Korte samenvatting:
Stel een e-mailsjabloon in onder Donations > Instellingen > Prenotificaties. Donateurs zonder e-mailadres prenotificeer je via MailMerge. Markeer daarna alle geprenotificeerde relaties in het systeem.
Bied je automatische incasso als betalingsmethode voor donaties (in België ook wel domiciliering genoemd)? Dan ben je verplicht om donateurs van tevoren te informeren. Dit heet een prenotificatie. Volgens de SEPA-regels voor Europese incasso's verstuur je deze minimaal 14 dagen voor de incassodatum.
In dit artikel lees je hoe je prenotificaties inricht en verstuurt vanuit het Procurios Platform.
Tip: Meer informatie over de juridische regels en best practices vind je bij de Betaalvereniging.
Wat staat er in een prenotificatie?
Volgens de SEPA-regels moet een prenotificatie in ieder geval de volgende informatie bevatten:
- Het bedrag dat je incasseert
- De datum van de incasso
- Je incassant-ID (het ID waarmee je bekend staat bij de bank, ook wel: creditor identifier)
- De mandaatreferentie (de unieke referentie van de machtiging)
Daarnaast raden we aan om ook de volgende informatie mee te sturen:
- Een duidelijke omschrijving waarvoor het bedrag is
- Je contactgegevens voor vragen
- Een verwijzing naar de originele machtiging
Hoe verstuur je prenotificaties vanuit Procurios?
Er zijn twee manieren: digitaal via e-mail of via MailMerge voor donateurs zonder e-mailadres.
1. Digitaal
Ga naar Donations > Instellingen > Prenotificaties om een e-mailsjabloon toe te voegen. Per sjabloon stel je in aan welke eigenschappen een toezegging moet voldoen om dit sjabloon te ontvangen. Voldoet een toezegging aan deze eigenschappen? Dan verstuurt Procurios het sjabloon automatisch naar de betreffende relatie.
Beschikbare criteria
- Taal: Donateurs met een Engelse taalinstelling ontvangen automatisch een Engelstalig sjabloon.
- Alle fondsen (algemeen): En prenotificatie voor alle toezeggingen.
- Fonds: Pas je boodschap aan per fonds. Bijvoorbeeld met aangepaste opmaak of uitleg over het fonds.
- Actie: Voor donaties die zijn gekoppeld aan een specifieke actie of campagne. Zo kun je de naam van de actievoerder noemen of de opmaak afstemmen op de campagne.
Let op: Als er geen e-mailadres van de relatie bekend is, verstuurt Procurios geen e-mail. Prenotificeer deze relaties via MailMerge (zie hieronder).
Let op: Een prenotificatie stuur je vaak naast een bedankmail. Zorg dat de inhoud van beide e-mails aanvullen, en niet hetzelfde is.
Beschikbare veldcodes
Gebruik de onderstaande veldcodes in je e-mailsjabloon. Je voegt ze toe via het uitklapmenu in de e-maileditor.
| Veldcode | Beschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Aanhef | De aanheffen die je hebt ingesteld in het CRM | |
| Frequentie | Hoe vaak de incasso plaatsvindt | ‘maandelijks’, ‘jaarlijks' |
| Bedrag | Het te incasseren bedrag | ‘€ 15,00' |
| Rekeninghouder | Naam van de rekeninghouder | |
| Rekeningnummer | IBAN van de relatie | ‘BE02539586771306’, ‘NL39ABNA3342174240' |
| Mandaat | Mandaatreferentie | ‘M826977288408102025' |
| Datum van ondertekening | Wanneer de machtiging werd getekend | |
| Incassant ID | Het ID waarmee je bekend staat bij de bank | |
| Incassantnaam | Naam van je organisatie | |
| Incassant IBAN | IBAN van je organisatie | |
| (Eerste) instructiedatum | Datum van incasso |
2. MailMerge
Voor donateurs zonder e-mailadres, of als je fysieke post wilt versturen, gebruik je MailMerge. Ga naar Donations > Prenotificatie voor een overzicht van alle toezeggingen die nog niet zijn geprenotificeerd.
Let op: Je hebt voor MailMerge een sjabloon nodig waarin je de betreffende velden hebt opgenomen. Koppel deze velden vervolgens aan de juiste informatie uit Procurios.
Mail merge maken
Klik op 'Mail merge maken' om te starten.
Je kiest daarna het juiste sjabloon voor de prenotificatie.
Je kunt ook aangeven dat er een Contactmoment aangemaakt moet worden. Dit helpt collega's om in het CRM terug te zien dat er communicatie is verstuurd. Bellen relaties later met vragen? Dan is de inhoud van het bericht direct terug te zien.
Je hebt daarna twee opties:
- Samengevoegde documenten: Geschikt als je de brieven zelf print en verstuurt.
- Download brondata: Geschikt als je het uitbesteedt aan een externe postverwerker.
Markeren als geprenotificeerd
Na het downloaden van de MailMerge voer je nog één stap uit: markeer de relaties als geprenotificeerd. Je kiest hierbij zelf een prenotificatiedatum. Kies bijvoorbeeld de datum waarop je verwacht dat de brief bij de donateur aankomt.
Meer over het volledige incassoproces lees je in het artikel: 'Het incassoproces: stap voor stap'.