Helpcenter

Verschillende contexten bekijken met behulp van weergaven

Aangepast

Dit artikel is onderdeel van de User Academy. 

  • Doelgroep training: Superuser 
  • Om deze opdracht uit te voeren heb je een persoonlijke trainings-omgeving nodig. Vraag dit aan als je deze nog niet hebt.

Opdracht

Ieder gebruiker kijkt vanuit een andere context naar relatie-gegevens. Daaruit ontstaan verschillende gebruikers-behoeften. In deze opdracht leer je hoe je in die verschillende behoeften kunt voorzien, door het aanmaken en wijzigen van een Weergave aanmaakt.  Daarnaast leer je hoe je de inrichting van een Relatieformulier wijzigt.

Bij oplevering van het Procurios Platform kunnen gebruikers alle relatie-data zien die er beschikbaar is binnen het CRM via de weergave 'CRM'.

Het management van User Academy wil dat een financieel medewerker meer focus krijgt op de financiële gegevens van relaties. De wens daarbij is dat financiële medewerkers alleen de voor hun relevante gegevens zien. Een andere wens is dat de andere medewerkers die de Weergave CRM gebruiken juist geen financiële informatie meer kunnen zien.

De opdracht:

  • Maak een nieuw Relatieformulier waarin alleen de financiële gegevens worden getoond
  • Haal financiële gegevens uit het Relatieformulier van de weergave CRM
  • Maak een nieuwe Weergave waar alleen financieel medewerkers toegang voor hebben
  • Koppel het nieuwe Relatieformulier met financiële gegevens aan de nieuwe Weergave

Wat is een Weergave?

In het Procurios CRM staat alle data die je verzameld hebt van je Relaties. Niet alle data is relevant voor de medewerkers van je bedrijf. In sommige gevallen heb je een bepaalde 'bril' nodig om naar je Relaties te kijken. Deze bril noemen we binnen Procurios een Weergave.

Een Weergave is als het ware een venster waardoor je een beperkte hoeveelheid Relaties zichtbaar maakt. Het is niet een groep waarin je Relaties afzondert. Relaties kunnen dus in meerdere Weergaven zichtbaar zijn.

Binnen een Weergave kan je bepalen wie er toegang heeft, welke Relaties er zichtbaar zijn en welke informatie er op de Relatiekaart getoond wordt. Dat laatste doe je door middel van een Relatieformulier (zie onderstaand kader voor uitleg).

In de afbeelding hieronder zie je twee Weergaven (1): Backend Gebruikers en CRM. Binnen een Weergave kun je gesegmenteerde groepen relaties tonen. Dit noemen we Relatielijsten. In de afbeelding zie je binnen de Weergave CRM de standaard Relatielijst Alle relaties en een custom Relatielijst Nieuwsbrief ontvangers (2).

Lees meer over Getting Started met Weergaven en Relatieformulieren

Wat is een Relatieformulier? 

Een Weergave maakt gebruik van één of meer Relatieformulieren. Een Relatieformulier bepaalt  welke gegevens worden getoond op de Relatiekaart en hoe ze worden weergegeven. Er zijn zijn vier gebruikersfuncties die uitgevoerd kunnen worden: Bekijken, Toevoegen, Bewerken of Verwijderen.

Per gebruikersfunctie kun je kiezen welk Relatieformulier je gebruikt. In theorie kunnen dat vier verschillende Relatieformulieren zijn, maar vaak zijn één of twee Relatieformulieren genoeg.  

Lees meer over Getting Started met Weergaven en Relatieformulieren

Uitvoering

Log in op je trainingsomgeving

  • Open in je browser je persoonlijke trainingsomgeving
  • Log in met je account-gegevens.

De huidige weergaves bekijken

Als eerste is het goed om de Weergaves die de User Academy nu heeft te bekijken.

  1. Ga naar CRM
  2. Open de module Relaties
  3. Je ziet hier dat een Superuser toegang heeft tot drie Weergaven:
    • Backend Gebruikers
    • CRM
    • CRM Systeem Lijsten

Aan het einde van de opdracht zul je zien dat hier een extra Weergave bij is gekomen. Voordat we die weergave gaan maken, nemen we eerst een kijkje bij de huidige Relatieformulieren.

