In dit artikel lees je over het belang van Toezeggingscontrole en over hoe je dit in uitvoering brengt.
Als fondsenwervende organisatie steek je veel tijd, geld en energie in het verkrijgen van donaties. Het liefst doorlopende donaties ofwel: Toezeggingen. Een toezegging is de belofte van een donateur om periodiek een donatie te doen. Je kunt hier meer over lezen in het artikel over Toezeggingen.
Door allerlei oorzaken kan het gebeuren dat een Toezegging voor een donatie uiteindelijk niet de betaling oplevert die je verwacht.
Dat er soms iets misgaat tussen de intentie van de donateur en de uitvoering van de betaling is onvermijdelijk. Wel wil je op zijn minst weten waarom het mis is gegaan en wil je, als de intentie er nog steeds is, een tweede kans aangrijpen om de betaling te regelen. Voor dat doel hebben we de module Toezeggingscontrole in het product Donations.
Zoek openstaande Toezeggingen
- Ga naar Donaties > Toezeggingscontrole
- Kies Periodiek of Eenmalig
Je ziet nu direct een overzicht van openstaande Toezeggingen (waarvoor nog geen betaling is binnengekomen).
In de rechterkolom zie je filtermogelijkheden* (zie afbeelding) om te specificeren welke Toezeggingen je wilt zien. Een vereist filter is die van een specifieke maand en jaar.
Een tweede belangrijke filter-optie is 'Incasseerbaar'. Dit zijn namelijk de toezeggingen waarbij in de praktijk het vaakst iets misgaat.
De filter-kolom kan 'ingevouwen' zijn. Door je muis naar de rechterzijde van het venster te schuiven vouwt de kolom uit (zie afbeelding hieronder). Met het filter-icoon bovenin de kolom kun je de kolom vastzetten.
- Selecteer de gewenste maand en jaar
- Vink 'incasseerbaar' aan
- Klik op Filter
Controleren
- In het overzicht Openstaande Toezeggingen: Bekijk de Toezegging m.b.v. het vergrootglas-icoon.
- Open vanuit de Toezegging de Incasso-afspraak
Binnen de Incasso-afspraak zie je de status van de Incasso-opdrachten. In het voorbeeld hieronder kun je zien dat de incasso's tot en met september zijn geslaagd, maar dat de incasso's vervolgens structureel mislukken.
Door nog verder in te zoomen op een mislukte incasso-opdracht m.b.v. het vergrootglas-icoon (1) kom je er achter dat de reden van de mislukte incasso's is dat de bankrekening is opgeheven (2). Dit is waarschijnlijk eenvoudig op te lossen door contact met de donateur te leggen en het juiste IBAN te vragen.
Je kunt nu vanuit de Toezegging op individueel niveau inzoomen op de relatie en beslissen hoe je dit wilt oplossen.
Ook kun je een lijst met openstaande Toezeggingen exporteren met als doel de relaties via een mailing een vriendelijke herinnering te sturen.