Maak georganiseerde en beveiligde ruimtes voor verschillende doeleinden in je Library. Workspaces zijn zoals digitale laden waarin je documenten kunt organiseren per onderwerp, toegangsrechten, of gebruiksdoel. Perfect voor het scheiden van publieke content, bestuursstukken, en specifieke projecten.
- 🗂️ Betere organisatie: Houd verschillende documenttypen gescheiden
- 🔒 Verschillende toegangsrechten: Bepaal per workspace wie wat mag zien
- 👥 Teamwork: Geef commissies hun eigen werkruimte
- 📋 Compliance: Beveiligde kluizen voor gevoelige informatie
- ⏰ Automatisch opruimen: Tijdelijke bestanden apart houden
- Algemeen: Publieke documenten, nieuwsbrieven, jaarverslagen
- Bestuur (Kluis): Vertrouwelijke stukken, financile documenten
- Evenementen: Foto's en documenten per evenement of congres
- Website: Logo's, afbeeldingen, en andere website-materialen
- Communities: Uploads vanuit de online community
- Tijdelijk: Documenten met automatische verwijdering
Workspace aanmaken: stap voor stap
Stap 1: Open Workspace-beheer
- Ga naar Library in je Procurios omgeving
- Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon
- Selecteer 'Nieuwe workspace' uit het menu
Stap 2: Basis-informatie invullen
Workspace naam:
- Kies een duidelijke, herkenbare naam
- Voorbeelden: 'Bestuur', 'Evenementen', 'Website'
Beschrijving (optioneel):
- Korte uitleg van het doel van deze workspace
Stap 3: Workspace-type kiezen
🏠 Standaard workspace
- Voor algemene documenten en normale beveiliging
🔒 Beveiligde kluis
- Voor vertrouwelijke documenten
- Alleen voor ingelogde gebruikers met rechten
- Vink aan: 'Deze workspace is een kluis (extra beveiligd)'
⏰ Tijdelijke bestanden
- Documenten worden automatisch verwijderd na ingesteld aantal dagen
- Vink aan: 'Deze workspace bevat uitsluitend tijdelijke bestanden'
- Stel aantal dagen in (bijvoorbeeld 90 dagen)
Wil je makkelijk links kunnen delen vanuit deze workspace? Koppel een website aan de workspace, zodat links automatisch worden opgebouwd met de juiste domeinnaam. Lees hier meer over het delen van bestanden met een link vanuit Library.
Stap 4: Opslaan
Klik op 'Opslaan' om de workspace aan te maken.
Nu je een nieuwe workspace hebt aangemaakt, is het belangrijk om te bepalen wie (bestanden uit) deze workspace mag bekijken en/of beheren. Lees meer over het instellen van toegangsrechten in Library.