Dit artikel beschrijft hoe je een geplande e-mail kunt instellen. Dit zijn e-mails die automatisch verstuurd worden op een door jou gedefinieerd moment.
De module Timed Emails staat standaard ingericht bij nieuwe klanten. Heb je een standaard product bij ons afgenomen maar zit de module nog niet in je implementatie? Vraag deze dan aan via een ticket.
Wat zijn geplande e-mails?
Dit zijn e-mails die automatisch verstuurd worden op een door jou gedefinieerd moment. Denk hierbij aan e-mails ter gelegenheid van:
- verjaardagen
- jubilea
- of bv een herinnering voor een aanstaande ruimtereis. Deze flow gaan we hieronder verder uitwerken.
In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd hoe mensen, die een ruimtecruise bij de firma Galactica Cruises hebben geboekt, een maand voor vertrek een herinneringsmail toegestuurd krijgen.
De vertrekdatum van de betreffende cruise staat gepland op 5 juni 2023.
De cruise duurt ongeveer 25 jaar (kan een maand meer of minder zijn, valt helaas niet nauwkeurig te plannen). De cruise met de zojuist gerestaureerde 5-sterren starcruiser Calactica (voormalige battlecruiser) zal langs de Twaalf Koloniën voeren.
Geplande e-mail
Ga naar de pagina "Geplande E-mail" (Email/Geplande Email). Daar zie je een lijst met de reeds aanwezige geplande e-mails.
Eigenschappen
Maak eventueel een nieuwe geplande e-mail, vul de eigenschappen van deze e-mail in en sla deze op. Belangrijkste eigenschap is deTitel van de e-mail en eventueel de Eigenaar.
Emailbericht
De volgende belangrijke taak is het opstellen van de tekst van de te versturen e-mail. Al naar gelang de gebeurtenis kan dit een eenvoudige of een zeer uitgebreide e-mail zijn, eventueel met een bijlage.
Verzender
Opties:
- Gebruik de afzender zoals ingesteld in het gekozen sjabloon
- Gebruik een afwijkende afzender
- Vul hier Naam verzender en E-mail adres verzender in. Dit zijn bij deze optie verplichte velden.
Inhoud en uiterlijk
- Sjabloon
- Kies het E-mail-sjabloon dat van toepassing is voor de te sturen e-mail.
- E-mail onderwerp
- Dit is het onderwerp van de e-mail die verstuurd zal gaan worden.
- E-mail inhoud
Hier maak je de opmaak van de e-mail die verstuurd gaat worden. Met behulp van Links, foto's en/of veldcodes vanaf de relatiekaart kun je de tekst van deze e-mail tot een mooi compleet geheel maken.
Bijlagen
Aan de e-mail kunnen eventueel nog een of meerdere bijlagen toegevoegd worden. Selecteer hier bestanden uit de library die als bijlage meegestuurd zullen worden.
Na invoeren van alle relevante gegevens sla je de layout van het bericht op. De layout kan ten allen tijde (uiteraard voor verzending) aangepast worden.
Ontvangers
Hier definieer je de ontvangers van deze geplande e-mail. De betreffende ontvangers komen vanuit een relatiegroep of een relatielijst.
Een extra Opt-in veld op de relatiekaart biedt een extra selectie-mogelijkheid. Dit Opt-in veld is niet verplicht. Er hoeft geen verplichte keuze gemaakt te worden. In dat geval is alleen de selectie bepalend voor het wel of niet ontvangen van een e-mail.
Op de relatiekaart van de heer S. Minion is te zien dat hij heeft aangegeven mee te gaan met de geplande ruimtecruise.
Planning
De geplande e-mail moet uiteraard nog gepland worden. Hier kun je aangeven of de e-mail periodiek of eenmalig verzonden moet worden. In alle gevallen moet je een berekeningswijze definieren voor het bepalen van de verzend datum en -tijd.
- Schematype
- Keuze-mogelijkheden hier zijn Jaarlijks of Eenmalig
Als hier gekozen wordt voor Jaarlijks hoeft hier verder alleen het veld op de relatiekaart ingevuld te worden waarin de gewenste datum staat (bijv. geboortedatum). Verder moet nog even aangegeven worden of de e-mail Voor, Op of Na deze datum verzonden moet worden.
Wordt gekozen voor Eenmalig dan kan hier ingevuld worden hoeveel Dagen/Maanden/JarenVoor/Op/Na de datum gestuurd moet worden die het het genoemde veld op de relatiekaart vermeld is.
In het voorbeeld dus 1 Maand Voor de Vertrekdatum.
- Tijd van de Dag
- Dit is de gewenste tijd waarop de e-mail op de gewenste datum verzonden moet worden.
Activering
Ten slotte moet de geplande e-mail nog geactiveerd worden. Dit gebeurt door in dit scherm het veld Activeren aan te vinken en daarna op te slaan. Met hetzelfde veld kan een periodieke e-mail gestopt worden.
