Met Meetings & Events organiseer je bijeenkomsten van begin tot eind. Je maakt een bijeenkomst aan, nodigt deelnemers uit, beheert aanmeldingen en verwerkt de follow-up. In dit artikel leer je wat het product doet en hoe je ermee aan de slag gaat.
Organiseert jouw organisatie regelmatig bijeenkomsten? Denk aan een algemene ledenvergadering, een training, een congres of een informele borrel. Dan wil je dat de organisatie soepel loopt van uitnodiging tot aanwezigheidsregistratie.
Met Meetings & Events regel je dit in één omgeving. Je publiceert de bijeenkomst op je website, stuurt uitnodigingen, beheert aanmeldingen en verwerkt de facturatie. Alles staat op één plek.
Wat kun je doen met Meetings & Events?
Meetings & Events ondersteunt het hele proces rondom een bijeenkomst. Hieronder een overzicht van de belangrijkste mogelijkheden.
Bijeenkomst aanmaken en publiceren
Je maakt een nieuwe bijeenkomst aan en stelt alle basisgegevens in: titel, datum, locatie, programma en aanmeldopties. Daarna publiceer je de bijeenkomst op je website, inclusief een aanmeldformulier.
Organiseert je organisatie vaker dezelfde soort bijeenkomst? Dan gebruik je een template. Een template is een kant-en-klare bijeenkomst met alle ticketsoorten, aanmeldopties en instellingen al klaar. Zo hoef je niet elke keer opnieuw te beginnen. Collega's werken dan ook meteen op de juiste manier.
Je maakt een template via Meetings & Events > Instellingen > Templates, of op basis van een bestaande bijeenkomst. Je kunt in een template ook de teksten op de inschrijfpagina aanpassen aan jullie eigen taalgebruik. Zeg je bijvoorbeeld 'aanmelden' of juist 'inschrijven'? Daarnaast kun je de kolommen in het deelnemersoverzicht alvast instellen.
→ Lees meer in het artikel 'Een bijeenkomst aanmaken'.
Aanmeldingen beheren
Deelnemers melden zich aan via je website. Je ziet alle aanmeldingen in een overzicht. Vanuit dit overzicht beheer je de aanmeldstatus per deelnemer.
Elke deelnemer heeft een aanmeldstatus:
- Onbekend: de relatie is uitgenodigd, maar heeft nog niet gereageerd.
- Aangemeld: de relatie heeft zich aangemeld.
- Komt niet: de relatie heeft laten weten niet te komen (bij RSVP-bijeenkomsten).
- Aanmelding geannuleerd: de relatie had zich aangemeld, maar heeft dit teruggedraaid.
- Reservelijst: de bijeenkomst is vol. De relatie staat op de wachtlijst.
Je kunt aanmeldingen ook handmatig toevoegen of wijzigen, bijvoorbeeld als iemand belt om zich aan te melden.
→ Lees meer in 'Hoe meld ik een relatie handmatig aan voor een bijeenkomst?' en 'Hoe wijzig ik de aanmeldstatus van een deelnemer?'
De bovenstaande uitleg omschrijft de situatie vanaf release 2026.04 op 7 april. Tot die datum:
- Heet de status 'Komt niet' nog 'Afgemeld'
- Heet de status 'Aanmelding geannuleerd' nog 'Geannuleerd'
Communiceren met deelnemers
Je stuurt e-mails op basis van gebeurtenissen, zoals een aanmeldbevestiging of een herinnering. Je stelt deze e-mails zelf in via de tab E-mails van de bijeenkomst.
Wil je een grote groep uitnodigen? Dan gebruik je een mailing via de Mailings-module of start je een Marketing Automation Journey.
→ Lees meer in 'E-mails instellen bij bijeenkomsten' en 'Hoe nodig ik de doelgroep uit met een mailing?'.
