Dit artikel is onderdeel van de User Academy.
- Doelgroep training: Superuser
- Om deze opdracht uit te voeren heb je een persoonlijke trainings-omgeving nodig. Vraag dit aan als je deze nog niet hebt.
In deze module ga je aan het slag met het Product Memberships. In deze les leer je hoe Memberships eruit ziet en wat je hier kunt vinden. Vervolgens kun je in de volgende lessen aan de slag met opdrachten.
Wat is Memberships?
Tot nu toe heb je alle informatie over een Relatie opgeslagen in het CRM. In het CRM sla je gegevens op zoals bijvoorbeeld adresgegevens, een telefoonnummer of e-mailvoorkeuren.
Maar wat doe je als je complexere informatie wilt opslaan, zoals bijvoorbeeld:
- Een Relatie betaalt elk jaar in januari 25 euro lidmaatschap via automatische incasso.
- Een Relatie heeft een gratis proefabonnement op een afgeschermd deel van je website met speciale content. Na drie maanden wordt het abonnement automatisch omgezet naar een betaalde variant.
- Een Relatie is halverwege het jaar lid geworden van jouw organisatie, dus deze hoeft slechts de helft van het jaarlijkse lidmaatschap te betalen. In het tweede jaar betaalt deze Relatie het volledige bedrag.
Voor het vastleggen van dit soort situaties kun je het product Memberships gebruiken. In Memberships kun je abonnementen maken en beheren. Je stelt hier in welk type abonnement je hebt, wat de startdatum is en of er gefactureerd dient te worden (en zoja, voor welke prijs).
Memberships neemt je vervolgens veel werk uit handen: het houdt namelijk zelf in de gaten wanneer een abonnement verlengd moet worden. Datzelfde geldt ook voor de facturatie: als de 'gefactureerd tot' datum is verstreken, geeft Memberships aan dat er een nieuwe factuur gemaakt kan worden.
Ook zie je in Memberships welke soort abonnementen je hebt en welke relaties een abonnement hebben. Verder kun je hier abonnementen toevoegen, verlengen of stopzetten.
Memberships is volledig geïntegreerd met het CRM, en de gegevens in Memberships kun je daarom ook tonen op de relatiekaart van een Relatie. Op die manier kun je alle informatie over één Relatie nog steeds op de relatiekaart tonen.
Wanneer is iets een abonnement?
Hoe weet je nu of je informatie direct in het CRM moet plaatsen of dat je er beter een abonnement van kan maken?
De term 'abonnement' kun je vrij breed interpreteren, daarom lichten we dat graag even toe. Je kunt Memberships gebruiken op het moment dat je Relaties in je CRM hebt die zich voor een bepaalde termijn aan jouw organisatie verbinden. Er is dus een begindatum. Deze termijn kan (automatisch) verlengd worden als er geen opzegging plaatsvindt.
Een abonnement kan zowel betaald als onbetaald zijn.
Tijdens de periode dat Relaties zich aan jouw organisatie verbonden hebben, kunnen ze extra privileges krijgen doordat ze lid zijn, zoals toegang tot exclusieve evenementen of een speciale afgeschermde omgeving op de website met extra informatie.
Hoe ziet Memberships eruit?
1. Ga via het hoofdmenu naar Memberships
2. Je komt dan in het volgende scherm terecht:
3. Onder het kopje 'Abonnementen' zie je alle informatie over je abonnementen, zowel van actieve als opgezegde abonnees. Je kunt hier ook nieuwe abonnementen toevoegen of stopzetten.
4. Onder het kopje 'Verlengen' zie je welke abonnementen je kunt verlengen. Dit is een kwestie van één druk op de knop, en de abonnementen worden verlengd.
5. Onder het kopje 'Facturatie' zie je welke abonnementen nog gefactureerd kunnen worden. Je maakt hiervoor eerst een factuuropdracht. Vervolgens kun je van deze factuuropdracht een factuur maken. De facturen komen dan in de module Invoices van het product Finance terecht.
6. Hier kun je de Instellingen van je abonnementen aanpassen, bijvoorbeeld de abonnementssoorten of regels voor het berekenen van prijs.
Goed zo, je hebt kennisgemaakt met Memberships. Tijd om aan de slag te gaan? Er staan opdrachten voor je klaar waarmee je kunt oefenen. Veel succes!