In dit artikel lees je hoe je zorgt dat je donaties in de boekhouding onderscheiden kunnen worden op basis van donateurstypen.
Waarom donateurstypen?
Als je jaarverslagen opstelt op basis van de RJ 650 richtlijn zul je in ieder geval onderscheid moeten maken in de volgende baten:
- baten van particulieren;
- baten van bedrijven;
- baten van loterij-organisaties;
- baten van subsidies van overheden;
- baten van verbonden organisaties zonder winststreven;
- baten van andere organisaties zonder winststreven;
- baten als tegenprestatie voor de levering van producten en/of diensten;
- overige baten.
Deze baten kun je van elkaar onderscheiden d.m.v. donateurstypen.
Verrijking boekhoudkundige informatie
Het donateurstype dient ter verrijking van de boekhoudkundige informatie die in beginsel gebaseerd is op ingerichte Fondsen. Als je bij het donateurstype een boekhoudcode invult, wordt dit in het transactiebestand t.b.v. de boekhouding in een extra kolom (dimensie 4) geplaatst.
Donateurstype inrichten
Onder Donations > Instellingen kun je donateurstypen inrichten. Bij een donateurstype geef je een titel, boekhoudcode en de relatiecollectie aan. Zodra een donatie binnenkomt wordt voor de Relatie bepaald bij welke donateurstype hij hoort en dit type wordt vastgelegd bij de Donatie.
Bij het exporteren van de gegevens voor de boekhouding wordt de boekhoudcode toegevoegd aan het rijtje fonds, campagne en actie.
Op deze manier kun je in je eigen boekhouding bijhouden door welk type donateur de donatie is gegeven, zonder alle donaties afzonderlijk te moeten registreren.
Als een donateur in meerdere Relatiecollecties valt wordt de eerste in de lijst aan de Donatie gekoppeld.
Best practice
Je kunt zelf kiezen welke Relatiecollecties je gebruikt en hoe je die inricht. Hier geven we een handreiking voor een mogelijke inrichting.
- Richt onder CRM Systeemlijsten per donateurtype een relatielijst in. Geef deze lijsten een duidelijke naam, zoals bijv. 'donateurtype particulieren'.
- Maak vervolgens een Donateurtype aan zoals hierboven beschreven en kies de bijhorende relatielijst.