Wanneer er een nieuwe medewerker in dienst is of wanneer een vrijwilliger toegang moet krijgen tot bijv. het CRM, dan moet je hem toegang geven tot het Platform. We noemen dit dan een 'backend gebruiker'
- Open CRM > Relaties > Backend gebruikers > Alle relaties
- Zoek de relatie op
-
Gevonden?
- Open de relatiekaart
- Klik op 'Wijzigen'
- Selecteer één of meer rollen
-
Niet gevonden?
- Klik op 'Relatie toevoegen'
- Vul minimaal de verplichte velden in
- Selecteer één of meer rollen
-
Gevonden?
- Sla de relatie op
- Klik in het actiemenu bovenaan de optie 'Maak gebruiker'
- Kies het gewenste gebruikerstype: 'Backendgebruiker'
(Deze stap kan variëren, afhankelijk van de inrichting)
🎉
Wat is een backend gebruiker?
'Toegang' tot een digitaal platform zoals Procurios bestaat uit twee onderdelen: Authenticatie en Autorisatie. Om dit nader toe te lichten gebruik ik de analogie van een kantoorgebouw:
Niet iedereen mag zomaar een kantoorgebouw binnenkomen en als je wel naar binnen mag, dan heb je nog niet automatisch toegang tot elke ruimte.
Authenticatie regelt dat iemand zich kan identificeren waarna hij 'binnen mag komen'.. of niet).
Met Autorisatie geef je aan tot welke ruimtes iemand toegang heeft binnen het kantoorgebouw.
Als je een collega toegang wil geven om het CRM te bekijken, moet je deze twee zaken regelen.
1. Je moet de collega backend gebruiker maken. Een backend gebruik is namelijk een Relatie die in kan loggen op de backend van het Platform. Dit is de Authenticatie: We weten wie je bent en je mag naar binnen.
2. Niet iedere Backend gebruikers vervult dezelfde rol(len) en heeft dus niet zomaar toegang tot ieder onderdeel van het platform. We kennen bijvoorbeeld rollen SuperUser of Website Content Manager. Afhankelijk van de rol heb je de rechten om bepaalde functionaliteiten te gebruiken. Elke gebruikersrol geeft de gebruiker toegang tot één of meerdere Producten (CRM, Mailings, CMS, etc.) in jouw platform ('ruimtes binnen het kantoorgebouw'). Dit is de Autorisatie: Je mag bepaalde functionaliteiten gebruiken.
Terminologie
- Relatie: iedere entiteit (persoon, organisatie, werkgroep, etc) dat is vastgelegd in je CRM
- Gebruiker: een relatie met mogelijkheid tot inloggen
- (gebruikers) Rol: geeft de gebruiker toegang tot specifieke onderdelen binnen het platform
Meer weten over de toegangsrechten van de verschillende standaard rollen? Lees dan het artikel over Toegangsrechten van backend-gebruikersrollen
Een overzicht van je bestaande backend gebruikers vind je in de weergave 'Backend gebruikers' in het CRM (CRM > Relaties > Backend gebruikers)
Om een nieuwe backend gebruiker aan te kunnen maken, doorloop je onderstaande stappen:
Rollen toewijzen
Om een backend gebruiker aan te maken heb je de rol SuperUser nodig.
- Zoek de relatie waaraan je een rollen wil toewijzen (/Fundraising en /Members-klanten vinden dit onder de weergave 'Backend gebruikers') en klik op Wijzigen. Als deze relatie nog niet bestaat, voeg deze dan eerst toe.
- Je kunt hier aangeven welke rollen de relatie vervult. Selecteer de juiste rollen en klik op Opslaan.
Afhankelijk van je implementatie kan dit er anders uitzien.
Accountgegevens mailen
- Nu is het van belang dat de Relatie ook in kan loggen. Daarvoor maak je de Relatie gebruiker. Dit doe je door bovenaan de relatiekaart te klikken op het knopje met het radertje en vervolgens op de optie 'Maak gebruiker'.
- Er verschijnt een dialoogvenster. Doe hierin het volgende:
Kies het gebruikerstype dat de toegang geeft tot de Backend. Dit kan per klantomgeving verschillen, omdat je dit elders zelf kunt instellen, maar zal vaak de term 'backendgebruiker' of iets soortgelijks bevatten.
De betreffende relatie ontvangt nu een e-mail met daarin een link naar de backend. Deze persoon wordt automatisch ingelogd en moet eerst een wachtwoord kiezen voordat hij/zij verder kan. Eenmaal gedaan, zal die persoon de toegang tot de backend hebben conform de gebruikersrol(len) die je hierboven hebt geselecteerd.
Of de actie 'Maak gebruiker' zichtbaar is kun je aangeven binnen de instellingen van de Weergave. Lees meer over Weergaven.