De Relatieformulieren van een Weergave bekijken

Een Weergave heeft altijd minimaal één Relatieformulier nodig. Het Relatieformulier bepaalt welke velden op de Relatiekaart getoond worden.

1. Om te bekijken welke Relatieformulieren bij een Weergave horen, ga je naar 'Instellingen' (tandwiel linksonderin)
2. Klik io Weergaven. Hier zie je een overzicht van alle Weergaven die jij mag bewerken. Ook zie je hier de vier modi om Relatiegegevens te benaderen: Bekijken, Toevoegen, Bewerken en Verwijderen.

Aan elk van deze modi dient een Relatieformulier gekoppeld te worden. Voor de Weergave CRM worden twee Relatieformulier gebruikt: '[Relations] CRM (view)' voor Bekijken en Verwijderen en  '[Relations] CRM (manage)' voor Toevoegen en Bewerken. 

Maak een nieuw Relatieformulier voor financieel medewerkers

Nu je weet hoe de huidige Weergaves en Relatieformulieren eruit zien, kun je aan de slag! Als eerste gaan we de benodigde Relatieformulieren maken. Op dit formulier worden alleen die gegevens getoond die relevant zijn voor financieel medewerkers.

  1. Klik op Instellingen (tandwiel links onderin)
  2. Open Formulieren

Maak een kopie van het Relatieformulier '[Relations] CRM (view)'

Je kunt een relatieformulier vanaf nul maken, maar vaak is het handiger om een bestand relatieformulier te kopiëren en dan aan te passen.

  1. Klik achter het Relatieformulier '[Relations] CRM (view)' op het kopieer-symbool
  1. Geef het nieuwe formulier de titel '[Relations] Finance (view)'
  2. En geef het formulier een passende beschrijving, zoals bijvoorbeeld 'Relatieformulier t.b.v. Financieel medewerkers'
  3. Klik op Opslaan

Pas het gekopieerde Relatieformulier aan

  1. Klik op het plusje (+) voor Algemeen, zodat deze uitklapt en onderliggende items zichtbaar worden.
  1. Klik op het plusje (+) voor Naamloos (Sectie)
  2. Klik met je rechtermuisknop op Geboortedatum
  3. Klik op 'Ontkoppel dit veld van dit formulier'. Hiermee verwijder je de velden van het formulier.
    Doe dit ook voor:
    • Hoofdactiviteit (2x)
    • Type Overheid
    • Type School
    • Voorkeurstaal
    • Profielfoto

Deze velden vinden we bij User Academy niet relevant voor financieel medewerkers.

  1. Klik met je rechtermuisknop op Communicatie
  2. Klik op 'Verwijder'
  3. Doe dit ook voor:
    • Extra informatie
    • Account
    • Social Media

Ook deze velden vinden we bij User Academy niet relevant voor financieel medewerkers.

  1. Klik met je rechtermuisknop op Systeem
  2. Klik op 'Verwijder'
  3. Klik op 'Terug naar overzicht'. De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
  4. In het overzicht zie je nu dat het nieuwe Relatieformulier '[Relations] Finance (view)' zichtbaar is in de lijst.
  5. Herhaal deze stappen, maar kopier nu het formulier '[Relations] CRM (manage)' en noem deze kopie '[Relations] Finance (manage)'. Verwijder dezelfde velden van het formulier als je bij '[Relations] Finance (view)' hebt gedaan.

Formulier CRM (view) aanpassen

Vervolgens is het tijd om het Relatieformulier wat in de weergave CRM gebruikt wordt, aan te passen. Alle gegevens die met financiën te maken hebben, halen we eruit.

  1. Open het relatieformulier '[Relations] CRM (view)': Klik hiervoor achter dit formulier op het vergrootglas
  1. Klik met je rechtermuisknop op Donaties
  2. Klik op 'Verwijder'
  3. Doe dit ook voor:
    • Financieel
    • Abonnementen

De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Verwijder dezelfde velden (Donaties, Financieel en Abonnementen) ook bij het formulier '[Relations] CRM (manage)'.

