Dit artikel beschrijft hoe je abonnementen toevoegt (aanmaakt) en opzegt.
Er zijn twee manieren om een abonnement toe te voegen: via Memberships of via de relatiekaart in het CRM. Op informatie op relatiekaart in het CRM is gekoppeld aan Membership. Het maakt dus niet uit op welke plek je de informatie aanpast.
We zullen je beide manieren laten zien.
Abonnement toevoegen via het CRM
1. Ga naar CRM > Relaties en open de relatiekaart van de persoon waar je een abonnement bij wilt toevoegen of opzeggen.
2. Ga op de relatiekaart naar het tabblad 'Abonnementen' en klik op 'Abonnement toevoegen'
Selecteer dan het abonnementstype dat van toepassing is voor de relatie.
Afhankelijk van de inrichting binnen je Procurios Platform kan je relatiekaart er anders uitzien dan op bovenstaande afbeelding.
Kies de betaler / debiteur van het abonnement
De contractant is reeds ingevuld. Als iemand anders voor het abonnement betaald, bijvoorbeeld een werkgever of in geval van een cadeau-abonnement, dan geef je dat aan door bij 'wie betaald?' te kiezen voor 'Andere relatie'. Zoek en selecteer dan de betalende relatie.
Ingangsdatum en andere datums
Geef aan wat ingangsdatum is van het abonnement: Dit is de datum waarop het abonnement effectief van start gaat. Dit mag ook een datum in het verleden zijn. Bij facturatie wordt vanaf deze datum gerekend.
Betekenis andere data:
- Gefactureerd tot: dit is de datum tot wanneer het abonnement gefactureerd is. Bij invoer van een nieuw abonnement is deze dus nog leeg.
- Vervalt op: dit is de datum waarop het abonnement wordt verlengd met een nieuwe periode. Het systeem vult dit veld automatisch op bij aanmaak van het abonnement. Zie het artikel over de abonnementsdatums voor meer info.
Betaling via Incasso
Wordt er met een Incasso betaald? Klik dan achter 'Automatische incasso afspraak' op 'Selecteren/wijzigen'. Selecteer dan een bestaande incasso-afspraak of voer een nieuwe in.
Hoe het incassoproces vervolgens verloopt lees je hier: Het incassoproces (how-to)
Abonnement opzeggen via het CRM
Ga naar de relatiekaart van de relatie waarbij je het abonnement op wilt zeggen. Klik achter het abonnement op het pictogram voor 'Abonnement opzeggen'.
Of open eerst het abonnement en klik dan op de knop 'Abonnement opzeggen'.
Je ziet dan een overzicht van de abonnementsgegevens. Scroll naar beneden en geef de opzegdatum in. Dat is de datum waarop de opzegging is doorgegeven door het lid/abonnee.
De einddatum wordt standaard ingevuld op de huidige vervaldatum. Dat is de datum tot wanneer de huidige periode nog loopt. Vaak is er dan ook al gefactureerd tot die datum. De einddatum kun je wijzigen, maar bedenk dat ook wat de financiële gevolgen zijn:
- Je wijzigt de einddatum naar een eerdere datum: Wellicht moet je dan ook een creditfactuur maken om een gedeeltelijke betaling terug te storten.
- Je wijzigt de einddatum naar een latere datum: Er zal dan nog een verlening plaatsvinden vanaf de vervaldatum en daarna een factuur worden aangemaakt voor de verlengde termijn.
In onderstaand voorbeeld met de einddatum van 01 jan. zou het abonnement op 31 dec. nog actief zijn en op 01 jan. niet meer.
Tot slot voer je de reden van opzegging in.
Wil je de opties bij reden van opzegging aanpassen? In dit artikel vertellen we je hoe je dat doet.
Abonnement toevoegen via Memberships
- Ga naar Memberships > Abonnementen
- Klik op Abonnement toevoegen
- Volg dezelfde stappen als bij 'Abonnement toevoegen via het CRM'. Het enige verschil is dat je nog de Contractant moet aangeven voor wie het abonnement toegevoegd moet worden.
