Een geluidstechnicus werkt mee aan jouw sponsorevent en schenkt dus haar tijd. Een andere trouwe donateur schenkt winterkleding voor een kledingruilbeurs. Heel fijn! Maar hoe leg je dit eigenlijk vast in je CRM? Met Donaties in natura maak je het mogelijk om de waarde van gesponsorde tijd of producten overzichtelijk te maken op de relatiekaart en in Donations.
Een nieuwe donatie in natura toevoegen
Je kunt een nieuwe donatie in natura toevoegen via zowel Donations > Natura als via de relatiekaart in het CRM. In het onderstaande voorbeeld zie je hoe je een donatie in natura toevoegt via de relatiekaart van een bestaande relatie.
Afhankelijk van hoe de relatieformulieren bij jouw organisatie zijn ingericht en welke rechten je hebt, vind je op één van de tabbladen van de relatiekaart de optie om donaties in natura toe te voegen. Nadat je klikt op 'Nieuwe donatie' verschijnt er een pop-up om diverse gegevens rondom de donatie in te vullen:
- Een omschrijving van wat er gedoneerd is
Bijvoorbeeld een product (Winterkleding) of tijd (de hulp van een geluidstechnicus tijdens je congres). - De donateur
Wanneer je de donatie toevoegt vanaf de relatiekaart wordt deze (uiteraard) automatisch ingevuld - De datum van de donatie
- Het Fonds (doel/bestemming) waarvoor de donatie gegeven is
Bij onze fictieve stichting Zoo Lion Foundation werven we bijvoorbeeld fondsen voor Betere leefgebieden voor leeuwen. - De Actie die leidde tot de donatie
Je deed wellicht een oproep tot deze bijdrage aan je vertrouwde leveranciers. - Een opmerking
Naar eigen inzicht in te vullen. Instructie voor je (toekomstige) collega of wellicht een notitie over een afspraak die je gemaakt hebt rondom de donatie. - De geschatte waarde van de donatie
Hoeveel zou het gekost hebben als je het gedoneerde zelf had moeten kopen?
Wanneer je meerdere donaties in natura achter elkaar wilt invoeren, kun je er ook voor kiezen om de donaties toe te voegen via Donations > Natura. Dit werkt hetzelfde als bij het invoeren vanaf de relatiekaart, met als enige verschil dat je de relatie nog moet selecteren via het veld Donateur.
Vind je in jouw implementatie Natura niet terug tussen de diverse modules in jouw implementatie? Neem dan contact met ons op om de module voor je te activeren. Als jouw organisatie het product Donations al afneemt, zijn hier geen extra kosten aan verbonden.
Overzicht met donaties in natura bekijken
Wil je goed overzicht met alle donaties in natura per fonds, campagne of relatie? Dan zijn de diverse overzichten een uitkomst. Je vindt deze overzichten zowel binnen Donations als via de relatiekaart in het CRM.
Wanneer je binnen Donations > Natura het overzicht bekijkt, heb je niet alleen de mogelijkheid om in een keer de donaties van verschillende donateurs te zien, maar kun je de donatiehistorie ook filteren per Administratie, Fonds, Campagne, Actie(s), Selectie(s), Donatiedatum en Geschatte waarde.
Wil je per Fonds de overzichten bekijken? Dan vind je ook via Donations > Fondsen een overzicht met alle Donaties in natura die bij het betreffende Fonds horen.
Bij ieder overzicht is het gemakkelijk om snel een exportbestand te maken naar Excel.
Ook op de relatiekaart kun je het overzicht met eerdere donaties in natura inzien. Handig als de relatie bijvoorbeeld om een bewijs vraagt van al zijn donaties en de waarde ervan. Deze kun je gemakkelijk exporteren als een Excelbestand.
Donateurs zoeken met een donatie in natura
Wil je een relatielijst of selectie maken met donateurs die in natura doneren? En wil je die lijst verder specificeren op basis van de Geschatte waarde van de donaties of bijvoorbeeld de Wervingskanalen die geleid hebben tot de betreffende donaties? Dan maak je gebruik van het zoekfilter in het CRM.
