Een relatie is al jaren donateur of lid van je organisatie, maar komt door een nieuwe actie (zoals een campagnedonatie of bijeenkomstregistratie) opnieuw je CRM binnen. Je wilt deze persoon wel bedanken voor de nieuwe donatie of aanmelding , maar niet uitnodigen voor een lidmaatschap of structurele donatie - dat voelt onpersoonlijk en onprofessioneel.
Eerste verdedigingslinie: samenvoegregels
Voor je begint met Marketing Automation is het verstandig om eerst automatisch ontdubbelen in je CRM in te stellen. Deze samenvoegregels voorkomen de meeste dubbelen al automatisch bij registratieformulieren.
Maar samenvoegregels hebben hun beperkingen:
- Ze werken niet altijd bij imports
- Als de oude relatie geen e-mailadres heeft en de nieuwe wel, wordt er niet ontdubbeld
- Kleine verschillen in schrijfwijze kunnen ervoor zorgen dat dubbelen niet worden herkend
Extra bescherming: 'Wacht op ontdubbelen' in Marketing Automation
Voor situaties waar samenvoegregels tekortschieten en waar een handmatige controle van dubbelen ertoe doet, kun je de stap 'Wacht op ontdubbelen' gebruiken in je journey.
Hoe werkt het?
- Directe controle: In plaats van wachten op de nachtelijke berekening, controleert het systeem direct op mogelijke dubbelen
- Wachtstand: Relaties blijven in deze stap totdat het systeem heeft vastgesteld dat ze niet dubbel zijn
- Tijdslimiet: Je stelt een maximale wachttijd in - wordt er binnen die tijd niet ontdubbeld, dan stopt de journey automatisch
Instellen van de wachtstap
Belangrijk: Deze stap kan alleen als eerste stap in de journey worden geplaatst (direct na de trigger).
- Ga naar je Marketing Automation journey
- Klik op de stip onder de trigger om de eerste stap toe te voegen
- Klik op 'Wacht op ontdubbelen'
- Kies het aantal dagen dat je maximaal wilt wachten op handmatige ontdubbeling.
Iedere dag wordt vervolgens gecheckt of de relatie nog steeds dubbelen heeft of inmiddels is samengevoegd/gemarkeerd is als uniek. - Klik op 'Opslaan'.
Je ziet nu dat de eerste stap (A-1) in de journey staat: 'Wacht maximaal 7 dagen op handmatig ontdubbelen'.
- Dubbelen verlaten de journey
- Relaties die geen dubbelen meer hebben, gaan door
Bestaande leden en donateurs uitsluiten
Nadat de ontdubbelde relaties doorgaan, wil je mogelijk een extra check doen om ervoor te zorgen dat relaties uit te sluiten die al donateur of lid zijn. Hiervoor kun je een als/anders-stap gebruiken.
Let op: gebruik je ook een Doel-stap in je journey? Zorg er dan voor dat je een 'unieke manier' toevoegt om te meten of iemand naar aanleiding van de journey het doel heeft bereikt.
Bij de als/anders-stap (direct na Wacht op ontdubbelen) check je bijvoorbeeld op:
- heeft een toezegging + einddatum is leeg
- contractant heeft abonnement + status is actief
Bij de doelstap (later in de journey) check je vervolgens op:
- heeft een toezegging + einddatum is leeg + startdatum is gisteren of na vandaag
- contractant heeft abonnement + ingangsdatum is gisteren of na vandaag