Dit artikel is onderdeel van de User Academy.
- Om deze opdracht uit te voeren heb je een persoonlijke trainings-omgeving nodig. Vraag deze aan als je deze nog niet hebt.
- Doelgroep: Relation Manager
Opdracht
Met deze opdracht leer je hoe je een Relatielijst maakt binnen een Weergave en hoe je een eenvoudig Zoekfilter maakt.
In CRM database staan zowel bedrijven en personen door elkaar. De organisatie User Academy wil graag een lijst waar alleen de personen staan. Daarnaast wil de organisatie ook inventariseren hoeveel personen er in Emmeloord wonen, en hoeveel in Emmeloord en Drunen wonen. Hiervan hoeft geen lijst gemaakt te worden.
De opdracht:
- Creëer meer overzicht door een afzonderlijke Relatielijst te maken met alleen personen.
- Zoek in het CRM naar personen die in Emmeloord wonen.
- Zoek vervolgens in het CRM naar personen die zowel in Emmeloord als in Drunen wonen.
Wat is een Relatielijst?
Een Relatielijst is een verzameling van Relaties in je CRM die je gesegmenteerd hebt op bepaalde kenmerken, bijvoorbeeld: alle personen die in Emmeloord wonen of alle leden van je organisatie.
De kenmerken van deze Relatielijst stel je in door middel van een zoekfilter.
Lees meer over Relatielijst maken
Wat is het zoekfilter?
Het zoekfilter is een manier om op een geavanceerde manier te zoeken in je CRM. Je stelt in het zoekfilters regels op waaraan de Relaties moeten voldoen. Je kunt hierbij regels groeperen en gebruik maken van de opties 'Alle' of 'Tenminste één' van de volgende regels is waar.
De resultaten van een zoekopdracht kun je opslaan als nieuwe Relatielijst.
Lees meer over Het relatie-zoekfilter gebruiken
Wat is een Relatietype?
Alle entiteiten in je CRM zijn Relaties. Maar niet alle Relaties zijn van hetzelfde type. Zo kun je bijvoorbeeld Personen of Bedrijven in je CRM hebben staan. Het Relatietype is een verplicht veld in het CRM en het vertelt met welk type Relatie je te maken hebt.
Videotraining
Bekijk de video om te zien hoe de opdracht wordt uitgevoerd.
Uitvoering
Log in op je trainingsomgeving
- Open in je browser je persoonlijke trainingsomgeving
- Log in met je account-gegevens.
Bekijk de huidige Weergave CRM
- Open CRM
- Navigeer naar de module Relaties
- Selecteer de Weergave CRM
- Merk het aantal relaties op dat er getoond wordt. Onthoud dit aantal.
- Klik op Toon zoekfilter
Definieer een zoekfilter in
- Klik op Maak een nieuwe...
- Selecteer het filtercriterium Relatietype
- Selecteer vervolgens is gelijk aan - Persoon
- Klik op Zoek
Sla Relatielijst op
- Merk op dat er nu boven de Relatielijst is aangegeven dat er een filtering actief is
- Merk tevens op dat het aantal relaties dat nu getoond wordt lager is dan hierboven. Er worden nu alleen relaties getoond van het relatietype Persoon
- Klik op Lijst-eigenschappen
- Kies Deze lijst als nieuwe lijst oplaan
- Geef de nieuwe lijst de titel 'Personen'
- Klik op Opslaan
- Merk op dat onder de Weergave CRM een nieuwe Relatielijst is toegevoegd. Deze lijst is automatisch geselecteerd, wat je herkent aan de lichtgrijze achtergrondkleur bij deze Relatielijst.
Aan het symbool van het slotje herken je dat de Relatielijst niet wordt gedeeld met andere gebruikers. Andere gebruikers kunnen deze lijst dus niet zien. - Er is nu automatisch ook een Relatielijst 'Alle relaties' toegevoegd.
- Klik op Toon zoekfilter
Definieer een zoekfilter binnen de lijst Personen: zoek op Personen in Emmeloord
We gaan nu binnen de lijst Personen op zoek naar Personen die in Emmeloord wonen. Hiervoor gaan we het zoekfilter gebruiken.
- Klik op Maak een nieuwe...
- Klik onder selecteer het filtercriterium Adres
- Selecteer vervolgens Relatie heeft een adres van type - Willekeurig type -
- Klik onder het filtercriterium Adres op Maak een nieuwe...
- Selecteer het filtercriterium Woonplaats
- Selecteer vervolgens is gelijk aan
- Vul in: Emmeloord
- Klik op Zoek
Je krijgt nu alle personen te zien die in Emmeloord wonen. Als je van plan bent deze lijst vaker te gebruiken, kun je deze ook opslaan als een nieuwe Relatielijst. Voor deze opdracht is het voldoende om alleen het aantal te bekijken.
Wijzig het zoekfilter: zoek op personen in Emmeloord of Drunen
Nu we weten hoeveel personen in Emmeloord wonen, willen we ook weten wie er in Emmeloord of Drunen wonen. Daarvoor zullen we het zoekfilter moeten aanpassen.
- Merk op dat binnen de Relatielijst Personen nu een Filtering actief is
- En dat er nu alleen personen worden getoond die in Emmeloord wonen
- Klik op Filtering actief
- Klik op het menu-symbool achter 'Woonplaats is gelijk aan Emmeloord'
- Selecteer Verwijder deze regel
- Klik onder het filtercriterium Adres op Maak een nieuwe...
- Selecteer onder het filtercriterium Adres, 'Tenminste één van de volgende regels is waar'
- Klik daaronder op Maak een nieuwe en selecteer het filtercriterium Woonplaats met daarachter is gelijk aan
- Vul in: emmeloord
- Klik daaronder weer op Maak een nieuwe en selecteer het filtercriterium Woonplaats met daarachter is gelijk aan
- Vul in: drunen
- Klik op Zoek
- Merk op dat nu zowel personen uit Emmeloord als ook uit Drunen worden weergegeven.
Ook deze lijst kun je indien gewenst opslaan. Voor deze opdracht is het voldoende om alleen het aantal te bekijken.
Het resultaat
Controleer het resultaat:
- Onder weergave CRM
- Relatielijst Alle relaties
- Relatielijst Personen
Daarnaast heb je geleerd hoe een zoekfilter werkt.
Goed gedaan! Je hebt geleerd hoe je een nieuwe relatielijst kunt maken en je weet hoe je kunt zoeken met het zoekfilter.