De regels voor de standaard Europese incasso schrijven voor dat je 14 dagen voor de incassodatum een prenotificatie of 'vooraankondiging' verstuurt. Dit houdt in dat je je relatie laat weten welk bedrag en op welk moment er een incasso zal plaatsvinden.
Dit artikel beschrijft beknopt waar je de prenotificaties kunt beheren.
Meer info over regels en adviezen over incasso's en prenotificatie vind je bij de Betaalvereniging.
Vanuit Procurios Platform zijn er 2 mogelijkheden om pre-notificaties te versturen.
- Digitaal
-
Mail Merge
Dit is onder te verdelen in:- Samengevoegde documenten
- Download brondata
Digitaal
Onder Donations > Instellingen > Prenotificaties kun je een E-mailsjabloon toevoegen.
Hierin stel je vast aan welke eigenschappen (criteria) een Toezegging moet voldoen om d.m.v. e-mailsjabloon te worden genotificeerd. Met andere woorden: Als een toezegging voldoet aan de gestelde eigenschappen zal deze e-mailsjabloon verstuurd worden naar de betreffende relatie.
De e-mail wordt automatisch verzonden zodra een Toezegging wordt aangemaakt.
Als er geen e-mailadres van de relatie bekend is, wordt er uiteraard ook geen e-mail verstuurd.
Iedereen die geen digitale prenotificatie ontvangt kan alsnog via Mail Merge worden aangeschreven.
Als er geen e-mailadres van de relatie bekend is, wordt er uiteraard ook geen e-mail verstuurd.
Iedereen die geen digitale prenotificatie ontvangt, kan alsnog via Mail Merge worden aangeschreven.
Mail Merge
Zoals de naam al aangeeft is deze methode gebaseerd op het principe van het product Mail Merge. Lees meer over Getting started met Mailmerge.
Onder Donations > Prenotificatie vind je alle Toezeggingen die nog niet zijn geprenotificeerd. Met de knop Mail Merge maken kun je kiezen voor het maken van 'samengevoegde documenten' (om de brieven zelf te printen) en het 'downloaden van de brondata' (om de brieven door een verzendhuis te laten printen).