Korte samenvatting:
Zet het vinkje 'Gebruiker kan expliciet laten weten dat hij niet komt (RSVP)' aan in de aanmeldinstellingen van je bijeenkomst. Zo verschijnt er op de registratiepagina een 'Ik kom niet'-knop naast de aanmeldknop. Geeft iemand persoonlijk door dat hij niet komt? Dan kun je de status handmatig aanpassen naar 'Komt niet'.
Wil je weten wie er niet komt? Dat is handig bij evenementen waarbij je de opkomst vooraf wil inschatten. Of als je een bevestiging wilt sturen naar mensen die afzeggen.
Met de RSVP-optie kunnen deelnemers zelf aangeven dat ze niet komen. Je hoeft daarvoor alleen n instelling aan te zetten.
RSVP inschakelen
Ga Tickets & Aanmelden > Aanmeldformulier bij de bijeenkomst (1). Zet het vinkje aan bij 'Gebruiker kan expliciet laten weten dat hij niet komt (RSVP)' (2). Klik daarna op 'Opslaan'.
Daarna verschijnt er op de registratiepagina een 'Ik kom niet'-knop naast de aanmeldknop.
Let op: de status 'Komt niet' is alleen beschikbaar als je dit vinkje hebt aangezet. Staat het vinkje uit? Dan kun je deze status niet selecteren.
Status handmatig aanpassen
Geeft iemand persoonlijk door dat hij niet komt? Pas dan de status handmatig aan naar 'Komt niet'. Hoe je dat doet, lees je in het artikel 'Hoe wijzig ik de aanmeldstatus van een deelnemer?'.
Verschil tussen 'Komt niet' en 'Aanmelding geannuleerd'
'Komt niet' is niet hetzelfde als 'Aanmelding geannuleerd', ook al komt de bezoeker in beide gevallen niet.
- Komt niet: de relatie had zich nooit aangemeld. Hij heeft alleen laten weten niet te komen. Er is geen ticket geboekt en er hoeft niets teruggestort of gedeeltelijk gefactureerd te worden.
- Aanmelding geannuleerd: de relatie had zich wél aangemeld. Die aanmelding is daarna geannuleerd. Afhankelijk van je annuleringsvoorwaarden stuur je dan een (gedeeltelijke) factuur of stort je geld terug.
Ook de bevestigingsmail verschilt. Je kunt per status een aparte automatische e-mail instellen. Zo ontvangt iemand die zijn aanmelding annuleert een andere boodschap dan iemand die nooit aangemeld was.
E-mail instellen voor 'Aangegeven niet te komen'
Wil je automatisch een bevestiging sturen als iemand aangeeft niet te komen? Stel dan een automatische e-mail in.
Ga naar de tab E-mails en klik op 'E-mail toevoegen' (1).
Kies bij Verzendtype voor 'Gebaseerd op een gebeurtenis' (2). Selecteer bij Kies gebeurtenis de optie 'Aangegeven niet te komen' (3).
Vul alle velden in en stel de e-mail op.
Klik tot slot op 'Opslaan' (4).
Aanwezigheidsstatus bij 'Komt niet'
Bij mensen met de status 'Komt niet' hoef je in de meeste gevallen geen aanwezigheidsstatus in te vullen. Zij hadden immers al aangegeven niet te komen.
Anders is het bij mensen met de status 'Aangemeld' die toch niet zijn komen opdagen. Zij krijgen de aanwezigheidsstatus 'Afwezig'. Dat is een no-show: iemand had zich aangemeld maar was er zonder bericht niet bij. Lees meer over het bijhouden van aanwezigheid in het artikel: 'Hoe beheer ik de aanwezigheidsstatus van deelnemers?'.