Korte samenvatting:
Bouw een journey die relaties automatisch uitnodigt om een account aan te maken. Gebruik dezelfde profielveldcode als bij een gewone mailing, en voeg een doelstap toe. Zo stuurt het systeem vanzelf een herinnering aan iedereen die nog niet heeft geactiveerd, en stopt dit zodra iemand wél een account heeft.
Je verstuurt een mailing met een uitnodiging om een account aan te maken. Twee weken later blijkt dat maar de helft heeft gereageerd. Bel je nu iedereen na? Stuur je een nieuwe mailing, ook naar de mensen die al lang een account hebben? Met een journey hoef je dit niet handmatig te doen. Het systeem nodigt uit, herinnert waar nodig, en stopt zodra het doel is bereikt.
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik een journey in drie situaties:
- Je hebt nieuwe relaties die zich registreren zonder meteen een wachtwoord aan te maken, en je wilt hen daarna automatisch uitnodigen. Bijvoorbeeld omdat je de drempel om te registreren laag wilt houden.
- Je hebt nieuwe relaties die door iemand anders zijn toegevoegd, bijvoorbeeld een collega die is aangemeld door de contactpersoon van een bedrijfslidmaatschap, of een introducee die door een ander is aangemeld voor een bijeenkomst.
- Je hebt een groep bestaande relaties die nog geen account heeft, en je wilt dit doorlopend oplossen in plaats van telkens opnieuw een mailing te versturen.
Wil je maar één keer een groep relaties uitnodigen, zonder herinnering of automatisering? Dan is een gewone bulkmailing eenvoudiger. Lees daarvoor 'Hoe nodig ik meerdere tegelijk uit voor een account?'.
Let op: dit artikel beschrijft een functionaliteit van Marketing Automation. Dit is een aanvullende module. Heb je deze module nog niet? Neem contact op met je accountmanager.
Wat je nodig hebt
Deze journey bouwt voort op een profielformulier met wachtwoordveld en een veldcode. Zijn deze al ingericht, bijvoorbeeld omdat je collega ze al gebruikt voor de mailing-methode? Dan kun je ze hergebruiken. Zo niet, richt ze dan eerst in via 'Profielformulier en veldcode voor account aanmaken inrichten'.
Stap 1: kies de juiste trigger
De trigger bepaalt wanneer een relatie in de journey instroomt. Voor een accountuitnodiging zijn er twee bruikbare triggers.
Nieuwe relaties: de trigger 'Registratie'
Gebruik deze trigger als je nieuwe relaties automatisch wilt uitnodigen nadat ze via een formulier zijn toegevoegd. Dat hoeft niet altijd de relatie zelf te zijn die het formulier invult: ook een collega die is aangemeld door een contactpersoon, of een introducee die door een ander is aangemeld voor een event, komt op deze manier binnen. Kies bij het instellen van de journey voor de trigger 'Registratie' en selecteer het formulier waarmee de relatie is toegevoegd.
Tip: Wordt de relatie aangemeld door iemand anders? Vermeld dit dan duidelijk op het formulier, bijvoorbeeld: 'Je collega ontvangt na aanmelding een uitnodiging om een eigen account aan te maken.' Deze relatie heeft namelijk zelf geen toestemming gegeven om herhaaldelijk benaderd te worden, alleen degene die het formulier invulde. Sla daarom stap 3 (herinneringen) over en ga direct door naar stap 4.
Bestaande relaties: de trigger 'Relatielijst'
Gebruik deze trigger als je doorlopend bestaande relaties zonder account wilt uitnodigen. Maak een relatielijst met het filter 'is geen gebruiker' en eventueel aanvullende voorwaarden, bijvoorbeeld 'is lid'. Stel deze relatielijst in als trigger. Zodra een relatie in de lijst terechtkomt, bijvoorbeeld omdat iemand net lid is geworden, start de journey automatisch.
Meer over het instellen van triggers lees je in 'Welke triggers zijn er beschikbaar?'.
Voorkom dat bestaande gebruikers een uitnodiging krijgen
Gebruik je de trigger 'Registratie'? Meldt iemand een relatie aan die eigenlijk al bekend was, bijvoorbeeld een collega die zich al eerder registreerde? Dan zorgt automatisch ontdubbelen ervoor dat er geen dubbele relatie ontstaat. De trigger vuurt echter wel af, want er is nu eenmaal een formulier ingevuld. Zonder extra controle kan deze relatie dus alsnog in de journey terechtkomen, ook al heeft hij allang een account. Daarvoor zijn twee controles nodig, op twee verschillende plekken.
Controle 1: bij de instellingen van de journey
Stel bij Doelgroep in dat alleen relaties mogen deelnemen die aan de trigger voldoen én in een relatielijst zitten, bijvoorbeeld een lijst met het filter 'is geen gebruiker'. Deze controle vangt relaties die al bij binnenkomst herkenbaar gebruiker zijn.
Controle 2: als stappen ná de trigger, in de journey zelf
Voordat je dit instelt: heb je automatisch ontdubbelen al ingesteld in je CRM? Dat vangt de meeste dubbelen al af bij binnenkomst. Toch werkt dit niet altijd, bijvoorbeeld bij imports, als de oude relatie geen e-mailadres heeft, of bij kleine verschillen in schrijfwijze. Voor die overgebleven gevallen is er een extra stap in de journey zelf.
Voeg direct na de trigger de stap 'Wacht op ontdubbelen' toe, bijvoorbeeld met een maximale wachttijd van 7 dagen. Deze stap kan alleen als allereerste stap in de journey worden geplaatst, dus direct na de trigger en vóór alle andere stappen. Zo krijgen collega's de tijd om mogelijke dubbelen handmatig te verwerken. Het systeem checkt dagelijks of de relatie nog dubbelen heeft of inmiddels is samengevoegd of als uniek gemarkeerd. Blijft een relatie na de ingestelde termijn dubbel? Dan verlaat ze de journey. Relaties zonder dubbelen gaan gewoon door.
