Helpcenter

Welkom! Kennismaking met het Procurios Platform

Aangepast

Welkom bij de User Academy! Deze training heeft als doel om jou als gebruiker van het Procurios Platform wegwijs te maken door de vele mogelijkheden van dit platform. Je leert in grote lijnen wat je met verschillende Producten in het Platform kunt doen en wat de samenhang is tussen die Producten.

De online training bestaat uit een reeks opdrachten waarvoor je ongeveer een half uur tot een uur nodig hebt per opdracht. Om deze opdrachten uit te voeren, heb je een persoonlijke trainingsomgeving nodig. Vraag deze aan als je deze nog niet hebt.

Het doel van het Procurios CRM

Het Procurios CRM is de plek waar je relatiegegevens beheert. Je kunt hier gegevens over jouw relatie (bijvoorbeeld een donateur, lid of medewerker) verzamelen.

Binnen CRM kun je relaties met bijhorende gegevens tot in detail inrichten en beheren. Je stemt de inrichting af op gebruikers van het Platform en hun werkprocessen. Niet alle informatie die vastligt in het CRM is op elk moment voor iedere gebruiker relevant. Een financieel medewerker heeft heel andere gegevens nodig dan bijvoorbeeld een service medewerker. Je toont daarom de relevante informatie over relaties aan de juiste personen binnen een bepaalde (werk)context.

Ook kun je relaties segmenteren binnen een bepaalde context, zodat alleen relaties die relevant zijn voor specifieke werkzaamheden getoond worden. Een leden-administrateur wil bijvoorbeeld alleen de leden zien en is niet 'geïnteresseerd' in relaties die geen lid zijn van jouw organisatie. Een marketeer daarentegen wil juist relaties zien die aangegeven hebben dat ze mail of post willen ontvangen.

Lees meer over Getting started met Procurios CRM

Basistermen in het Procurios Platform

Elke entiteit in jouw CRM noemen we een Relatie. Elke Relatie heeft een Relatietype, wat aangeeft met welk type relatie je te maken hebt. Voorbeelden van Relatietypes zijn 'Persoon' of 'Organisatie'. Het relatietype vormt de basis en is daarom een verplicht veld voor elke Relatie.

Alle gegevens over een individuele Relatie worden vastgelegd op de Relatiekaart. Denk hierbij aan een kaart in een ouderwetse kaartenbak: het CRM is de kaartenbak en de Relatiekaart is de papieren kaart.

Een Weergave is een bepaalde 'bril' waarmee je naar Relaties kunt kijken. Binnen een Weergave kun je een beperkte hoeveelheid Relaties zichtbaar maken en bepalen welke informatie op de Relatiekaart getoond wordt.

Een Product is een item uit het hoofdmenu, bijvoorbeeld CRM, CMS of Donations.

Geen zorgen als je al deze termen nog niet volledig begrijpt, in de volgende lessen van de User Academy zullen we meer toelichting geven. Ook ga je zelf aan de slag met opdrachten om een Relatiekaart in te richten of een nieuwe Weergave te maken.

Opdracht

Met deze opdracht leer je hoe het Procurios Platform in elkaar zit en hoe je door het platform heen kunt navigeren. Ook leer je enkele basisbegrippen binnen het Procurios Platform, zoals de termen Relaties, Relatietype, Relatiekaart en Weergave.

Opdracht:

Inloggen op het Platform en de opties in het submenu van CRM en de Instellingen ontdekken.

Log in op je trainingsomgeving

  • Open in je browser je persoonlijke trainingsomgeving
  • Log in met je account-gegevens.

In het Procurios Platform vind je een hoofdmenu met al je Producten. Elk product heeft een submenu en een plek voor instellingen. Hieronder lichten we het hoofdmenu, het submenu van het CRM en de plek van instellingen toe.

De inhoud van het hoofdmenu

Het hoofdmenu vind je linksboven naast het Procurios logo. Door hierop te klikken klapt het menu uit en kun je alle Producten zien die er voor jou beschikbaar zijn.

