Zorg dat je organisatie voldoet aan privacy-wetgeving en houd je Library overzichtelijk. Sommige documenten mogen of hoeven niet permanent bewaard te worden - van sollicitatiebrieven en cv's tot overeenkomsten. Met automatisch opruimen voorkom je dat gevoelige informatie te lang blijft staan.
Naast de mogelijkheid om handmatig bestanden uit de Library te verplaatsen naar de prullenbak, is het ook mogelijk om dit automatisch te laten gebeuren.
Waarom automatisch opruimen?
- ⚖️ Compliance: Voldoe aan AVG/GDPR-regelgeving voor bewaartermijnen
- 💾 Opslagruimte: Voorkom dat je systeem vol raakt met oude bestanden
- 🧹 Automatisering: Geen handmatig werk - het gebeurt vanzelf
- 🔒 Privacy: Persoonlijke gegevens verdwijnen automatisch na de wettelijke termijn
Praktische voorbeelden
- Geüploade certificaten van deelnemers cursussen: 30 dagen na cursus
- CV's sollicitanten: 4 weken na afronding procedure
- Overeenkomsten periodieke giften: een half jaar na afloop overeenkomst
Je kunt automatisch opruimen instellen voor een hele workspace of voor individuele bestanden. Beide opties worden hieronder uitgelegd.
Hele workspace automatisch opruimen
Bij het maken of wijzigen van een workspace in Library heb je de optie om aan te geven dat ieder bestand dat in deze workspace geplaatst wordt, automatisch na een bepaald aantal dagen naar de prullenbak verplaatst wordt.
Wanneer gebruik je dit?
- Je hebt een workspace specifiek voor tijdelijke documenten
- Alle bestanden in de workspace hebben dezelfde bewaartermijn
- Je wilt nieuwe uploads automatisch de juiste termijn geven
Workspace-instellingen wijzigen
Stap 1: Open workspace-instellingen
- Klik op het tandwiel rechtsboven in je workspace
- Selecteer 'Wijzig workspace'
Stap 2: Automatisch opruimen inschakelen
- Vink aan: 'Deze workspace bevat uitsluitend tijdelijke bestanden (automatisch opschonen)'
- Vul het aantal dagen in dat bestanden bewaard moeten blijven
- Klik 'Opslaan'
Let op: Deze instelling geldt voor álle bestanden die vanaf nu in deze workspace worden geüpload. Stonden er al bestanden in de workspace? Dan wordt de 'opruimdatum' voor deze berekend vanaf het moment van het wijzigen van de workspace-instellingen. Oudere bestanden worden dus niet per direct verwijderd.
Herkenning van tijdelijke workspaces
Aantal dagen zichtbaar: In tijdelijke workspaces zie je rechtsboven het aantal dagen staan dat bestanden blijven bestaan (bijvoorbeeld '90 dagen').
Individuele bestanden automatisch opruimen
Wanneer gebruik je dit?
- Je wilt verschillende bewaartermijnen binnen een workspace
- Specifieke documenten hebben een afwijkende termijn
- Je wilt controle per bestand
Voorbeeld: Een Nederlandse donateur tekent een overeenkomst voor een periodieke gift in geld. Deze overeenkomsten zijn 5 jaar geldig. Hierop staat gevoelige informatie zoals een Burger Service Nummer (BSN). Je wil dit document dus niet langer bewaren dan nodig. Omdat je fondsenwerver contact wil zoeken tegen de tijd dat de huidige overeenkomst afloopt, wil je de gegevens ook niet te vroeg verwijderen. Wanneer de uploaddatum niet gelijk is aan de startdatum van het contract loop je wel dit risico. Je kiest er daarom voor handmatig een datum in te stellen voor verwijdering.
Bestand bewerken voor automatisch opruimen
Stap 1: Selecteer het bestand
- Zoek het bestand in Library
- Rechtsklik op het bestand
- Selecteer 'Bewerken'
(Gebruik je lijstweergave van documenten? Dan kun je ook op het potlood-icoon in de lijst klikken.)
Stap 2: Verwijderdatum instellen
- Scroll naar 'Geavanceerde instellingen'
- Stel de datum in bij 'Bestand automatisch naar prullenbak verplaatsen op'
- Klik 'Opslaan'
Herkenning van tijdelijke bestanden
Je herkent tijdelijke bestanden aan het icoon van een prullenbak met timer.
- In lijstweergave staat dit icoon achter de titel van het document
- In thumbnailweergave staat dit icoon rechtsboven de thumbnail
Controleren wanneer bestanden verwijderd worden
- Selecteer het bestand waar je de verwijderdatum van wilt weten
- Kijk in het detailvenster aan de rechterzijde
- Zoek het kopje Gaat automatisch naar de prullenbak op (workspaces met tijdelijke bestanden) of Ingesteld om naar de prullenbak te gaan op (individuele bestanden)
- Hier zie je de exacte datum en tijd wanneer het bestand in de prullenbak wordt geplaatst
Wanneer een bestand naar de prullenbak wordt verplaatst, blijft deze hier staan zo lang als ingesteld onder de instellingen van de Library.
Dit is standaard ingesteld op 180 dagen.