Helpcenter

Een registratieformulier voor vrijwilligers maken

Aangepast

Dit artikel is onderdeel van de User Academy. 

  • Doelgroep training: Superuser 
  • Om deze opdracht uit te voeren heb je een persoonlijke trainings-omgeving nodig. Vraag dit aan als je deze nog niet hebt.

Opdracht

Met deze opdracht leer je om een nieuw registratieformulier aan te maken en om de bericht-teksten aan de registrant in te richten.

De casus

Een trouwe kern uit de achterban van User Academy is zo enthousiast over wat de academy doet dat zij graag vrijwillig meehelpen om hier een nog groter succes van te maken. Er is een vrijwilligers coördinator aangesteld om dit te regelen.

De nieuwe coördinator merkt dat nieuwe vrijwilligers aanmelding binnenkomen via appjes, mailtjes of mondeling. Dat kan beter! Hij vraagt daarom aan jou of jij het registratieproces kan verbeteren. Hiervoor is  besloten om  een online registratieformulier te gebruiken waarin een vast aantal gegevens worden uitgevraagd. Na het invullen, worden deze gegevens direct in CRM opgeslagen.

Opdracht:

- Maak een registratieformulier voor vrijwilligers.

Na het uitvoeren van deze opdracht heb je een formulier dat in een volgende stap moet worden opgenomen in CMS om op de website getoond te worden.

Videotraining

Bekijk de video om te zien hoe de opdracht wordt uitgevoerd.

Uitvoering

Log in op je trainingsomgeving

  • Open in je browser je persoonlijke trainingsomgeving
  • Log in met je account-gegevens.

Maak een nieuw Registratieformulier aan

Voor iedere soort registratie maak je een afzonderlijk registratieformulier aan. Hiermee kun je alle eigenschappen van het registratieproces tot op detail inrichten.

  1. Ga naar Account&Registration
  2. Open Registratieformulieren
  3. Klik op 'Registratieformulier toevoegen'

Op termijn zal je wellicht een aantal verschillende formulieren in gebruik hebben. Een duidelijke naam van het formulier is daarom van belang.

De vrijwilligerscoördinator wil een notificatiemail ontvangen bij iedere nieuwe registratie, want die moet hij controleren en goed- of afkeuren.

Dit kun je instellen bij het tabblad Instellingen.

  1. Wijzig de titel van het Registratieformulier in 'Vrijwilliger registratie'
    Laat andere instellingen ongewijzigd
  2. Selecteer de optie 'Verstuur een e-mail notificatie voor iedere registratie'
  3. Vul het e-mailadres in van de (fictieve) vrijwilligerscoördinator
  4. Klik op Opslaan

Wijzig de formuliervelden

Bij iedere soort registratie heb je andere gegevens nodig om een registratie te voltooien. Onder het tabblad Formuliervelden geef je aan welke informatie je nodig hebt voor de registratie. In deze training maken we gebruik van een standaard set persoonsgegevens. Er moet alleen nog één veld worden toegevoegd.

  1. Open het tabblad Formuliervelden
  2. Zoek in de rechterkolom naar het veld 'vrijwilligers voorkeuren'
    Het typen van de eerste paar letters is vaak al voldoende
  3. Als voor de sectie 'Andere vrije velden' een + staat, klik daar op om hem open te klappen
  4. Sleep het veld 'vrijwilligers voorkeuren' naar het middengedeelte
    Een grijsblauwe lijn geeft aan waar het veld zal worden geplaatst

Het veld zie je nu zichtbaar in het hoofdscherm onder de andere formuliervelden.

  1. Klik op 'Bekijken voorbeeld'
    In het voorbeeld zie je dat het veld 'Voorkeuren werkzaamheden' een viertal opties heeft om aan te vinken.

1. Stel berichtteksten in

Als een relatie zich aanmeld als nieuwe vrijwilliger, dan is het belangrijk dat hij goed door het aanmeld-proces begeleid wordt. Duidelijke communicatie is daarom heel belangrijk. Voor elke stap in het proces kun je specifieke tekst invullen. Er wordt standaard al een tekst voor je ingevuld, maar die kun je zelf aanpassen naar jouw specifieke situatie.

  1. Open het tabblad 'Berichten en opties'
  2. Vervang het tekst-kader onder 'Actie op de website na formulier versturen' met de volgende tekst:

Beste ##firstname##

Bedankt voor je registratie. Leuk dat je als vrijwilliger bij ons aan de slag wilt.
We sturen je nu een e-mail met een link om je registratie te voltooien.

  1. Vervang het tekst-kader onder 'Verificatiemail' met de volgende tekst:

Beste ##firstname##

Je hebt je zojuist geregistreerd als vrijwilliger via onze website. Om jouw registratie te voltooien vragen we je op de volgende bevestigingslink te klikken:
##activation_link##

Het valt je wellicht op dat in de tekst woorden worden gebruikt met ##-tekens er voor en er achter. Dit zijn Veldcodes. In de tekst die de relatie krijgt te zien op een webpagina of in een e-mail, komt op de plek van de Veldcodes de unieke gegevens, zoals zijn voornaam of een unieke activatie-link, van die betreffende relatie te staan. Dat zie je in onderstaand voorbeeld.
De veldcodes die je kunt gebruiken vind je in de tekst-opties bovenaan het tekstkader.

  1. Vervang het tekst-kader onder 'Actie op de website na verificatie' met de volgende tekst:

Beste ##firstname##

Je registratie is in goede orde door ons ontvangen.
Leuk dat je als vrijwilliger bij ons aan de slag wilt. Samen zorgen we er voor dat leeuwen in gevangenschap in een zo natuurlijk mogelijke omgeving kunnen leven.

Wij checken nog even de ingevulde gegevens. Nadat dit is gebeurt ontvang je nog een bevestigingsmail.

  1. Selecteer onder Goedkeuren de optie 'Registraties handmatig controleren en goed- of afkeuren'
    Er verschijnt dan een nieuwe sectie, genaamd Afwijzigingsmail
  2. Vervang het tekst-kader onder Afwijzingsmail met de volgende tekst:

Beste ##firstname##,

Je registratie als vrijwilliger is afgewezen om de volgende reden:
##discard_reason##

  1. Vervang het tekst-kader onder Bevestigingsmail met de volgende tekst:

Beste ##firstname##

Je registratie als vrijwilliger is helemaal voltooid.
We nemen snel contact met je op om nader kennis te maken.

2.  Klik op Opslaan

Het resultaat

Je hebt een registratieformulier aanmaakt en inricht! Om te zorgen dat vrijwilligers dit formulier ook daadwerkelijk in kunnen vullen, moet het ook op de website (CMS) geplaatst worden. Dat gaan we in een andere opdracht doen. Het uiteindelijk resultaat kun je hier nu dus nog niet zien en blijft het voor nu nog een beetje abstract.

Wel kunnen we alvast een voorproefje geven van wat je te zien krijgt als je de opdracht 'Een registratieformulier op een pagina plaatsen' hebt afgerond:

Heel goed. Je hebt een eigen registratieformulier ingericht. Ik hoop dat je hebt gemerkt dat dat best makkelijk gaat. Ben je benieuwd hoe je dit formulier ook op je website zet? Ga dan verder met deel 2 van deze opdracht.

Vorige Artikel Een contactmoment toevoegen
Volgende Artikel Velden in een nieuwsbrief registratieformulier vooraf instellen
Hulp nodig van Support of een Consultant? Neem contact op