dit dat de relatie toegevoegd wordt aan de journey zodra een banktransactie werd verwerkt door je collega, soms zal dat direct na de online donatie gebeuren.
4. Registratie
Binnen CRM > Profiel & Registratie > Registratieformulieren kun je een registratieformulier maken. Vullen mensen dit formulier in via jouw website en activeren ze daarna hun registratie vanuit hun mailbox? Dan worden zij daarna binnen enkele minuten toegevoegd aan de journeys waarbij dit registratieformulier ingesteld staat als trigger.
Tijdens een registratie worden al een aantal e-mails gestuurd, bijvoorbeeld ter bevestiging van het e-mailadres en (afhankelijk van je instellingen) als bevestiging. Let op de je e-mails hier logisch op aansluiten en je de nieuwe relatie niet overlaadt met e-mails. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld geburik maken van een vertragingsstap.
Bij nieuwe registraties wil je mogelijk een check doen op eventuele dubbelen. Lees hier meer over het voorkomen van het benaderen van bestaande relaties alsof ze volledig nieuw zijn.
5. Handmatig toevoegen
Dit is een uitzonderlijke Trigger, waarbij niet de actie van de relatie zelf zorgt voor het toevoegen aan de Journey, maar waarbij jij of een collega bepaalt dat iemand aan een Journey moet beginnen. Bijvoorbeeld op basis van een éénmalige relatieselectie, omdat iemand handmatig toegevoegd is aan het CRM, of een andere reden.
Je kunt zowel individuele relaties, relatielijsten als relatieselecties in één keer toevoegen.
Na het toevoegen van de trigger(s), kun je de verdere stappen in de journey gaan plaatsen. Lees hier wat voor stappen er beschikbaar zijn.