Voeg na deze wachtstap een als/anders-stap toe met de voorwaarde 'Geen gebruiker'. Blijkt de relatie na het samenvoegen alsnog al gebruiker te zijn? Dan stopt de journey voor haar via het 'Ja'-pad. Is dat niet het geval, dan gaat ze verder naar de uitnodigingsmail. Deze controle vangt relaties die pas na het samenvoegen blijken al gebruiker te zijn, dat kon controle 1 nog niet weten.
Meer over deze functionaliteit lees je in 'Communicatie naar mogelijk dubbele relaties voorkomen'.
Stap 2: bouw de uitnodigingsmail
- Voeg een e-mailstap toe aan de journey.
- Plaats een knop of link in de mail met een tekst als 'Maak je account aan'.
- Gebruik als URL dezelfde profielveldcode die je bij de voorbereiding hebt aangemaakt, bijvoorbeeld
##account_aanmaken##.
Wil je hier niet meteen mee starten na registratie? Voeg dan eerst een wachtstap toe van een paar dagen, zodat je de relatie niet overlaadt met e-mails vlak na de bevestigingsmail van het formulier/een bijeenkomst.
Stap 3: voeg wachtstappen en herinneringsmails toe
Deze stap is alleen geschikt voor relaties die zelf toestemming hebben gegeven om benaderd te worden, bijvoorbeeld omdat ze zich zelf registreerden. Wordt de relatie aangemeld door iemand anders (zie de tip bij stap 1)? Sla deze stap dan over en ga direct verder met stap 4.
- Stuur je hier wel herinneringen? Zorg dan voor opt-in controle en een uitschrijfmogelijkheid. Dat is bovendien wettelijk verplicht bij marketing e-mails. Richt dit in via 'Controle op opt-in voor marketing e-mail instellen'.
- Voeg een wachtstap toe, bijvoorbeeld 'Wacht 1 week'.
- Voeg daarna een e-mailstap toe met de herinnering.
- Herhaal deze combinatie voor een eventuele tweede herinnering.
Stap 4: sluit af met een doelstap
Zonder extra maatregelen blijft iemand die net een account heeft aangemaakt, gewoon alle volgende herinneringsmails ontvangen. Een doelstap voorkomt dit: zodra een relatie ergens in de journey aan het doel voldoet, springt ze automatisch naar de doelstap en slaat ze alle stappen ertussen over, ook tijdens een wachtstap.
- Voeg ná je laatste stap een doelstap toe. Kies onder 'Routes' voor 'Doel'.
- Geef het doel een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'Gebruikersaccount aangemaakt tijdens journey'.
- Stel als voorwaarde in dat de relatie 'Gebruiker' is.
- Stel als tweede voorwaarde in dat de relatie de eerste mail uit de journey heeft ontvangen.
- Kies wat er gebeurt als iemand bij de doelstap aankomt zonder aan de voorwaarde te voldoen: door te kiezen voor 'Ga verder naar het Nee-pad', zie je daarna gemakkelijk hoeveel relaties het doel wel hebben gehaald en hoeveel niet.
Overige resultaten zijn te zien door op de doelstap te klikken wanneer de journey actief is.
Zonder deze voorwaarde telt de doelstap ook relaties mee die om een andere reden gebruiker werden, bijvoorbeeld tijdens het wachten op ontdubbelen, nog voordat ze de uitnodigingsmail ooit hebben gezien. Dat is geen resultaat van je journey, maar lijkt dat in je cijfers wel. Door ook te checken of de mail is ontvangen, meet je alleen de relaties die hoogstwaarschijnlijk dankzij deze uitnodiging een account hebben aangemaakt.
Let op: een relatie kan een doelstap maar één keer bereiken. Komt iemand er zonder account aan, en maakt hij weken later alsnog een account aan? Dan springt hij niet meer terug naar deze doelstap.
Meer over de werking van doelstappen lees je in 'Voorkom overvloed checks met doelstap' en 'De impact van je journey meten en vergroten met doel-stappen'. Een algemene inleiding in het bouwen van een journey vind je in 'Een nieuwe journey maken'.
Stap 5: testen en activeren
Test de journey met een eigen relatie voordat je hem activeert. Volg hiervoor de stappen uit 'Een journey testen en activeren'. Klopt alles? Klik dan op 'Activeren'.
Veelgestelde vragen
Hoeveel herinneringen kan ik instellen?
Zoveel als je wilt: elke herinnering is gewoon een extra combinatie van een wachtstap en een mailstap, vóór je doelstap. Voor de meeste accountuitnodigingen zijn één of twee herinneringen voldoende. Heeft iemand zich nog niet geregistreerd? Dan is dat vermoedelijk een bewuste keuze.
Kan ik dit combineren met de bulkmailing-methode?
Ja, zorg er dan voor dat de trigger 'Handmatig toevoegen' staat ingesteld bovenaan de journey. Nadat de journey is geactiveerd, verschijnt de knop 'Voeg relaties toe' en kun je een relatielijst of selectie selecteren om uit te nodigen.
Werkt dit ook voor backendgebruikers?
Nee. Backendgebruikers hebben naast een account ook rollen nodig. Richt dit in via 'Toegang geven tot het Procurios Platform van jouw organisatie'. Je kunt wel overwegen om een welkomstjourney te maken die backendgebruikers de weg wijst in het platform op basis van hun specifieke rol.