Dit artikel is onderdeel van de User Academy.
- Doelgroep training: Relation Managers
- Om deze opdracht uit te voeren heb je een persoonlijke trainings-omgeving nodig. Vraag dit aan als je deze nog niet hebt.
Opdracht
Met deze opdracht leer je wat Functies zijn binnen Procurios en hoe je die kunt toepassen.
Mark Ateer is werkzaam bij Vereniging User Academy. Hij weet dat personen die in het CRM staan vaak een connectie hebben met organisaties die ook in het CRM staan. Zo kan iemand een medewerker of directeur zijn van een bedrijf, of misschien vrijwilliger of bestuurslid van een vereniging of stichting. Deze connecties zijn op dit moment niet goed vastgelegd. Daardoor weet Mark in zijn functie als marketeer vaak niet wie hij kan benaderen om nieuwe leden voor User Academy te werven.
Aan jou wordt het verzoek gedaan om deze connecties te achterhalen en vast te leggen. Zo ben je er al achter gekomen dat Simon Nuis als medewerker bij Schotte Kolen BV werkt, en dat Hester Luten bij datzelfde bedrijf lid van de Raad van Bestuur is.
Opdracht:
- Leg de functie van Simon Nuis als medewerker bij het bedrijf Schotte Kolen BV vast.
- Leg de functie van Hester Luten als lid van de Raad van Bestuur is bij hetzelfde bedrijf vast.
Wat is een Functie?
Connecties tussen twee relaties, zoals een medewerker bij een bedrijf of een bestuurslid bij een vereniging noemen we binnen Procurios 'Functies'. Door het vastleggen van een Functie geef je aan wat de verhouding is tussen de ene relatie en de andere relatie. Vaak is dit een verhouding tussen een persoon en een organisatie, maar dat kan ook tussen twee organisaties zijn, of tussen twee personen (zoals familielid).
Lees ook dit artikel over Functies.
Een Superuser kan instellen welke functies er gebruikt mogen worden.
Waarom gebruik je een Functie?
Stel je voor dat je alle contactpersonen van een bedrijf een mail wilt sturen, dan moet je weten wie die contactpersonen zijn. Je kunt de informatie over een contactpersoon niet kwijt op de relatiekaart van het bedrijf. Want een contactpersoon heeft het relatietype 'persoon' en niet 'bedrijf'. En wat als er bij dat bedrijf ook nog andere medewerkers zijn? Dus je zult voor de contactpersoon een aparte relatie in het CRM moeten maken.
Maar hoe weet je dan dat die contactpersoon bij het bedrijf hoort? Je kunt namelijk niet de bedrijfsgegevens op de relatiekaart van de contactpersoon zetten. Want de contactpersoon is een andere entiteit dan het bedrijf. En wat als de contactpersoon ook nog bij een ander bedrijf in jouw CRM werkt als vrijwilliger? Dan kom je in de knoop!
De oplossing hiervoor is het gebruik van Functies. Door een Functie koppel je relaties aan elkaar. Op die manier blijft alle informatie over één Relatie relatiekaart staan, maar kan je wel makkelijk de contactpersoon vinden van een bedrijf, zonder dat je de naam van deze persoon weet.
Uitvoering
Log in op je trainingsomgeving
- Open in je browser je persoonlijke trainingsomgeving
- Log in met je account-gegevens.
Voeg functie toe bij Simon Nuis
Je hebt ontdekt dat Simon Nuis werkzaam is bij het bedrijf Schotte Kolen BV. Leg de functie van Simon vast op zijn relatiekaart in het CRM.
- Zoek via de zoekbalk in het CRM Dashboard naar Simon Nuis
- Open de relatiekaart van Simon door op zijn naam te klikken
- Open het tabblad Functies
Merk op dat er twee secties met de knop 'Functie toevoegen' zichtbaar zijn. We geven voor nu eerst aandacht aan de bovenste sectie. De onderste sectie komt later aan bod. Bij de bovenste sectie zie je staan: 'Nuis (Simon) vervult nu geen functies'. Zoals je uit deze tekst kunt opmaken is deze sectie bedoeld voor functies die Simon zelf vervult. De functie van Simon is 'medewerker van...' Schotte Kolen BV.
Simon vervult de functie van medewerker.
- Klik op 'Functie toevoegen' in de bovenste sectie.
- Kies de functie 'Medewerker'
- Klik achter relatie op 'Selecteren/wijzigen'
- Selecteer Schotte Kolen BV. Maak zonodig gebruik van de zoekbalk om de organisatie te vinden.
- Klik op Opslaan
Je ziet nu dat bij Simon de functie medewerker bij Schotte Kolen BV is vastgelegd
Voeg een functie toe aan Hester Luten
Naast dat je hebt ontdekt dat Simon medewerker is bij Schotte Kolen BV, heb je ook vernomen dat Hester Luten lid van de Raad van Bestuur is.
- Klik rechtsboven in je scherm op de snelzoeker
- Selecteer de relatielijst 'Alle relaties in CRM'
- Type de naam van Hester tot de naam verschijnt als zoekresultaat eronder
- Open de relatiekaart van Hester door op haar naam te klikken
- Open het tabblad Functies
- Klik in de bovenste sectie op 'Functie toevoegen'
- Kies de functie 'Lid van de Raad van Bestuur'
- Selecteer ook hier weer de relatie Schotte Kolen BV
- En klik op Opslaan
Het resultaat
- Open de relatiekaart van Schotte Kolen BV door op de naam te klikken
Onder het tabblad Functie bij Schotte Kolen BV zie je nu in één oogopslag dat er twee functies worden vervuld voor dit bedrijf. Namelijk:
- Hester Luten is Lid van de Raad van Bestuur
- Simon Nuis is Medewerker.
Je hebt met het toevoegen van functies een extra verdieping gebracht in de tot nog toe platte structuur van je relaties.
En daarmee heb ook jij een next level gehaald op het gebied van relatiebeheer. Goed bezig!