Tickets en financiën
Je maakt tickets aan per bijeenkomst. Eén ticketsoort werkt prima, maar met meerdere soorten speel je slimmer in op je doelgroepen. Denk aan vroegboekkorting voor snelle beslissers, ledenkorting voor je achterban, VIP-tickets voor wie meer wil, of gratis registratie voor vrijwilligers. Per ticket stel je de prijs, beschikbaarheid en zichtbaarheid in. Je kunt ook een exacte datum én tijdstip instellen. Handig als een vroegboekactie om 12.00 uur precies moet stoppen.
Wil je een variant toevoegen? Kopieer een bestaand ticket en pas alleen aan wat anders moet.
Betaalde bijeenkomsten zijn gekoppeld aan de Finance-module. Aanmeldingen worden automatisch gefactureerd en je kunt online betalen mogelijk maken.
→ Lees meer in 'Hoe factureer ik aanmeldingen bij een bijeenkomst?', 'Betaalopties instellen', 'Tickettypen aanmaken' en 'Tarieven per doelgroep instellen'
Check-in op de dag zelf
Op de dag van de bijeenkomst scan je tickets via een online QR-scanner, gewoon in de browser op je telefoon. Geen app nodig. Elke deelnemer ontvangt een QR-code op zijn ticket. Scan je die bij de deur, dan staat de deelnemer direct op 'aanwezig' in Procurios. En daar kun je automatische opvolging op bouwen: een bedankmail naar wie er écht was, of een 'We hebben je gemist'-bericht naar wie niet kwam.
Scanners hoeven niet in te loggen. Ze voeren alleen een persoonlijke toegangscode in. Handig voor vrijwilligers bij de deur.
→ Lees meer in 'Check-in instellen voor een bijeenkomst' en 'Check-in organiseren op de dag van de bijeenkomst'.
Follow-up na de bijeenkomst
Na afloop registreer je de aanwezigheid, stuur je een evaluatie uit en kun je een deelnamebewijs of certificaat versturen.
→ Lees meer in 'Hoe beheer ik de aanwezigheidsstatus van deelnemers?' en 'Bijeenkomsten of activiteiten evalueren'.
Sprekers en locaties
Naast bijeenkomsten beheer je in Meetings & Events ook sprekers en locaties.
Sprekers koppel je aan een relatie in het CRM. Je beheert hun profiel en koppelt ze aan programmaonderdelen van een bijeenkomst. Sprekers kunnen hun eigen profiel bijhouden via de website.
Locaties voer je één keer in. Daarna kies je bij elke bijeenkomst een locatie uit dit overzicht. Zo hoef je adresgegevens niet steeds opnieuw in te voeren. Lees meer in 'Locaties toevoegen en koppelen aan bijeenkomsten'.
Koppelingen met andere onderdelen
Meetings & Events werkt samen met andere onderdelen van het Procurios Platform:
- CMS: je publiceert de bijeenkomst op je website via het CMS.
- CRM: deelnemers zijn relaties in het CRM. Aanmeldingen worden opgeslagen bij de relatiekaart. Je kunt ook tickets beperken tot een specifieke relatielijst, bijvoorbeeld een ledenkorting alleen voor leden of een vrijwilligersticket alleen voor je vrijwilligers.
- Mailings: je nodigt je doelgroep uit via een mailing.
- Marketing Automation: na een bijeenkomst kun je automatisch een journey starten op basis van aanwezigheid. Denk aan een bedankmail voor wie er was, of een 'we hebben je gemist'-bericht voor wie niet kwam. Je kunt Marketing Automation ook inzetten in de uitnodigingsfase, bijvoorbeeld om niet-geopende uitnodigingen automatisch op te volgen.
- Finance: betaalde aanmeldingen worden gefactureerd via de Finance-module.
- Communities: je kunt toegang tot een communitykanaal koppelen aan bijeenkomstbezoek. Zo krijgen alleen deelnemers die aanwezig waren toegang tot een besloten kanaal na afloop.
Aan de slag
Begin met deze artikelen: