Als je gebruik maakt van een standaard klantomgeving*, is je omgeving opgeleverd met een standaard set backend-gebruikersrollen. In dit artikel lees je meer over de toegangsrechten die horen bij deze rollen.
*Klanten sinds half 2019 hebben allemaal een standaard klantomgeving.
Heb je géén standaard klantomgeving, dan kunnen de rollen of de rechten die horen bij een rol afwijken. De rechten zijn mogelijk op maat voor je ingericht.
Een gebruiker is iemand die kan inloggen op de backend van je platform. Wat deze gebruiker mag zien in je platforms, hangt af van de rol die je voor deze gebruikers hebt ingesteld. Elke standaard backend-gebruikersrol geeft een gebruiker toegang tot één of meerdere Producten (CRM, Mailings, CMS, etc.) in jouw platform. Afhankelijk van de rol heb je de rechten om het betreffende onderdeel volledig of gedeeltelijk uit te kunnen voeren.
Welke rol geef je een gebruiker?
Welke rol je een gebruiker geeft, hangt af welke functie deze persoon binnen de organisatie heeft. Het is aan te raden om een gebruiker niet te weinig, maar ook niet te veel toegang te geven. Je houdt het platform voor de gebruiker overzichtelijk door alleen toegang te geven tot wat de gebruiker nodig heeft. Iemand die de nieuwsbrief verstuurt, hoeft namelijk geen toegang te hebben tot de financiële gegevens van de organisatie.
Als iemand binnen je organisatie meerdere functies heeft, geef deze persoon dan meerdere rollen. Als Anna bijvoorbeeld naast haar financiële werkzaamheden ook de nieuwsbrief verstuurt omdat Piet op vakantie is, vervult ze zowel de rol Digital Mailings Manager als Finance Manager. Als Piet dan terug van vakantie is, kan je de rol bij Anna deactiveren.
Welke standaard rollen zijn er?
Hieronder lees je welke standaard rollen er zijn en wat deze (grofweg) aan toegangsrechten hebben. Vanwege de vele mogelijkheden kunnen we in dit artikel niet alle details bespreken.
Binnen Library ken je per Workspace gebruikersrechten toe.
Binnen CRM ken je per Weergave de toegang tot specifieke data toe.
Zorg dat iedere gebruikersrol voldoende toegang heeft om zijn werk uit te voeren, maar beperk ook om het risico op datalekken zo laag mogelijk te houden.
Wil je precies zien wat een gebruiker met een bepaalde rol ziet? Log dan in als een andere gebruiker met de gewenste rol.
De gebruikersrollen die je kan kiezen zijn afhankelijk van de Producten in je abonnement. Als je het Product 'Community' niet in je abonnement hebt zitten, zal de rol 'Community Manager' niet zichtbaar zijn.
Algemeen
Over het algemeen kan je aan de naam van de rol zien tot welk Product deze toegang heeft. Zo heeft de Finance Manager toegang tot het Product Finance en de Meetings Manager toegang tot het Product Meetings & Events.
Daarnaast heeft elke rol minimaal leesrechten op Relaties in het CRM, omdat vanuit elke rol modules worden gebruikt die betrekking hebben op relatiedata.
De meeste rollen geven ook toegang tot de Library. De Library bestaat uit meerdere Workspaces en op iedere Workspace kan afzonderlijk worden ingesteld welke rol documenten mag zien, gebruiken, toevoegen of bewerken. In dit artikel kun je meer lezen over toegangsbeheer van de Library.
Wanneer we spreken over relatiedata, dan bedoelen we daarmee de NAWTE-gegevens (naam, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen) en alle (vrije) relatievelden. Deze gegevens kun je herkennen doordat je ze via de 'wijzig'-knop bovenaan een relatiekaart kunt wijzigen.
Wat niet onder relatiedata valt is data op gerelateerde 'objecten', zoals abonnementen, facturen, contactmomenten, functiekoppelingen, etc. Deze herken je doordat het toevoegen of wijzigen hiervan vanuit de relatiekaart in een pop-up venster plaats vindt, of geheel buiten een relatiekaart aangepast kan worden. In AVG-termen vallen dergelijke gegevens uiteraard wél onder persoonsgegevens en moeten met het oog daarop dus goed beveiligd zijn met o.a. goed gebruikersbeheer.
SuperUser
De SuperUser is een bijzondere rol. Vanuit Procurios is de SuperUser een aanspreekpunt. De SuperUser bewaart het overzicht over het hele platform en heeft daarom ook meer rechten. Met deze rol heb je namelijk toegang tot alle beschikbare Producten uit je abonnement. Ook kun je backend gebruikers en hun rollen beheren.
Het is aan te raden om iemand alleen SuperUser te maken als diegene ook daadwerkelijk toegang nodig heeft tot alle functionaliteiten.
Community Manager
De Community Manager heeft volledige toegang tot het beheer van Community. Hij kan berichten of reacties in de Community toevoegen of aanpassen. Als de een Community App gebruikt wordt, kan hij deze ook beheren.
Verder heeft de Community Manager toegang tot:
- CRM, om de toegang van gebruikers tot een community of kanalen te kunnen regelen. Kan geen relaties wijzigen.
- Library, zodat hij afbeeldingen of documenten kan toevoegen aan de Community.
Digital Mailing Manager
De Digital Mailings Manager is betrokken bij alles wat met Mailings te maken heeft. Hij kan daarom Mailings lezen, schrijven en versturen. Ook kan hij onder Platform gegevens bekijken over o.a. ontvangers, uitgaande en gebouncede mails, om zo de Mailings te kunnen optimaliseren.
Verder heeft de Community Manager toegang tot:
- CRM, om selecties te kunnen maken en te gebruiken voor het verzenden van Mailings. Kan geen relaties wijzigen.
- Library, zodat hij afbeeldingen of documenten kan toevoegen aan de Mailings.
De Digital Mailing Manager kan geen Mailing Layouts aanpassen.
Donation Manager
De Donation Manager kan donaties of toezeggingen toevoegen en campagnes beheren onder Engagement. En kan het Actieplatform inrichten. Ook heeft hij toegang tot instellingen van o.a. Online Donaties, Prenotificaties en Donateurstypen, En hij kan sjablonen beheren in MailMerge, om bijvoorbeeld brieven te sturen naar aanleiding van een nieuwe campagne.
Verder heeft de Community Manager toegang tot:
- CRM, om relatielijsten of selecties te kunnen maken en te gebruiken voor het verzenden van Mailmergebrieven. Kan geen relaties wijzigen.
De Donation Manager heeft geen toegang tot het CMS. Voor het plaatsen van bijvoorbeeld een online donatieformulier heeft hij een Website Content Manager nodig. Ook kan hij geen Mailings versturen. Dit moet hij samen met een Digital Mailing Manager regelen.
E-commerce Manager
De E-commerce Manager heeft volledige toegang tot alle onderdelen van webshops en tot de online betalingen die gedaan zijn.
Hij heeft geen toegang tot het CMS. Het visualiseren van de webshop op de site kan uitgevoerd worden door een Website Content Manager. Ook heeft hij geen toegang tot de administratieve producten. Deze bevatten boekhoudkundige informatie en worden daarom beheerd door de Finance Manager of de SuperUser.
Finance Manager
De Finance Manager kan facturen aanmaken en de status hiervan inzien, incasso's aanmaken of verwijderen en banktransacties bekijken en koppelen aan facturen. Ook kan de FM, net als de Donation Manager, donaties bekijken en toezeggingen wijzigen.
De FM kan niet alleen Relaties bekijken in het CRM, maar kan deze ook aanpassen. De FM moet namelijk ook een factuuradres of een IBAN kunnen wijzigen.
Net als de Mailing Manager, kan de Finance Manager onder Platform bij het E-maildashboard om gegevens te bekijken over o.a. ontvangers, uitgaande en gebouncede mails, om zo te zien of facturen daadwerkelijk verstuurd en ontvangen zijn.
Verder heeft de Community Manager toegang tot:
- MailMerge om brieven, zoals herinneringen te kunnen versturen.
Marketing Automation Manager
Een Marketing Automation Manager heeft uiteraard toegang tot Marketing Automation zelf, maar ook Mailings, zodat hij Journeys kan inrichten. Daarnaast heeft hij toegang tot Engagement, zodat hij ook Acties voor bij de Journey kan vastleggen en de meetresultaten kan uitlezen.
Daarnaast heeft hij, net als een Mailing Manager, toegang tot:
- CRM, om selecties te kunnen maken en te gebruiken voor het verzenden van Mailings. Kan geen relaties wijzigen.
- Library, zodat hij afbeeldingen of documenten kan toevoegen aan de Mailings.
- E-mail Dashboard, om gegevens te bekijken over o.a. ontvangers, uitgaande en gebouncede mails.
Meetings Manager
De Meetings Manager kan in Meetings&Events bijeenkomsten bekijken en aanmaken. De Meetings Manager kan bezoekers uitnodigen voor bijeenkomsten via Selecties die met hem zijn gedeeld door een Relations Manager of SuperUser. Om de uitnodiging te versturen heeft hij ook toegang tot het maken en versturen van mailings.
Ook is de toegang tot de Library van belang, zodat kan hij afbeeldingen kan toevoegen aan een mailing of een bijeenkomst.
Tot slot kan de Meetings Manager ook in MailMerge documenten maken en beheren voor het geval de Meeting Manager relaties schriftelijk wil benaderen over een bijeenkomst.
Memberships Manager
De Memberships Manager is betrokken bij alles wat met abonnementen te maken heeft. Zo kan hij aanpassingen maken aan abonnementen (verlengen of stopzetten) en factuuropdrachten maken.
De Memberships Manager kan ook MailMerge documenten maken en beheren, bijvoorbeeld om abonnees schriftelijk op de hoogte te stellen van een verlenging of beëindiging van een abonnement.
Relation Viewer
Gebruikers met deze rol heeft toegang tot het CRM en kan relatie-gegevens bekijken, maar niet wijzigen. Daarnaast ziet hij ook Functiekoppelingen tussen relaties en kan hij taken aanmaken en toegewezen krijgen.
Relations Manager
De Relations Manager is diegene die het meeste betrokken is bij het CRM. Hij kan relaties bekijken, maar ook relaties (bulk)bewerken en toevoegen. Ook contactmomenten toevoegen, selecties maken, jubilea bekijken, relaties ontdubbelen of functies aan relaties toevoegen zijn zaken die de Relations Manager mag doen. Op deze manier kan hij ervoor zorgen dat de Relaties up-to-date blijven.
Om profielfoto's te kunnen toevoegen, heeft de RM ook toegang tot de Library.
Andere zaken die de Relations Manager kan doen, zijn het maken en beheren van MailMerge documenten en het goedkeuren van lopende registraties in Profiel & Registraties. Tot slot heeft hij ook inzicht in gegevens over o.a. ontvangers en uitgaande mails via Platform > Email.
Template Manager
De Template Manager houdt zich bezig met de creatie van e-mail, website en artikel-templates. En zodoende kan hij dus ook bij die onderdelen in het Platform.
Daarnaast heeft hij toegang tot Library, zodat hij afbeeldingen of documenten kan toevoegen aan de templates.
Website Content Manager
De Website Content Manager heeft toegang tot de functionaliteiten van het CMS om de website in te richten. Zo kan de Website Content Manager o.a. blogs schrijven, pagina's toevoegen en artikelen publiceren.
De Website Content Manager heeft ook toegang tot Library om afbeeldingen toe te voegen aan artikelen of blogs of bijvoorbeeld fotocollecties te maken. Ook kan hij domeinen beheren, redirects instellen en dode links bekijken.
Als je gebruik maakt van een standaard klantomgeving, zijn deze rollen niet aan te passen. Wel is het mogelijk om op aanvraag een Custom rol in te laten richten. Maak hiervoor een ticket aan of vraag je consultant hier om.