Een nieuwe weergave maken voor financiën

Nu is het tijd om een nieuwe weergave te gaan maken voor de financiële medewerkers. Je kunt gaat hiervoor naar Instellingen > Weergave en  klikt op 'Nieuwe weergave'.

  1. Geef de Weergave de titel 'Financieel'
  2. Geef een beschrijving die vertelt waarvoor de weergave bedoeld is, zoals 'Weergave t.b.v. financieel medewerker'
  3. Klik bij Beperk toegang op 'Selecteer/wijzigen'.

4. Typ in de zoekbalk 'Superuser'
5. Selecteer uit de lijst de rol 'SuperUser'. De balk wordt geel als je de rol geselecteerd.
Herhaal dezelfde stap voor de 'Finance manager'.  
6. Klik op het kruisje of de sneltoets [esc] om het venster te sluiten.

Door op deze manier de toegang te beperken van de weergave, voorkom je dat medewerkers met andere rollen de weergave kunnen zien.

  1. Selecter bij Toevoeg-formulier en Wijzig-formulier het formulier '[Relations] Finance (manage)'
  2. Selecteer bij Bekijk-formulier het formulier '[Relations] Finance (view)'
  3. Selecteer bij Verwijder-formulier het formulier '[Relations] Finance (view)'
  1. Selecteer bij Toon acties onder Actie op de relatiekaart: 'Toon alleen geselecteerde acties'
  2. Selecteer daaronder bij Te tonen actie: 'Relatie bewerken' (2)
  3. Selecteer ook Deduplicate: samenvoegen met andere relatie'
  4. Selecteer bij Toon acties onder Acties bij relatielijst: 'Toon alleen geselecteerde acties'
  5. Selecteer daaronder bij Te tonen acties: 'E-mail sturen'
  6. Selecteer bij Velden inschakelen onder Velden uit andere modules: 'Alle beschikbare velden inschakelen'
  7. Klik op Opslaan
  1. Je ziet nu dat de Weergave Financieel is toegevoegd met de gekoppelde Relatieformulieren
  2. Je ziet ook dat de toegang beperkt is tot gebruikers met de rollen Finance Manager en Superuser

Het resultaat

Je hebt een Weergave en de bijbehorende Relatieformulieren ingericht voor financieel medewerkers

  1. Klik op Relaties in het module-menu
  2. Je ziet nu de nieuwe Weergave Financieel in het submenu-staan
    Selecteer deze weergave. (Je herkent een geselecteerde Weergave aan de lichtgrijze balk achter de Weergavenaam)
  3. Open de Relatiekaart van Piet Bakker door op de naam te klikken
  1. Je ziet op deze Relatiekaart dat er onder het tabblad Algemeen geen onnodige velden worden getoond zoals Geboortedatum en de secties Extra informatie, Account en Social Media.
  1. Klik op tabblad Financieel
  2. Je ziet hier de factuurinformatie en de incassomandaten
  1. Klik in het Actie-menu boven de Relatiekaart op Weergeven in
  2. Kies in het dropdownmenu dat nu verschijnt voor CRM
  1. Je ziet nu dat dezelfde relatie (Piet Bakker) wordt getoond in de Weergave CRM. Dit is ook zichtbaar door de lichtgrijze balk in het submenu op de Weergave CRM.
  2. Merk op dat de tabbladen Donaties en Financieel in deze Weergave niet worden getoond

Je hebt deze training succesvol doorlopen. Goed gedaan.

Je hebt geleerd hoe je een nieuwe Weergave maakt door een bestaande Weergave te kopieren. Ook weet je nu hoe je een Weergave zichtbaar kunt maken voor specifieke rollen, zoals de Finance Manager.

Tot slot heb je geleerd hoe je een Relatieformulier kunt kopiëren en wijzigen, waarmee je de informatie die op een relatiekaart getoond wordt kunt bepalen.

Vorige Artikel Een overzicht van een bepaalde groep relaties maken
Volgende Artikel Een contactmoment toevoegen
Hulp nodig van Support of een Consultant? Neem contact op