Deze Producten vind je in de User Academy:

  • CRM: dit is het hart van het Platform. Hier beheer je al je Relaties. Het CRM is geïntegreerd met alle andere Producten in het Procurios Platform. Zo kun je in het CRM ook een overzicht zien van Donaties, Abonnementen of Financiën.
  • Account&Registration: hier maak je formulieren waarmee Relaties zich kunnen registreren of hun profiel aan kunnen passen. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor de inschrijving voor mailings.
  • CMS: hier bewerk, ontwerp en beheer je je website
  • Mailings: de plek om (gepersonaliseerde) mails te sturen, zoals je nieuwsbrief
  • Meetings&Events: maak hier bijeenkomsten aan en beheer de bezoekers van deze bijeenkomsten
  • Community: hier beheer je community en verbind je met (een selecte) groep relaties
  • Memberships: hier beheer je abonnementen
  • Donations: leg hier toezeggingen vast en beheer je donaties
  • Engagement: meet de betrokkenheid van je relaties door middel van campagnes en acties
  • Insights: hier krijg je inzicht in statistieken en data op je platform, zoals nieuwe donateurs per maand of hoeveelheid donaties van het afgelopen jaar
  • Finance: beheer alles wat met financiën te maken heeft, zoals facturen, banktransacties en incassobatches
  • Library: beheer en upload documenten die je gebruikt voor o.a. je website, nieuwsbrief of als profielfoto
  • Mailmerge: maak gepersonaliseerde brieven op basis van informatie uit het CRM
  • Platform: beheer instellingen die betrekking hebben op het hele platform

Klik nu op het Product CRM om naar het CRM te gaan.

Ook aan de rechterkant vind je een menu met een aantal handige opties. 

  1.  Klik op het vraagteken.
    Je krijgt nu meer informatie over het Product waar je op dit moment in aan het werk bent. In de afbeelding hieronder is dat het CRM. Als je meer wilt weten over dit Product, klik dan op het icoontje naast 'Bekijk kennisbank'. Je opent daarmee het helpcenter en komt direct terecht in de categorie CRM. Als je in Finance aan het werken bent en je klikt op hetzelfde icoon, kom je terecht bij de artikelen over Finance.
  2. Klik nu op het vergrootglas.
    Je ziet dan een scherm waarmee je snel een relatie kunt zoeken en openen in het CRM. Deze snelzoek-optie is altijd aanwezig in het Platform.

Als je op een Product klikt, zie je links een submenu verschijnen met modules. De inhoud van dit submenu hangt af van het Product dat je hebt geopend. Hieronder zie je het submenu van CRM. Deze lichten we kort toe:

  • Dashboard: hier kom je binnen als je op het CRM klikt en dit geeft een overzicht van laatst bewerkte relaties
  • Relaties: hier zie je al je relaties
  • Selecties: hier zie je selecties die je hebt gemaakt van je relaties
  • Contactmomenten: hier zie je een overzicht van contactmomenten die je hebt geregistreerd bij je relaties. Je kunt hier ook contactmomenten toevoegen. De contactmomenten vind je ook terug op de relatiekaart van een relatie.
  • Archief: hier zie je relaties die gearchiveerd zijn. Deze kun je eventueel nog terugzetten.
  • Importeer relaties: via deze module kun je relaties importen in je CRM.
  • Ontdubbelen: hier zie je of er mogelijk dubbele relaties zijn in je CRM en kun je ervoor kiezen deze relaties samen te voegen
  • Functies: hier zie je een overzicht van welke relaties aan elkaar gekoppeld zijn met een functie
  • Klik op het pijltje bovenaan het submenu

Je ziet dat het submenu inklapt, zodat je meer ruimte over houdt voor het hoofdscherm

  • Klik nogmaals op het pijltje

Je ziet dat het submenu weer uit klapt

Instellingen aanpassen

Bij veel Producten, zo ook het CRM,  vind je linksonder een knop met 'Instellingen'. Als je hierop klikt, kun je extra instellingen voor het desbetreffende Product instellen. Wil je meer weten over welke instellingen er zijn? Kijk dan rustig zelf even rond in het Platform. Op een later moment zullen we hier dieper op ingaan.

Zo, dit was je kennismaking met het Procurios Platform. Klaar voor meer? Er staan een aantal opdrachten voor je klaar om het CRM beter te leren kennis. Voor jou als gebruiker van het Platform is dit belangrijke basiskennis. Succes met alle opdrachten!

Volgende Artikel Een nieuwe persoon toevoegen aan het CRM
Hulp nodig van Support of een Consultant? Neem contact op